Referat bestyrelsesmøde d. 14. december 2021.
Tilstede: Anders, Thomas, Chalotte, Peter og Kirsten.
Afbud: Mustafa og Mahmoud.
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
Dagsorden:
Reetablering af vejene
Vores veje er nu i så dårlig stand at vi er nødsaget til at finde en løsning på problemet.
Chalotte har utallige gange både telefonisk og pr. mail forsøgt at få en aftale med Lasse fra
entreprenørfirmaet.
Den eneste tilbagemelding vi har modtaget fra ham er at der er ventetid på enten materialer eller
maskiner der skal bruges til arbejdet. Det er ikke lykkedes at få en aftale med ham om hvornår
arbejdet kan gå i gang.
Vi er nu i en situation hvor der skal findes en løsning. Det er næsten umuligt at færdes sikkert på
vejene.
Vi har haft kontakt til Michael i Cerius. Der er afsendt billeddokumentation til ham der viser
vejenes tilstand. Aftalen er at han kikker på billederne og ud fra dette vil vurdere, om det er dem
der er ansvarlige. Chalotte har telefonisk orienteret Cerius om hele forløbet med vejrenoveringen,
og vores oplevelse med entreprenørfirmaet v. Lasse.
Telefonisk kontakt til Cerius under mødet.
Ud fra billederne vi har sendt, kan Cerius v. Michael se, at det er gruslaget der er problemet, og
derfor ikke deres ansvar da det er os der efter vejledning fra Lasse har valgt dette materiale.
Ud fra ovenstående besluttede vi at vi nu er nødt til at finde en anden løsning på kort sigt, vi kan
ikke længere vente på at Lasse finder en dato hvor han kan påbegynde arbejdet.
Telefonisk kontakt til John Petersen om renovering af vejene. Firmaet John Petersen har i mange
år stået for vedligeholdelse af vejene i Virkelyst.
De havde ikke den store lyst til at påtage sig arbejdet med renovering, efter et andet firma havde
stået for arbejdet.
(det er ikke bestyrelsen der har valgt en anden entreprenør til arbejdet. Det er Cerius der har stået
for det. Faktisk har vi som bestyrelse intet haft med det at gøre. Når det nu er blevet vores
problem handler det alene om at vi har valgt en anden belægning til vejene.)
Aftalen med John Petersen blev som følgende: Chalotte skal sende en mail til dem og aftale en dag
hvor Thomas kan komme og se på vejene. De kan under ingen omstændigheder lave noget før på
den anden side af jul og nytår.
Peter kontaktede telefonisk firmaet Skj maskinudlejning.
Aftalt at de kommer og kikker på vejene i morgen onsdag.
Vi ringede til Lasse fra entreprenørfirmaet fra en anden telefon end Chalottes. Det lykkedes at få
kontakt med ham. Aftalen blev at der nu er ok at han kommer med en vejhøvl og retter vejene op.
Lasse sender en dato til Chalotte.
Vi har nu sat gang i tre forskellige ting og afventer div. Tilbagemeldinger.
Referent Kirsten
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
Referat bestyrelsesmøde d. 21. september 2021
Afbud: Mustafa
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet er godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
Lasse (entreprenøren) har meldt afbud til vores møde i dag. Han var inviteret til kl. 16.00.
3 Nyt fra næstformand:
a sommerfest:
Mahmoud har kommentarer på regnskabet fra sommerfesten.
Fremover skal vi vælge 1 – 2 personer som er ansvarlige for en fest også økonomi.
b Mgl. haveindbetaling:
En del fejl i e-mail på de fakturaer der er udsendt.
Fejl er rettet nu. Gebyrer er slettet på alle.
En have lejer opsiges pga. manglende betaling. Chalotte sørger for dette.
4 Nyt fra kasserer:
Intet nyt (Mustafa har meldt afbud til mødet).
Mustafa skal deltage på vores næste møde. Vi kontakter ham for en dato hvor han kan.
5 Indkøb af nyt flag:
a. Thomas undersøger priser på nettet vedr. flag og stander. Flagstang ca. 19 meter.
Mahmoud undersøger hvilken størrelse det flag som Lis har.
b Indkøb til fælleshuset:
Chalotte sørger for indkøb af glaskander- glaskarafler- lysestager samt vaser i Ikea.
c Datoer for fællesarrangementer i 2022:
Aftalte datoer for vores fælles aktiviteter i 2022 og har på forhånd booket fælleshuset når det
skal bruges.
d Fællesspisning:
Ønske om at fortsætte med f.eks. fællesspisning i vinterhalvåret.
Dette imødekommes hvis der i madklubben er interesse og opbakning til det.
Kirsten undersøger dette på næste fællesspisning i madklubben mandag d. 27. september.
e Fælles arbejdsdag lørdag d. 2. oktober:
Yderhække/baghække på Anemonevej – Fuchsiavej og Gladiolusvej skal klippes af have lejere.
Vi sender brev igen.
Der er pt. tilmelde 11 frivillige til arbejdsdagen d. 2. oktober.
Med bestyrelsen i alt 17 personer.
Kirsten aftaler med Birgit ang. spisning.
Chalotte sørger for morgenbrød.
f Julefrokost:
Vi afholder 2 julefrokoster.
En for bestyrelsen og 1 i madklubben som de selv står for økonomisk.
g medlemssag vedr. betaling af bøder og godkendelse af byggeri:
Modtaget henvendelse på kontoret fra have lejer.
Sagen er overgivet til formand, næstformand og kasserer.
Chalotte + Mahmoud + Peter tager kontakt til have lejer og aftaler at mødes i haven.
