Bestyrelsens referater 2021

Referat bestyrelsesmøde d. 12. januar 2021.

Afbud:   Michael og Mahmoud.

Tilstede:  Lene, Kirsten, Peter og Lars.

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Årsregnskabet:

   Pkt. er udsat til næste møde.

3 Vandregnskab:

   Pkt. er udsat til næste møde.

4 Kasserer posten:

   Debat om evt. kandidater til kasserer posten.

   Lars ønsker ikke at påtage sig opgaven.

   Vi lægger hovederne i blød for at finde egnede kandidater.

5 Generalforsamling april 2021:

5a Valg af bestyrelsesmedlemmer:

     Kaj (kasserer) er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år.

     Lene (formand) er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år.                   genopstiller

     Kirsten er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år.                                  genopstiller

     Peter er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år.                                      genopstiller ikke

     Lars er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år.                                        genopstiller ikke.

     Mahmoud er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år.                             ?

     Michael er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år.                                  genopstiller ikke.

5b Forslag til generalforsamlingen:

     Bestyrelsens forslag gennemgåes på møde efter d. 10. februar.

     Frist for modtagelse af forslag fra medlemmerne er d. 10. februar.

     Al øvrig forberedelse af generalforsamlingen planlægges på møde efter d. 10. februar.

    Vi kan som situationen ser ud lige nu, risikere at restriktionerne pga. Corona gør at vi må aflyse den ordinære generalforsamling i april.

    Hvis dette sker overvejer vi at købe program til afholdelse af digital generalforsamling. (undersøger nærmere).

6 status på el i foreningen:

   Der er rigtig mange tilmeldinger til at få indlagt el.

   Vi forventer derfor stor tilslutning.

7 Fællesarealerne:

   Vores pladsmand har opsagt sit job og vi skal derfor have løst arbejdsopgaverne på fælles

   arealerne på anden vis.

   Vi har en aftale med Tommy (havelejer på Anemonevej) om græsslåning ved fælleshuset.

   Vi skal finde 1 person der vil påtage sig alle de andre opgaver for fast løn.

   Lars og Mahmoud laver en liste over alle opgaverne, til brug for udarbejdelse af jobbeskrivelse.

   Birgit fortsætter med sine arb. opgaver som er: Rengøring af fælleshuset – rengøring af kontor –

   rengøring af toiletvogn og toilet ved værksted.

7a Containere:

     Vi har 1 stk. stor container til blandet affald (ikke haveaffald og køkkenaffald).

     Denne er i sæsonen åben hver mandag i kontortiden. (Ole Larsen).

     Vi skal ringe til Ole Larsen når den skal tømmes.

     Vi har x antal små containere til køkkenaffald. (Ole Larsen).

     I sæsonen er 1 container åben hver mandag i kontortiden + affald fra fælleshuset ved udlejning.

     Når 1 stk. container er fuld, vendes den med låsen ind mod væggen og en ny tages i brug.

     I sæsonen tømmes små containere 1 gang ugentlig. I vinterhalvåret tømmes hver anden uge.

     Vi afholder møde med Affald Plus vedr. afhentning af affald i foreningen.

8 Hjemmeside:

   Vi har fået ny hjemmeside.

   Fungerer perfekt.

9 Nye vandrør:

   Venter med beslutning til efter generalforsamling,

   Tjek af vandregnskab i forhold til afregning af forbrugsafgifter til Ringsted forsyning.

10 Incasso sagerne:

     Der sker ingen ting – vi hører intet fra incasso firmaet.

     Vi kontakter dem og beder dem om at glemme sagerne. Vi kan ikke bruge dem til noget.

11 Fordeling af opgaverne i sæson 2021:

     Indtil der er valgt nye bestyrelses medlemmer er opgaverne fordelt som følger:

     Veje og haver:                                                                           Lars og Mahmoud

     Fælleshus + alarmer m.m.                                                       Peter

     Køb og salg af haver.                                                                Peter

     Vandproblemer.                                                                        Lene

     Hjemmesiden salg af haver med foto.                                  Mahmoud

     Byggesager, samletanke, solceller m.m.                              Lene

     Forsikringer.                                                                              Lene

     Regnskab tjek og gennemgang                                              Kasserer + Kirsten

     Vi har modtaget flere klager overgeneratorer der kører i haver, nærmest i døgndrift her i vinter

     halvåret. Lene kontakter de pågældende havelejere.

