6. Februar 2024 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere : Michael, Kirsten, Thomas, Anders, Mahmoud, Marlene (ref.)

Afbud: Bente, Kim

1:        Referat fra d. 25/1-24 godkendt.

2: a .  Der blev planlagt udsendelse af materiale til Generalforsamlingen.

Kim og Michael sørger for de sidste rettelser.

Vi mødes torsdag d.8/2 og pakker breve.

1. Bagger låse har været forbi og ordne alarm ved døren.

Michael tjekker op på, hvem der har hvilke nøgler.

1. Vedr. GLS og PostNord kører stærkt på vejene. Michael har talt med GLS – de lover

at sænke farten.

Marlene tager en snak med PostNord.

1. Der er indkøbt et Chromecast til fælleshuset, Marlene prøver at få det til at virke. Thomas finder et skab der kan låses – hænges ved siden af fjernsyn.

3:      Mustafa gennemgik regnskab og vi lagde budget for 2024

4:      Thomas har snakket med kommunen vedr. træerne i Virkelyst. De mener at der er ca. 15

Træer der skal fredes.  Træer mod kildemarken bliver måske ordnet i marts måned..

G 22 og 24 og F21 har meget vand i haven. Thomas kontakter John Petersen, så de

kan ordne drænbrønden på G24.

Bump på Fuchsiavej virker ikke optimalt. Vi snakkede om, at vi måske skal have sten

på vejene igen. Thomas kontakter Søren fra skj – han kan måske deltage på næste

bestyrelsesmøde.

5:     Vandregnskab gennemgået.

6:     Intet nyt.

7:     Marianne vil komme og tjekke bilag d. 18/2-24 – Michael, Marlene og måske Bente

Deltager. Vi kan ringe til Mustafa, hvis der er brug for det.

Der har været forespørgsel om, at vi kunne holde maddag om fredagen i stedet for

mandag. Vi ser på det når den nye sæson starter op.

Der har været forespørgsel om, at vi kunne lave en bålplads ved fællesarealet.

Vi ser på det når sæsonen starter.

24-01-25 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere: Michael, Kirsten, Marlene, Thomas, Kim, Anders, Mahmoud, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa

2. Referater fra 7. og 21. november 2023 samt 9. januar 2024 godkendes.
3. Opsamling fra sidste møde
4. Formanden:
5. Generalforsamling (Hvem er på valg)

Anders og Kirsten er på valg og ønsker genvalg.

Per Floor vil gerne være dirigent.

Lene Larsen vil gerne være referent.

Vedr. forslagene til vedtægtsændringer:

• 9,8 Tilføjes i begrundelsen – og billigere for foreningens medlemmer.
• 10 stk 12.a Tilføjes i begrundelsen – dette er allerede vedtaget på en tidligere generalforsamling (2019).

Michael retter til i papirerne.

Vedr. gebyret på 250 kr skal ændres i ordensregler, således af gebyret er 100 kr. og der indføres et administrationsgebyr på kr. 250.

Bente laver forslag til formulering og sender på mail til Michael.

Michael undersøger hvordan og om vi kan printe selvklæbende adresselabels.

Bestyrelsens mundtlige beretning – hver især tager sit område og beretter om årets forløb.

1. Internet i Fælleshuset

Michael orienterer om oprettelse af internet i huset. Der indkøbes et Chromecast ligeledes til huset.

1. Printeren

Michael orienterer om samtalen med udlejer. Vi kan ikke aflevere den før tid. Og vi skal selv sørge for at fragte den retur.

1. Salg af Å 5

Lejer er igen indlagt og ønsker igen at sælge – denne gang til et beløb på kr. 50.000. Dette har Michael modtaget på en mail.

1. Nummer på nøgler

Når alarmen ”går” viser det et nummer på nøgler. Michael mener der skal styr på hvem, der har hvilke nøgler. Det er et stort problem at alarmen går ofte – særligt når det sker i nattetimerne.

1. Ansats kontrakt

Michael kan ikke finde den rigtige kontrakt, men kun et udkast indeholdende en arbejdsbeskrivelse. Kim er sikker på, at der må findes en kontrakt enten hos kommunen eller hos den ansatte. Michael vil lede videre.

1. Telefon til Anders

Der skal oprettes en værkstedstelefon – Michael taler med Anders om behovet.

1. Opgørelse fra Forsyningen.

Ifølge opgørelsen skulle foreningen have ca. 21.000 kr til gode.

Kirsten oplyser, at der er vandaflæsninger, som ikke stemmer overens med sidste års aflæsning. Enkelte steder er aflæsningen i 2023 lavere end i 2022.