Kirsten kontakter have lejer med tilbagemelding.
h Ventelisten:
Det på mail fremsendte forslag fra Anders og Peter er godkendt.
Opskrivnings gebyret til ventelisten er en engangs betaling.
i Tjek for hækhøjde og bredde mod vejene:
Vi mødes tirsdag d. 5. oktober kl. 11.00 og fordeler vejene imellem os.
Anders sørger for måle pinde på henholdsvis 160 cm og 60 cm.
6 Verserende sager:
a renovering af veje:
Eftersom entreprenøren har meldt afbud til vores møde i dag, beder vi ham om at komme med
en ny dato til møde og fremsender referatet fra vores møde i juli måned.
Vi beder Mustafa om at betale de to fremsendte fakturaer.
Ser frem til møde med Entreprenøren.
b Sag vedr. for stort byggeri:
Vi har modtaget nyt brev fra have lejers advokat.
Vi vælger nu i samarbejde med Kredsformanden at sætte en advokat på sagen.
Næste møde aftales når vi ved hvornår Mustafa kan deltage.
Referent
Kirsten Sørensen
———————————————————————————————————————————————————
Referat Bestyrelsesmøde d. 27. august 2021
Afbud fra: Mustafa
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 godkendelse af referat fra sidste møde.
Godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
a Renovering af veje:
Thomas har kontaktet Mette Frederiksen, Mette og Lasse fra entreprenørfirmaet har været og besigtige vejene og mener de er helt ok.
Bestyrelsen er ikke tilfredse med det arbejde der er udført. Det er ikke udført efter de aftaler vi lavede på vores møde med Lasse d. 7. juli.
Vejene er ikke blevet rettet af inden der er kørt belægnings grus på. Der er ikke som lovet lavet fald på vejene. Der er allerede huller på vejene efter nogle dages regn, hvor der står masser af vand der ikke kan løbe af.
Chalotte kontakter Lasse og Mette igen og beder dem om at komme til besigtigelse igen sammen med os.
3 Nyt fra næstformand:
a Havesalg:
Der er solgt 17 haver i år.
Efterfølgende talte vi om procedure ved havesalg.
4 Nyt fra kassereren:
Intet nyt da Mustafa havde meldt afbud.
5 Nyt fra øvrige medlemmer:
a Evaluering af sommerfest:
Stort arbejde og stor succes. 87 medlemmer deltog i festen, god stemning hele vejen igennem. Kun positive tilbagemeldinger fra medlemmerne.
Ang. mad:
Meget uheldigt at maden var 1,5 time forsinket. Der var for lidt tilbehør manglede mere af flødekartofler og salater. Oksekødet var stegt alt for meget ellers ok.
Fælleshuset trænger til opdatering/opfyldning af div. lysestager – vaser – glaskander karafler m.m.
b Venteliste:
Der er optaget 18 personer på ventelisten. Alle der mødte op har fået en plads på listen. Placeringen på ventelisten foregik ved lodtrækning.
Ventelisten renskrives med navne og nr. og offentliggøres efter reglerne på hjemmesiden samt ophæng på kontoret.
c Hække klipning:
Første weekend hvor fælleshuset er ledigt er lørdag d. 2. oktober.
Fælles arbejdsdag hvor 1. prioritet er klipning af foreningens fælles hække planlagt til lørdag d. 2. oktober.
Morgenkaffe kl. 9.30
Frokost: Gullach + kartoffelmos. Når vi er færdige med arbejdet.
Kirsten laver opslag på facebook samt til info tavler om hjælpere.
Thomas kontakter den stabile Havemand vedr. klipning af hække der ikke er klippet senest d. 15. september.
d Sidste kontor dag i sæsonen:
Sidste mandag med kontor åbent + container er mandag d. 27. september.
Kirsten laver opslag på Facebook samt til info tavler.
Mahmoud lægger det på hjemmesiden under Info nyt.
e Lukning af vand:
Vi lukker for vandet søndag d. 31. oktober efter efterårsferie.
Samme dag fjernes bundskruer og vandmålerne aflæses.
Kirsten laver opslag om hjælpere m.m. når vi nærmer os.
f Spande til hundelorte:
Stort problem med at nogle havelejere bruger spandene til køkkenaffald. Det har været meget ulækkert i sommervarmen.
Vi undersøger hvor vi kan købe nogle spande der er mindre.
Vi skifter de 2, hvor problemet er størst.
g Træer ved Køgevej:
Chalotte har kontaktet Ringsted kommune ang. de dårlige træer der er ved at gå ud/er gået ud.
Peter kontakter Teknisk forvaltning og rykker.
6 Verserende sager:
Intet nyt dags dato.
7 Opslag til Info
Sidste kontordag
Fælles arbejdsdag.
Lukning for vand.
8 Evt.:
Tegning over el kabler m.m. skal i sagsmapperne. Skal afleveres på kontoret.
Referent Kirsten
————————————————————————————
Referat bestyrelsesmøde fredag d. 30. juli 2021.
Afbud: Peter
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra de sidste to møder:
Godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
a katte Erantisvej:
Kattens værn og Chalotte har indtil videre indfanget 14 katte. Forventer at indfange flere
ved en intensiv indsats.
Alle kattene er syge og en del er gravide igen, selv om de har killinger.
b Samarbejdet i bestyrelsen:
Debat om samarbejdet og arbejdsgange i bestyrelsen.
Vi aftalte arbejdsgange vedr. bilag m.m.
3 Nyt fra næstformand:
Mahmoud har skrevet brev med to spørgsmål til Hovedforbundet vedr. beslutninger taget på
Kreds repræsentantskabs mødet afholdt d. 31. maj.