     Fremover ønsker vi fremvisning af sygesikringsbevis – forsikrings policer og skorstensattest 1

     gang årligt. Planlægges i en Weekend hvor vi på skift vil være til stede.

12 Orientering fra bestyrelsesmedlemmer:

     Kirsten enformerede om revidering af foreningens facebook side. Fremadrettet optages kun

     havelejere og deres evt. ægtefæller/samlevere som medlemmer af gruppen.

     Løbende vil nuværende medlemmer der ikke opfylder dette blive slettet fra gruppen.

Referent Kirsten.

—————————————————————————————————————-

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 2. februar 2021.

Afbud:   Michael

Ordstyrer:    Lene

Referent:     Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde.

    Referatet godkendt med en rettelse til punkt 7 a små containere

    Når en container er fyldt, tages en ny i brug, ved at vende den med låsen frem. Således at alle

    fyldte containere, står med låsen frem.

2 Regnskab 2020:

   Kassereren var til stede under dette punkt.

   Kirsten havde inden mødet gennemgået og tjekket regnskabet med alle regnskabsbilag.

   Havde forberedt spørgsmål, kommentarer og forslag til ændringer/rettelser i regnskab og

   budget.

   Gennemgang af regnskab og budget.

   Få rettelser og ændringer i konteringen + i budgettet.

   Kaj (kasserer) retter regnskabet til

   Kirsten sørger for at regnskab og regnskabsbilag for årene 2019 og 2020 sættes i mapper på kontoret.

3 Vandregnskabet:

   Gennemgang og debat af vandregnskabet for 2020.

   Vandspild for 2020 er betydeligt mindre end de tidligere år.

   Der har været en stor læk i en have på Gladiolusvej, muligvis over flere år. Rep. er foretaget og

   ser ud til at have virket.

   Samtidig pointeres at hver gang der lukkes for vandet for rep. i havesæsonen, er der rigtig meget

   vand det løber ud. (dette kan jo ikke aflæses på målerne i haverne).

   Vi beslutter at udsætte projektet med udskiftning af vandrør i foreningen.

4 Generalforsamling 2021:

   Hvad gør vi med generalforsamling.

   Corona restriktionerne vedr. loft for forsamling, ser ud til at fortsætte længe endnu, og vores

   booking af Anløgspavillionen er aflyst.

   Vi besluttede at afholde en delvis digital nød generalforsamling.

   Der sendes div. papirer ud til medlemmerne (digitalt og med post til de medlemmer der ikke

   har e-mail).

   Kun de mest nødvendige emner bliver sendt til afstemning, på denne nød generalforsamling.

   Valg til bestyrelse og kasserer.

   Forslag fra bestyrelsen.

   Forslag fra medlemmerne (vigtige).

   Regnskab.

   Vi har brug for at få en hel fungerende bestyrelse at fordele arbejdsopgaverne på.

   Vi mødes igen efter d. 10. februar (frist for indsendelse af forslag).

   På dette møde afgøres hvor meget der sendes ud til afstemning. Samt forberedelse div. skrivelser m.m.

5 Veje og haver:

   Et af træerne langs Køgevej er væltet. Ringsted kommune v. vej og park har tjekket de resteren-

   de træer. De konstaterer at et træ mere er sygt og skal beskæres. De øvrige træer fejler efter 

   deres opfattelse ikke noget.

6 Persondataloven v. Lars:

   Alle procedurer vedr. opbevaring og håndtering af person data skal nedskrives i et dokument.

   Lars har udarbejdet et rigtig fint materiale, (uddelt på mødet).

   Lars færdiggør materialet med div. små rettelser.

7 Arbejdsbeskrivelse for have- og pladsmand:

   Lars og Peter har færdig formuleret arbejdsbeskrivelsen. Uddelt på mødet. Fint arbejde.

Næste møde afholdes torsdag d. 11. februar kl. 14.00.

Referent Kirsten

—————————————————————————————————

Scroll til toppen