4. Kassereren

Der var aftalt møde med Mustafa og bestyrelsen den 25. januar kl. 18.00, Men grundet sygdom er der afbud fra Mustafa. Vi afventer, til Mustafa er klar igen.

5. Have og vej

Thomas har talt med SKJ og han har sagt, at der skal ske en afretning på alle vejene. Foreløbig vil vejene blive ”skrabet” af og derved afrettes og udjævnes.

Thomas kontakter SKJ når behovet for at tjekke vejene opstår.

6. Vand

Ang. Oversvømmelse af vand i G 24 og de omkringliggende haver – sivebrønden ligger i indkørslen. Thomas kontakter Thomas Petersen for at tjekke om der kan gøres noget.

7. Fælleshuset

Intet.

8. Eventuelt

Der er en lejer som foreslår at der kommer en grill ude på fællesarealet.

Marlene spørger om man kan tillade sig at kontakte dem der gentagne gange kører meget stærkt på vejene. Kan man skrive til dem? Eller noget andet? Michael vil gerne kontakte politiet og hører om der kan gøres noget. Michael sender en mail til alle havelejere, GLS og PostNord om at der skal køres langsomt på vejene.

Næste møde afholdes den 6. februar 2024 kl. 15.30  

24-01-09 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere: Michael, Thomas, Kim, Mahmoud, Marlene, Kirsten, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa, Anders

1. Godkendelse af ref. fra 7. og 21. november 2023 gøre næste gang
2. Opsamling fra sidste møde
3. Formanden:
4. Møde med Kommunen den 6. dec. 2023

Michael giver et mundtligt referat af mødet. Der er fortsat ikke mulighed for at få økonomisk støtte fra kommunen. Kommunen vil dog undersøge om der er mulighed for en garanti fra Kommunegaranti og lovede at vende tilbage.

1. Mail fra Marianne, vurderingskoordinator

Med hensyn til oplysningerne om gravearbejdet i/ved hækken med Kildebo har Michael fået oplyst hvem der har videregivet oplysningerne. Bestyrelsen er enige om, at havelejer skal genetablere ødelæggelserne i hækken mod Kildebo. Michael og Marlene formulerer skrivelse.

17. Bold og burgere den 17. dec.

En succes, men internettet drillede. Michael har d.d. kontaktet 3 med henblik på ny forbindelse, så internettet kommer til at virke bedre i fælleshuset. Der arbejdes videre med sagen.

30. Nytårskuren den 30. december 2023

Også en stor succes.

4. Kassereren
5. Hvad med årsregnskab og budget for 2024?

Der er aftalt møde med Mustafa og bestyrelsen den 25. januar kl. 18.00

5. Have og vej

Anders har sendt forslag til ny belægning på vejene. Vejene er pt. i ekstrem dårlig stand. Forskellige forslag til løsninger drøftes. Vejene bør afrettes og hullerne fyldes ud, hvorefter der bør lægges sten på.

Thomas kontakter SKJ og drøfter med ham hvordan vejene udbedres. Der skal tages hensyn til vejbumpene.

6. Vand
7. Generalforsamling (Kim reviderer vedtægter)
8. Hvad er næste skridt – afventer til efter generalforsamlingen.

Kirsten og Michael har sammen forsøgt at indtaste oplysningerne fra vandaflæsningerne og har der observeret nogle ting, som gav anledning til et ekstra tjek af aflæsningerne. Der har været nogle låger der har været låst og der har været nogle mærkelige aflæsninger. Det bør ikke være de andre havelejere, som kommer til at betale for det vand som er brugt i de aflåste have. Der skal findes en løsning.

7. Fælleshuset

Intet

8. Eventuelt

Generalforsamlingen holdes i uge 11, lørdag den 16. marts. Ditte fra Kolonihaveforbundet vil gerne være ordstyrer til generalforsamlingen. Dette er der accept til.

Michael sender besked ud om ændret dato for sidste frist for indsendelse af forslag til general-forsamlingen.

Der er forslag til hvordan vi kan følge op på ændringer i mailadresser, adresser og telefonnumre. Evt bede folk om at møde op fysisk eller sende en mailbesked til bestyrelsen.

Næste møde afholdes den 25. januar 2024 kl. 18.00

Referat fra bestyrelsesmøde den 21. november 2023

Deltagere:  Michael, Anders, Thomas, Kim, Mahmoud, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa, Kirsten og Marlene

1. Godkendelse af ref. fra 7. november 2023

Venter til næste møde, da der er rettelser.

2. Opsamling fra sidste møde

Torp IT er kontaktet mhp. rep. af Kims mulighed for modtagelse af mail.