Mahmoud sætter spørgsmålstegn ved at vores formand blev nægtet adgang til mødet, samt at
kredsen nu overtager alle vurderinger fremover.
Besluttede at vi vil have et møde med Nikolaj.
Chalotte kontakter ham.
4 Nyt fra kassereren:
Mustafa er i gang med at udarbejde nyt regnskabs system. Winkas er ubrugeligt efter hans
mening. Systemet er samtidig meget dyrt og det er svært og dyrt at få support.
Mustafa eksporterer alle data fra winkas til det nye program.
Fakturaer vedr. haveindbetaling udsendes senest d. 15. august.
5 Nyt fra øvrige medlemmer, herunder udvalg og ansvarsområder:
a foreningens trailere:
Den store trailer skrottes.
El systemet virker ikke og der skal ny bund i.
Den lille trailer beholder foreningen til internt brug i foreningen.
Vi stopper for udlejning af trailere på grund af nedslidning.
Opslag på facebook og på hjemmesiden.
b Affald på p – pladser:
Vi har igennem længere tid haft et problem med at folk smider affald også køkkenaffald på
vores p – pladser.
Vi opfordrer endnu engang til at alle bruger affalds containerne på pladsen.
6 Verserende sager:
a Renovering af vejene efter opgravning:
Vi mangler at modtage tilbud på vores andel af udgifterne til renovering af vejene.
Forventer at arbejdet går i gang i uge 31.
b sag om for stort byggeri:
Vi har modtaget brev fra lejers advokat.
Kredsformanden har sendt et modsvar til advokaten.
Vi afventer svar tilbage, og må se om vi ender med en retssag.
c Nye regler vedr. vurdering:
Fremover skal henvendelse ang. vurdering ske på kontoret om mandagen.
Havelejer vil efterflg. blive kontaktet for aftale af Peter eller Mahmoud. De skal begge deltage
i besøget vedr. opmåling m.m.
Ansvarlige for denne opgave er Peter og Mahmoud.
d Sommerfest:
Vi afventer tilmeldingsfristen d. 6. august.
Vi er enige om at der minimum skal deltage 50 personer incl. bestyrelsen ellers aflyser vi.
Næste møde afholdes fredag d. 27. august kl. 17.00
Referent Kirsten
———————————————————————————————-
Referat bestyrelsesmøde d. 3. juli 2021
Afbud: Mahmoud (ferie) Mustafa (ferie)
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Skrivelser fra foreningens udvalg:
Div. skrivelser fra foreningens udvalg, sendes fremover til medlemmerne fra udvalget og
ikke fra formanden.
2 Vejbelægning efter gravearbejde:
Efter debat i bestyrelsen mellem knust beton – sten mel eller sten, og anbefaling fra
entreprenør har vi valgt at få sten mel på vejene.
Entreprenør Lasse sørger for udførelse af renovering på vejene og ny belægning.
Der kommer bump på alle veje, bortset fra Begoniavej.
3 Generalforsamling:
De fremmødte bestyrelsesmedlemmer er enige om at vi ikke afholder generalforsamling i år.
Dato for næste generalforsamling er d. 12. marts 2022.
4 Venteliste:
Forslag til venteliste regler fra Anders og Peter blev vedtaget med få ændringer.
Vi beder Mustafa om at lægge det på hjemmesiden.
5 Udlejning af fælleshuset:
Klager over meget støj fra fester både lørdag og søndag.
Gulvet var ikke fejet og borde var klappet sammen og sat i mellemgang ved toiletter.
Stole var stablet på det ene toilet.
Kirsten + Thomas talte med lejeren af huset søndag aften kl. 23.00.
Vi udskriver en faktura for ekstra rengøring og oprydning til lejeren.
6 Nedgravning af samletank til toilet vognen:
Vi indhenter flere tilbud, og beslutter det på møde d. 30. juli.
7 Div. vedr. kassererens opgaver:
Debat om kassererens arb. opgaver, Chalotte kontakter Mustafa.
8 Mail vedr. hønsehold i en have i foreningen:
Modtaget mail vedr. hønsehold i en have. Chalotte sender brev til have lejeren.
Referent
Kirsten Sørensen
——————————————————————————————-
Referat bestyrelsesmøde 11. juni 2021
Afbud: Mustafa
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1. Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
a opdatering køb/salgs papirer:
Formand + næstformand ønsker opdatering/ændringer i overdragelsespapirer.
Hovedforbundet kontaktes.
b Sagsmapper i arkivskab:
Fremover noteres havelodsnummer på lejekontrakten.
c For stort byggeri:
Debat om, og gennemgang af sager, der nu har kørt over flere år.
Der afsendes nu en opsigelse med underskrift af formand, kasserer og kredsformand.
d Toiletvognen:
Vi besluttede at renovere toiletvognen, muligvis gøre plads til et ekstra toilet. Renovering opstartes i
august måned. Inden sæsonstart i 2022 graves en ny tank ned.
Peter og Mahmoud er bestyrelses ansvarlige.
e Tjek af udbedring af ulovligheder efter vurdering:
Peter og Mahmoud har opgaven, som aftalt på vores konstituerende bestyrelsesmøde.
3 Nyt fra næstformand:
Der er solgt 7 haver.
Tjek om ulovligheder er udbedret af køber, på en nylig solgt have.
Mahmoud og Peter tjekker.
4 Nyt fra kassereren:
Intet nyt pga. afbud til mødet.
Vi kontakter Mustafa vedr. regninger og rykkere.
Beder ham om at betale hurtigst muligt når vores konto åbnes.
Sørge for løn til rengørings assistent.
Chalotte kører til Baggers og betaler vores skyldige beløb til dem hurtigst muligt.
5 Nyt fra have- og vej udvalg:
Mahmoud udtræder af udvalget, Peter træder ind i udvalget i stedet.
Have- og vej udvalget tjekker tilgroede haver. (breve sendes ud til havelejere)
Umiddelbart lige efter Sct. Hans tjekkes alle haver for hækklipning. Der bestilles uden yderligere varsel en
gartner til at klippe hække i de haver der mangler at klippe hække.
Bod på 1.500 kr. påføres Faktura til betaling af 2. halvårs haveleje.
6 Nyt fra vandudvalget:
En have på Gladiolusvej står under vand. Muligvis tilstoppet dræn. John Petersen kikker på problemet.
En hel del skader på vandrørene under gravearbejdet til el. Problemet er at vores vandrør ikke ligger ret
langt nede.
7 Fælleshuset:
Udlejning af huset er så småt i gang efter ” Corona” pause.
Mahmoud sørger for at slette på hjemmesiden at vi ikke lejer ud.
8 Venteliste:
Vi er enige om at opstarte venteliste pr. 1. august 2021
Peter og Anders redigerer og tilpasser oplægget vedr. regler m.m.
Søndag d. 1. august kl. 10.00 – 12.00 er Peter og Anders på kontoret, hvor interesserede kan møde op
og blive skrevet op på venteliste til køb af have i Virkelyst. Der skal være personligt fremmøde.
Nærmere info til medlemmerne når Anders og Peter er færdige med redigering af reglerne og
bestyrelsen har godkendt disse.
Mahmoud sørger for info på hjemmesiden.
Kirsten sørger for info til tavler og Facebook siden.
9 Fælles arbejdsdag:
På grund af rigtig mange tilmeldte har vi brug for ekstra arbejdsopgaver.
Vissent ukrudt langs Køgevej fjernes.
Ukrudt på p – pladser.
Ukrudt samt grene ved dammen skæres ned og fjernes.
Ukrudt på højen ved toiletvognen.
Mahmoud og Chalotte tjekker legehus.
Frivillige hjælpere kommer kl. 9.30, hvor der er morgenmad + info om opgaverne.
Mahmoud henter morgenbrød der er bestilt i Føtex. Birgit har sørget for de øvrige indkøb.
Resten af bestyrelsen møder før 9.30 og hjælper med kaffebrygning og klargøring.
10 Kontorvagter resten af sæsonen:
Disse blev planlagt og aftalt.
Kirsten renskriver og sender ud, samt hænger et eksemplar på opslagstavle på kontoret.
11 Orientering fra kreds repræsentantskabs møde:
Der blev besluttet at vurderingsudvalg fremover skal fungere i Kredsens regi.
Dette er vi ikke enige i er ok.
Vores vedtægter siger at vi i foreningen skal vælge et vurderingsudvalg på vores generalforsamling.
Vi undersøger dette nærmere.
12 Evt.
Næste møde afholdes fredag d. 30. juli kl. 17.00.
Referent
Kirsten Sørensen
———————————————————————————————————————–
Referat Bestyrelses møde d. 18. maj 2021
Afbud: Ingen
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
a Legehus:
Foreningen har fået et legehus, skal afhentes på Åkandevej 44.
Opsættes i hjørnet på græsset v. boldbanen.
b Vilde katte i foreningen:
Mange vilde/syge katte i foreningen, de holder især til i 2 haver på Erantisvej.
Chalotte har kontaktet Kattens værn og skrevet til de berørte have lejere. Der sættes nu fælder
op. Ifølge ny katte lov skal alle katte være registreret.
C For stort byggeri:
Sag mellem kredsen og en have lejer i foreningen. Bøder er givet.
Chalotte og Mahmoud tager kontakt til have lejer.
Kredsen har til opgave at slutgodkende byggeriet, der er forhåndsgodkendt af foreningen.
d Afholdelse af ordinær generalforsamling:
Vi planlægger at indkalde til ordinær generalforsamling søndag d. 15. august i fælleshuset
(muligvis telt udendørs).
3 Nyt fra næstformand:
a kredsformand inviteres til deltagelse i et bestyrelsesmøde:
Vi mangler info om flere ting, bl.a. byggeansøgninger, ansøgninger om samletank, tegninger
m.m. som skal sendes til os og lægges i de enkeltes sagsmapper på kontoret.
Vi inviterer Nicolaj til et møde.
4 Nyt fra kassereren:
a Økonomi/regnskab:
Regnskab er obligatorisk på hvert møde. Kassereren har oprettet mail adresse til alle fakturaer
m.m. Denne skal oplyses når vi f.eks. opretter konto eller andet.
b regnskabsprogram:
Foreningen bruger programmet Winkas. Mustafa påpeger flere mangler i programmet. Han er
ved at sætte sig godt ind i programmet. Når han har styr på det, undersøger han andre regnskabs
systemer.
c Bank konto:
Mustafa og Chalotte forsøger i dag at få styr på/åbnet vores konto i banken, således der kan betales regninger. Der har været et problem med banken.
d Hjemmeside:
Mustafa foreslår at vi ændrer vores hjemmeside, så alle i bestyrelsen bedre kan bruge den.
Alle er enige i dette.
5 Nyt fra Have- og vej udvalg:
a Pumpe til dammen:
Vi indkøber pumpe til dammen, og får ført el derover.
b Fælles arbejdsdag på pladsen:
Vi skal have klippet foreningens hække v. fælleshuset/værkstedet, rundt om grunden v. traktorhuset samt ved p-pladser. Der skal også ryddes op rundt om dammen, samt fjernes noget
ukrudt.