Der er aftalt møde med kommunen den 6. december kl. 14-15.

Den ældre lejer, som ikke har betalt haveleje har kontaktet Michael.

3. Formanden:
4. Birgits arbejdsopgaver

Der er usikkerhed om hvilke arbejdsopgaver hun har. Der forefindes en oversigt, som stemmer overens med fleksaftalen. Der skulle ligge en oversigt. Michael kigger efter den.

1. Sag på Åkandevej

En have på Åkandevej. Michael har fundet en opsigelse dateret tilbage fra maj 2023. Der er tvivl om den er sendt. Michael undersøger om den er sendt.

1. Kasserers svar til klager

En havelejer har forsøgt at få kontakt til kasserer uden held, kontakter derfor Michael. Udfordringen er at kasserer ikke vender tilbage. Lejer er utilfreds med den behandling han har oplevet. Thomas mener lejer er behandlet, som proceduren tilsiger. Der er konkret et problem med en hækklipning. Bestyrelsen må tage det på sin regning.

1. Lejeres haver/p-pladser – billede af rod – bedes rydde op

Michael vil høre om man kan tillade sig at tage foto af p-pladser med rod og affald og sende lejer en ”høflig” henstilling om fjernelse. Dette accepteres af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

1. Generalforsamling

Enighed om at den skal forberedes i god tid.

Forslag til vedtægtsændringer og ordensregler

Bestyrelsens forslag:

Vedtægter:

• 9, stk. 8: der skal stilles forslag om at man kan sende indkaldelse ud pr. mail, postomdelt, i havernes postkasser eller ved personlig aflevering. Kim laver forslag til formulering.
• 11, stk. 2: repræsentantskab – som følge af ændring i kredsen skal formuleringen rettes, så der er overensstemmelse med de nuværende regler om vurdering. Kim laver formulering.
• Hvem der tegner foreningen? Der skal være mindst 2. Derfor er der mulighed for at vælge tre. Da det allerede er en mulighed ift. vedtægter skal der ikke stilles forslag om dette.
• Forslag om at ændre antallet i bestyrelsen fra 7 til 9 medlemmer samt 2 suppl. Kim laver forslag til formulering.
• Tjek af ukrudt i vejstykke, hæk og p-pladser stilles forslag om månedligt fast tjek. Thomas laver forslag til formulering.
• Der skal ændres i teksten omkring fri haveleje.

Andre bestemmelser i Ordensreglerne:

• Gebyr ændres fra 250 kr. til 100 kr. og som nyt indføres der et administrationsgebyr på 150 kr.
• 2 stk. 6. Der indføres en bod på 500 kr. hvis der ikke rettidigt afleveres en kopi af brandforsikring på huset. Nuværende havelejere skal aflevere en kopi af brandforsikringen til bestyrelsen senest 1. maj 2024. Ved nye have/hus overtagelser skal der afleveres en kopi senest 2 måneder efter overtagelse.

4. Kassereren

Der er ikke sket noget mht. oprettelse i Arbejdernes Landsbank. Michael sender en mail til kasserer.

5. Have og vej

Intet

6. Vand

Færdig med at fjerne bundskruer og der er påbegyndt udarbejdelsen af vandregnskab.

7. Fælleshuset

Intet

8. Eventuelt

• Der skal indføres en regel om at depositummet ikke refunderes såfremt der har været væsentlige klager fra naboer, fx hvis der har været urimelig meget støj, eller der er kørt uhensigtsmæssigt stærkt blandt gæsterne eller hvis ordensreglerne for lejeforholdet har været overtrådt. Bestyrelsen reviderer reglerne for udlejning.
• Anders mener der skal lægges mange flere informationer på hjemmesiden.

Næste møde er den 5. december kl. 15.30. (afbud fra Bente og Mahmoud). Næste møde skal kun handle om forberedelse af generalforsamlingen 2024.                         

OBS: Bemærkninger til referatet skal sendes til Bente senest den 30. november.

Referat bestyrelsesmøde d. 12. oktober 2023

Tilstede:        Michael, Anders, Kim, Mahmoud, Thomas, Marlene, Bente og Kirsten.

Afbud:           Mustafa.

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet er godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra forrige møde:

A bilagskontrol og konsekvenser:

Debat om kassererens arbejdsopgaver fremadrettet. Evt. Bruge Mustafa som fast konsulent.

Indberetning til skat (fri haveleje). Mange juridiske spørgsmål til jura kursus.

Evt. indberetning til skat fra sæson 2024.

Vedr. ekstraordinær generalforsamling (valg af kasserer) udskydes denne til efter jura kursus.