Vi indkalder til fælles arbejdsdag inden Sct. Hans. Lørdag d. 12. juni kl. 10.00.
Kirsten indkalder på Facebook samt i infotavlerne
Mahmoud laver opslag på hjemmesiden.
Kirsten kontakter Birgit ang. frokost.
c Vandhane v. toiletvognen:
Enige om at der skal sættes 1 stk. vandhane op udendørs v. toiletvognen. Peter sørger for det.
Toiletvognen er i øvrigt snart så nedslidt at vi skal undersøge en anden løsning. Evt. 2 toiletter
i forbindelse med fælleshus/værksted, hvor der er kloakeret.
d Containere til køkkenaffald:
Vi bestiller en ekstra container til brug ved udlejning af fælleshuset. Denne skal være låst
udenfor udlejning, således der altid er plads til affald ved udlejning. De øvrige er åbne for
aflevering af køkkenaffald.
e Nedtagning af læ hegn v. værkstedet:
Nogle medlemmer i bestyrelsen mener denne skal nedtages, således der åbnes mere op for
socialt samvær.
Peter sørger for nedtagning.
6 Nyt fra vandudvalg:
a vandmålere og stophaner:
Der er udskiftet og repareret vandmålere og stophaner rundt omkring i haver i formiddag.
b Ny rørlægning vand:
Vi indkalder Jack til møde vedr. info om projektet.
Derefter indhentes div. tilbud på arbejdet.
7 Fælleshuset:
Opstart af udlejning, stadig med afstandskrav.
Vi starter fællesspisning op igen mandag d. 7. juni.
Birgit står for madlavning.
Kirsten er bestyrelsesansvarlig, og sørger for opslag på Facebook samt info tavler.
8. Evt:
Intet under dette punkt.
Punkter til næste møde:
1 Venteliste i foreningen.
2 Evt. opsigelse af kollektiv forsikring.
Næste møde afholdes fredag d. 11. juni kl. 17.00
Referent Kirsten.
————————————————————————————————————————————————————
Referat bestyrelsesmøde 23. april 2021
Afbud: Ingen
Tilstede: Chalotte, Mahmoud, Peter, Thomas, Anders, Mustafa og Kirsten
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt med den tilføjelse til pkt. bestyrelsens konstituering at Mustafa Akgun er
valgt som kasserer.
2 Orientering om ny opvaskemaskine:
Kirsten har efter aftale med Chalotte, kontaktet montør af opvaskemaskine og aftalt installering
af ny opvaskemaskine i fælleshuset, torsdag d. 29. april. pris 23.900 eks. moms.
3 Info vedr. gulv i køkkenet i fælleshuset:
Peter kikker på gulvet, og vurderer efterflg. sammen med os vedr. udbedring af det skæve gulv.
4 Sprøjtning for ukrudt på foreningens fælles arealer:
Som opfølgning på dette pkt. siden sidste møde har Thomas på nettet undersøgtt reglerne forl
sprøjtning. Der er skrappe regler og det kræver sprøjte certifikat.
Thomas, Anders og Kirsten har haft kontakt med firmaet Fejekosten og bedt dem afgive et tilbud
på arbejdet 2 x årlilgt.
i afventer tilbud og tager derefter stilling.
5 Info om vagtskema kontor, samt telefon- og mail liste bestyrelsen:
Begge dele uddelt på mødet.
6 Udlejning af fælleshuset:
Udlejes kun til medlemmer. Undtager herfra er Metal senior club det fortsætter som tidligere aftalt.
Booking af fælleshuset fortsætter som hidtil ved telefonisk kontakt og ikke over hjemmesiden.
Der skal fremover betales depositum på 500 kr. ved bestillingen (overføres til foreningens konto
i banken.
Resten af beløbet indsættes på foreningens konto inden udlevering af nøgle.
Kirsten ajourfører ordensreglerne vedr. leje af fælleshuset, samt særlige regler for Corona restrik-
tioner.
7 Formandens Arbejdsopgaver:
Kort gennemgang af div. apgaver, som er formandens ansvar.
Nogle af disse varetages af formand og næstformand i fællesskab.
8 Kassererens arbejdsopgaver:
Mustafa og Kaj har endnu ikke mødtes – der gik ”kludder” i deres aftale i dag. Mustafa kontakter
Kaj for ny aftale i Weekenden.
Chalotte er i gang med at tjekke forskellige firmaet og ændre vores konto aftaler.
Mustafa opretter en foreningsmail hvor regninger /fakturaer fremover sendes til.
9 Opstart af venteliste:
Punktet behandles på næatkommende bestyrelsesmøde. Hvor regler m.m. debatteres og besluttes.
10 Evt.
10 a kontakt til bank.
Chalotte har kontaktet banken vedr. ny bestyrelse i foreningen, Legitimation, hævekort m.m.
Det foregår nu pr. mail og ikke ved personligt fremmøde som tidligere. Chalotte sørger for
dette.
10 b Legeplads.
Chalotte undersøgt med forsikringen hvordan vi er dækket, hvis vi etablerer legeplads i for-
eningen. Debat for og imod og regler for offentlige legepladser. Chalotte ønsker at nedsætte
et legepladsudvalg.
Pkt. sættes på dagsordenen til et kommende møde.
10 c Bagger alarm.
Der skal nye navne og nr. på alarm ansvarlige. Mahmoud og Chalotte sørger for det.
Debat om låsen til værkstedet. Flere har problemer når den skal låses og åbnes.
Anders og Thomas kikker på det og forsøger at løse problemet.
10 d Ny rørlægning vand.
Vi er enige om at vi afholder et særligt bestyrelsesmøde senere på sæsonen, hvor emnet kun
er ny rørlægning til vand.
Jack kan evt. inviteres til info på mødet.
10 e 75 års jubilæum.
Der afholdes ikke jubilæumsfest. Pengene bruges i stedet til rørlægning eller evt. legeplads.
10 f Telefon tid formand:
Formanden ønsker ikke at stå til rådighed 24 timer i døgnet. Derfor indføres der telefontid på
formands telefonen: tlf. nr. 42 34 18 03 ( mandag i tidsrummet 12.00 – 16.00.
Mail besvares indenfor en uge.
Ved akutte problemer/nødsituationer kan Chalotte kontaktes på sit private tlf. nr. 50591344.
11 Punkter til dagsordenen på næste møde:
1 Mustafa ønsker en drøftelse af hjemmesiden.
2 Venteliste regler og opstart.
Næste møde afholdes tirsdag d. 18. maj kl. 17.00 i fælleshuset:
—————————————————————————————————————–
Referat Bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. april 2021.
Ingen afbud: Udover bestyrelsen deltog Chalotte Olsen Nyvalgt formand.
Ordstyrer: Lene Larsen
Referent: Kirsten Sørensen
1. Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2. Afstemnings resultat om valg til bestyrelse:
Der er nu valgt bestyrelse for det kommende år.
Resultatet er opslået på hjemmesiden og på facebooksiden. Der laves efterflg. opslag til info
kasserne.
Lene og Kirsten finder det samlede stemmetal ved optælling på henholdsvis valg til bestyrelse
og afstemning om ordensreglerne.
3. Afstemning om de reviderede ordensregler:
Reviderede ordensregler er vedtaget med 71 ja-stemmer mod 54 nej-stemmer.
Opståes på hjemmesiden, Lene sender til Kirsten på mail til print.
4. Ventelisten:
Udkast til regler for venteliste blev gennemgået. Vi er enige om at videregive dette til beslutning og iværksættelse til den nye bestyrelse.
5. Opdatering af Winkas:
Kaj stiller sig til rådighed for hjælp til ny kasserer.
6. Andet:
Peter:
Opvaskemaskine i fælleshus:
Der har væres mus i vores opvaskemaskine i fælleshuset. Rep. vil koste ca. 10.000 kr. Kan det betalesig eller skal vi investere i en ny maskine. Vi er enige om at ny bestyrelse tager stilling til dette.
Pladsmand:
Peter meddelte at Kaj gerne vil være ny pladsmand, hvis vi har brug for dette. Tilbuddet videre
gives til den nye bestyrelse til drøftelse og beslutning.
Kirsten:
Tlf. nr. liste:
Kirsten efterlyser liste over tlf. nr. på de samarbejds partnere foreningen bruger. Håndværkere – indkøb m.m. Kaj og Peter vil i fællesskab sørge for det. Til ophæng på kontoret.
Nøgler:
Nøgler – fjernbetjeninger m.m. Kaj og Peter ordner alt vedr. nøgler.
Afgående bestyrelsesmedlemmer afleverer nøgler i dag. Kaj beholder sine og laver regnskabet for 1. kvartal færdigt.
Chalotte indkalder ny bestyrelse til konstituerende bestyrelsesmøde og udleverer nøgler.
fælleshuset:
Hvilke arbejdsopgaver medfører dette. Peter sørger for at informere den nye ansvarlige for dette.
Salg af haver:
Peter hjælper gerne ny ansvarlig for opgaven.
Kontor vagtplan:
På førstkommende bestyrelsesmøde skal udarbejdes plan for kontorvagt.
Mahmoud har vagten mandag d. 19. april.
Kirsten har vagten mandag d. 26. april.
Lene:
Overdragelse af formands computer + div. dokumenter:
Lene videregav dette til den nye formand og stiller sig gerne til rådighed for hjælp i starten.
Referent Kirsten Sørensen.
————————————————————————————————————————–
Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. marts 2021.
Fraværende: Michael
Ordstyrer: Lene
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet er godkendt uden kommentarer.
2 Udsendelse af årsregnskab og vandregnskab for 2020:
Torsdag d. 18. marts sendes årsregnskab samt vandregnskab for 2020 ud til
medlemmerne til orientering.
Materialet vedr. ændring af ordensreglerne sendes til afstemning blandt medlem
merne torsdag d. 18. marts.
Stemmesedler vedr. valg til bestyrelse m.m. sendes ud til medlemmerne torsdag d.
18. marts.
3 Venteliste:
Ifølge reglerne skal vi have en venteliste i foreningen.
Lene har lavet et udkast som vi arbejder videre med på vores næste møde i
bestyrelsen.
4 Tilmeldte kandidater til bestyrelsesvalg m.m. + udsendelse af stemmesedler:
Vi har modtaget 11 kandidater til bestyrelsen meget positivt.
2 kandidater til henholdsvis formandsposten og kasserer posten.
Vi gennemgik det skriftlige materiale der skal sendes ud til afstemning. Lene
retter til og udsender til bestyrelsen til tjek om det er ok.
Materialet er nu klar til udsendelse til afstemning. Udsendes torsdag d. 18. marts.
5 Isætning af bundskruer, åbning for vandet og vagtplan:
Første åbningdag på kontoret er mandag d. 12. april. Vagtplan for april måned er
lavet og ophænges på kontoret.
Bundskruer skal sættes i vandmålerne. Vi mødes søndag d. 21. marts kl. 10.00.
Vi kontakter diverse hjælpere.
Kirsten har lavet opslag om kontoråbent til info kasser + kontor.