Mustafa tager gerne posten frem til det nye år.

Vi deltager alle, undtagen Thomas, på Jura kursus d. 18. november, hvor kurset er flyttet til.

Bente beslutter sig endeligt vedr. posten herefter.

3. Nyt fra formanden:

A Internet og kørsel:

Formand, kasserer og suppleanter er berettigede til betaling af deres internet samt kørselsfradrag. Undersøges nærmere hvorvidt alle bestyrelsesmedlemmer har samme rettigheder.

Der laves bilag for kørselsfradrag, der udbetales med tilbagevirkende kraft fra d. 1. april 2023.

B Mail fra Kreta:

Modtaget mail fra medlem, vedr. afregning af vand.

Debat om praksis ved afregning af vand ved havesalg.

4 Nyt fra kassereren:

Er debatteret under pkt. 2 stk. a.

5 Nyt fra have- og vej udvalg:

Hækken langs med Køgevej. Thomas kontakter vores gartner, for at få hækken skåret ned, samt bortkørsel af hækafklip.

Træstubbene fra de fældede træer langs Køgevej er blevet rodfræset for kommunens regning. Der plantes 6 nye træer, ligeledes på Kommunens regning.

Til foråret vil vi så blomster under træerne.

Træer over 5 m. må fremadrettet kun beskæres og evt. fældes efter henvendelse til Ringsted kommune.

6 Nyt fra vandudvalg:

Der er enkelte haver, hvor der skal skiftes vandmålere m.m.

Der har været usædvanlig mange opstartsproblemer med toiletvognen.

Kim har udarbejdet instruktion til brug ved lukning af vandet i toiletvognen.

7 Nyt fra fælleshuset:

Reng. Assistent er stadig sygemeldt.

Vi forsøger at få en afklaring på om det er en længerevarende periode af hensyn til evt. vikar.

8 Evt.

Julefrokost med hjælpere afholdes d. 13. januar kl. 13.00.

Fælleshuset bookes og Kirsten bestiller mad.

Næste møde afholdes tirsdag d. 7. november.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 26. september 2023

Tilstede:          Michael, Marlene, Kim, Mahmoud, Kirsten, Thomas, Anders og Bente

Afbud:             Mustafa

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra sidste møde:

A Endelig godkendelse af forretningsorden for bestyrelsens arbejde:

Alle incl. Suppleanter har godkendt og underskrevet Forretningsordenen.

Marlene og Bente (suppl.) får udleveret nøgler og adgang til Kolonix.

B Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling vedr. valg af ny kasserer:

Michael kontakter Mustafa for skriftlig opsigelse af posten som kasserer. Når vi har denne indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling, hvor Bente er kandidat til posten. Udsendes pr. post.

3 Formanden ønsker snak om:

A Personsag:

Chikane m.m. af anden havelejer i en have i foreningen.

Bestyrelsen er enige om at der sendes en advarsel/påtale til pågældende havelejer.

Have lejeren kan ikke efterflg. Købe have i foreningen.

Enige om at havelejer opsiges.

B Kattens værn:

Thomas har modtaget henvendelse fra Kattens værn.

Da de efter aftale kom og skulle sætte fælder op, fandt de opstillede mårfælder med katte i en have i foreningen.

Havelejer er kontaktet, hvis det gentager sig overvejer vi opsigelse af lejemålet.

Ifølge vores regler må kun Kattens Værn i samarbejde med bestyrelsen indfange vilde katte i foreningen.

Kattens værn har meddelt at de ikke vil fortsætte samarbejdet med foreningen på grund af ovenstående.

Thomas har kontaktet Kattens værn igen og afventer svar fra dem.

Thomas, Anders og Michael indkalder implicerede have lejere til en samtale om overholdelse af vores regler for fodring m.m. af katte i foreningen.

C Vurderinger og salg af haver (40m2):

Debat om reglerne på max. 40 m2 ved salg.

Hvordan handler vi fremadrettet.

Problematisk at haver der tidligere er godkendt af bestyrelsen og i nogle tilfælde er handlet op til flere gange ikke kan godkendes og handles før de er lovliggjort efter nugældende regler.

Det bør være muligt at skelne mellem haver der er købt i god tro og haver der i den mellemliggende periode er ændret størrelsesmæssigt.

D Kopimaskine:

Vores nuværende kopimaskine forsøges afhændet til sælger igen, da vi har mange problemer med den.

Den tidligere maskine tages i brug igen indtil maj måned 2024 hvor aftalen udløber.