Kirsten laver opslag på facebook.
Mahmoud laver opslag på hjemmesiden.
Peter hænger opslag op i infokasser m.m.
Referent Kirsten
———————————————————————————————————————————–
Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 11. februar 2021
Afbud: Michael og Lars
Ordstyrer: Lene
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Godkendt uden kommentarer.
2 Orienterende indledning om tilmelding på kandidat-listen til bestyrelsen:
Lene har udarbejdet foreløbigt materiale der blev uddelt på mødet.
Materialet blev gennemgået og der blev tilføjet div. rettelser vedr. hvor mange der skal vælges i
henholdsvis lige og ulige år, ifølge vedtægterne.
Debat om problemstillingen ved bopælspligt/ ikke bopælspligt i foreningen i forhold til at få
medlemmer til at stille op til div. frivilligt arbejde i foreningen.
3 Udarbejdelse af kandidat tilmeldingsliste:
Enighed om følgende tekst øverst på opstillingslisten.
Der medfølger meget praktisk arbejde, som skal fordeles ligeligt i bestyrelsen.
Bestyrelses arbejdet i foreningen er en større arbejdsopgave, end man umiddelbart tror. Der er
vigtigt at gøre op med sig selv, om man vil investere den nødvendige tid, til dette arbejde, før
man stiller op.
Du skal som minimum regne med fysisk fremmøde ca. 2 gange om måneden, samt det løse.
Derudover skal du på skift deltage i mandagsvagten på kontoret i sæsonen.
De nuværende bestyrelses medlemmer, der er på valg og gerne vil genopstille, skriver sig på
listen på lige fod med øvrige medlemmer.
Forslag om at vedhæfte foto ved opstilling.
4 Bestemmelse af frister:
Opstillingslister både pr. mail og alm. post udsendes mandag d. 15. februar.
Tilmelding på listerne skal være bestyrelsen i hænde senest d. 15. marts, enten på mail eller
pr. post.
5 Udsendelse af kandidat tilmeldingslisten digitalt og pr. post:
Torsdag d. 18. marts sendes kandidat listen ud til afstemning.
Stemmesedlerne skal være bestyrelsen i hænde senest d. 10. april, enten på mail eller pr. post.
Vi sørger for uvildige personer til at tælle stemmerne op.
6 Udsendelse af drift regnskab og vandregnskab:
Vi udsender drift regnskab for 2020, samt vandregnskab for 2020 til orientering.
Det er ikke til godkendelse, blot til orientering.
Regnskaberne for 2019 og 2020 skal godkendes på førstkommende ordinære generalforsamling.
7 Div. forslag til godkendelse på nød generalforsamling:
Bestyrelsen vurderer at de modtagne forslag fra medlemmerne ikke er så vigtige at de ikke kan
vente.
Forslag fra bestyrelsen:
Revidering af ordensreglerne.
Materiale blev uddelt på mødet.
Gennemgang og revidering af forslag til ændring i ordensreglerne. De reviderede ordensregler
udsendes til godkendelse hos havelejerne.
Lene retter til i forhold til de rettelser vi blev enige om. Materialet sendes ud til bestyrelses
medlemmerne til gennemgang, inden det sendes ud til afstemning blandt medlemmerne.
Næste møde afholdes umiddelbart efter d. 15. marts.
Referent Kirsten
—————————————————————————————————————-
Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 2. februar 2021.
Afbud: Michael
Ordstyrer: Lene
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde.
Referatet godkendt med en rettelse til punkt 7 a små containere
Når en container er fyldt, tages en ny i brug, ved at vende den med låsen frem. Således at alle
fyldte containere, står med låsen frem.
2 Regnskab 2020:
Kassereren var til stede under dette punkt.
Kirsten havde inden mødet gennemgået og tjekket regnskabet med alle regnskabsbilag.
Havde forberedt spørgsmål, kommentarer og forslag til ændringer/rettelser i regnskab og
budget.
Gennemgang af regnskab og budget.
Få rettelser og ændringer i konteringen + i budgettet.
Kaj (kasserer) retter regnskabet til
Kirsten sørger for at regnskab og regnskabsbilag for årene 2019 og 2020 sættes i mapper på kontoret.
3 Vandregnskabet:
Gennemgang og debat af vandregnskabet for 2020.
Vandspild for 2020 er betydeligt mindre end de tidligere år.
Der har været en stor læk i en have på Gladiolusvej, muligvis over flere år. Rep. er foretaget og
ser ud til at have virket.
Samtidig pointeres at hver gang der lukkes for vandet for rep. i havesæsonen, er der rigtig meget
vand det løber ud. (dette kan jo ikke aflæses på målerne i haverne).
Vi beslutter at udsætte projektet med udskiftning af vandrør i foreningen.
4 Generalforsamling 2021:
Hvad gør vi med generalforsamling.
Corona restriktionerne vedr. loft for forsamling, ser ud til at fortsætte længe endnu, og vores
booking af Anløgspavillionen er aflyst.
Vi besluttede at afholde en delvis digital nød generalforsamling.
Der sendes div. papirer ud til medlemmerne (digitalt og med post til de medlemmer der ikke
har e-mail).
Kun de mest nødvendige emner bliver sendt til afstemning, på denne nød generalforsamling.
Valg til bestyrelse og kasserer.
Forslag fra bestyrelsen.
Forslag fra medlemmerne (vigtige).
Regnskab.
Vi har brug for at få en hel fungerende bestyrelse at fordele arbejdsopgaverne på.
Vi mødes igen efter d. 10. februar (frist for indsendelse af forslag).
På dette møde afgøres hvor meget der sendes ud til afstemning. Samt forberedelse div. skrivelser m.m.
5 Veje og haver:
Et af træerne langs Køgevej er væltet. Ringsted kommune v. vej og park har tjekket de resteren-
de træer. De konstaterer at et træ mere er sygt og skal beskæres. De øvrige træer fejler efter
deres opfattelse ikke noget.
6 Persondataloven v. Lars:
Alle procedurer vedr. opbevaring og håndtering af person data skal nedskrives i et dokument.
Lars har udarbejdet et rigtig fint materiale, (uddelt på mødet).
Lars færdiggør materialet med div. små rettelser.
7 Arbejdsbeskrivelse for have- og pladsmand:
Lars og Peter har færdig formuleret arbejdsbeskrivelsen. Uddelt på mødet. Fint arbejde.
Næste møde afholdes torsdag d. 11. februar kl. 14.00.
Referent Kirsten
———————————————————————————————————–
Referat bestyrelsesmøde d. 12. januar 2021.
Afbud: Michael og Mahmoud.
Tilstede: Lene, Kirsten, Peter og Lars.
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Årsregnskabet:
Pkt. er udsat til næste møde.
3 Vandregnskab:
Pkt. er udsat til næste møde.
4 Kasserer posten:
Debat om evt. kandidater til kasserer posten.
Lars ønsker ikke at påtage sig opgaven.
Vi lægger hovederne i blød for at finde egnede kandidater.
5 Generalforsamling april 2021:
5a Valg af bestyrelsesmedlemmer:
Kaj (kasserer) er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år.
Lene (formand) er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år. genopstiller
Kirsten er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år. genopstiller
Peter er på valg, der skal vælges 1 person for 1 år. genopstiller ikke
Lars er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år. genopstiller ikke.
Mahmoud er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år. ?
Michael er på valg, der skal vælges 1 person for 2 år. genopstiller ikke.
5b Forslag til generalforsamlingen:
Bestyrelsens forslag gennemgåes på møde efter d. 10. februar.
Frist for modtagelse af forslag fra medlemmerne er d. 10. februar.
Al øvrig forberedelse af generalforsamlingen planlægges på møde efter d. 10. februar.
Vi kan som situationen ser ud lige nu, risikere at restriktionerne pga. Corona gør at vi må aflyse den ordinære generalforsamling i april.
Hvis dette sker overvejer vi at købe program til afholdelse af digital generalforsamling. (undersøger nærmere).
6 status på el i foreningen:
Der er rigtig mange tilmeldinger til at få indlagt el.
Vi forventer derfor stor tilslutning.
7 Fællesarealerne:
Vores pladsmand har opsagt sit job og vi skal derfor have løst arbejdsopgaverne på fælles
arealerne på anden vis.
Vi har en aftale med Tommy (havelejer på Anemonevej) om græsslåning ved fælleshuset.
Vi skal finde 1 person der vil påtage sig alle de andre opgaver for fast løn.
Lars og Mahmoud laver en liste over alle opgaverne, til brug for udarbejdelse af jobbeskrivelse.
Birgit fortsætter med sine arb. opgaver som er: Rengøring af fælleshuset – rengøring af kontor –
rengøring af toiletvogn og toilet ved værksted.
7a Containere:
Vi har 1 stk. stor container til blandet affald (ikke haveaffald og køkkenaffald).
Denne er i sæsonen åben hver mandag i kontortiden. (Ole Larsen).
Vi skal ringe til Ole Larsen når den skal tømmes.
Vi har x antal små containere til køkkenaffald. (Ole Larsen).
I sæsonen er 1 container åben hver mandag i kontortiden + affald fra fælleshuset ved udlejning.
Når 1 stk. container er fuld, vendes den med låsen ind mod væggen og en ny tages i brug.
I sæsonen tømmes små containere 1 gang ugentlig. I vinterhalvåret tømmes hver anden uge.
Vi afholder møde med Affald Plus vedr. afhentning af affald i foreningen.
8 Hjemmeside:
Vi har fået ny hjemmeside.
Fungerer perfekt.
9 Nye vandrør:
Venter med beslutning til efter generalforsamling,
Tjek af vandregnskab i forhold til afregning af forbrugsafgifter til Ringsted forsyning.
10 Incasso sagerne:
Der sker ingen ting – vi hører intet fra incasso firmaet.
Vi kontakter dem og beder dem om at glemme sagerne. Vi kan ikke bruge dem til noget.
11 Fordeling af opgaverne i sæson 2021:
Indtil der er valgt nye bestyrelses medlemmer er opgaverne fordelt som følger:
Veje og haver: Lars og Mahmoud
Fælleshus + alarmer m.m. Peter
Køb og salg af haver. Peter
Vandproblemer. Lene
Hjemmesiden salg af haver med foto. Mahmoud
Byggesager, samletanke, solceller m.m. Lene
Forsikringer. Lene
Regnskab tjek og gennemgang Kasserer + Kirsten
Vi har modtaget flere klager overgeneratorer der kører i haver, nærmest i døgndrift her i vinter
halvåret. Lene kontakter de pågældende havelejere.
Fremover ønsker vi fremvisning af sygesikringsbevis – forsikrings policer og skorstensattest 1
gang årligt. Planlægges i en Weekend hvor vi på skift vil være til stede.
12 Orientering fra bestyrelsesmedlemmer:
Kirsten enformerede om revidering af foreningens facebook side. Fremadrettet optages kun
havelejere og deres evt. ægtefæller/samlevere som medlemmer af gruppen.
Løbende vil nuværende medlemmer der ikke opfylder dette blive slettet fra gruppen.
Referent Kirsten.
————————————————————————————————————-