E Ny fryser til fælleshuset:

Gammel kummefryser er stået af, vi indkøber ny skabsfryser til depotrummet til brug for foreningen og madklubben.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt på grund af afbud.

5 Nyt fra have- og vejudvalget:

Der er foretaget tjek af hækkeklipning, højde og bredde.

Der er bestilt gartner til klipning af de hække der ikke er klippet efter gældende regler.

Debat om virkning og holdbarhed af de opsatte vejbump.

6 Nyt fra Vandudvalg:

Der er blevet skiftet nogle få vandmålere og stophaner i haver i foreningen.

Mahmoud og Kirsten tjekker og laver vandregnskab.

7 Nyt vedr. fælleshuset:

Madklubben.

Bold og burger.

Madklubben fungerer med fællesspisning hver den første mandag i måneden.

Michael ønsker at opstarte hygge arrangementer i fælleshuset, hvor medlemmerne kan mødes og sammen se ”bold” eller film m.m. på fjernsynet, samt spise burgere.

Michael arbejder videre med dette.

Reng. Assistent stadig sygemeldt.

8 evt.

Problem med due hold i en have i foreningen.

Møde med forsyningen ang. Nyt vandprojekt

Referent

Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 22. august 2023.

Tilstede:      Kim, Michael, Mahmoud, Thomas, Anders, Kirsten, Bente og Marlene.

Afbud:         Mustafa

Dagsorden:

A  Præsentation ved Jack Fejerskov, der er inviteret til dette punkt.

Hvordan kommer vi videre med vand projektet:

Jack gennemgik forskellige kontakter i Ringsted kommune, som han dels havde haft kontakt med, og andre som han mente vi skulle i dialog med ang. Finansierings muligheder af projektet.

Andreas Karlsen medlem af forsyningsbestyrelsen. (byrådsmedlem).

Kommunernes Kreditforening.

Juridisk afdeling i Ringsted kommune.

Janne Hansen direktør i Ringsted forsyning.

Jack anbefalede desuden at vi kontakter en advokat.

Alternativ bankforbindelse vedr. indhentning af lånetilbud kunne være Arbejdernes Landsbank, der selvfølgelig vil have krav til os vedr. tilbud på lån.

Længere debat om ovenstående.

Bestyrelsen er enige om at Jack, Michael og Bente tager kontakt til Ringsted kommune, for et opstartsmøde vedr. muligheder for finansiering m.m. af projektet.

Slutteligt skal her tilføjes at Foreningen selvfølgelig har haft kontakt til Ringsted kommune inden projektstart. Svaret på det tidspunkt var klart at foreningen selv stod for finansieringen af projektet. Vi prøver igen.

1 Godkendelse af referat fra forrige møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra forrige møde:

Intet under dette punkt.

3 Nyt fra formanden:

A Formandskompetencer:

Debat om formandens kompetencer og arbejdsmetoder.

B Personsag:

Drøftet sag og mulige konsekvenser.

C Sygemelding (Virk)

Mustafa (kasserer) skal indberette til Virk ang. Refusion af lønudgifter ved sygemelding.

D Vurderingsmøde i Kildebo:

I Kredsregi er afholdt fælles vurderingsmøde for alle have foreninger, der er med i fælles vurdering.

Et godt og udbytterigt møde som Michael og Marlene har deltaget i.

Debat om regler for vurdering.

E Erstatning til medlem vedr. skade på hæk og beplantning efter uheld i pumpehus fra Ringsted Forsyning.

Bestyrelsen er enige om at erstatningsansvaret ligger hos Ringsted Forsyning.

F Brandskade på hæk efter brand i et el skab på Anemonevej:

Bestyrelsen enige om at medlemmet skal søge erstatning hos Cerius.

Det er Cerius der ejer el skabet. Foreningen har intet ansvar i forhold til el skabene.

G. Nye vurderingsfolk i foreningen:

3 medlemmer valgt på den ordinære generalforsamling har deltaget på vurderingskursus og har fået diplom. De kan nu deltage i vurderingsarbejdet.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt da kassereren er fraværende.

5 Nyt fra have- og vej udvalg:

Der har været gennemgang af samtlige haver for ukrudt i og foran hække, samt på p-pladser.

Der er udsendt ca. 70 breve til have lejere, der ikke overholder reglerne for dette.

Der tjekkes igen efter d. 23. august og sendes derefter breve med bod efterfølgende til de have lejere der endnu ikke har fået det klaret.

Bump på vejene:

Vi har modtaget tilbud på etablering af 2 stk. godkendte vedbump på Fuchsiavej, som forsøgsordning.

Hvis dette virker efter hensigten, er planen at der senere etableres 2 vejbump mere på Fuchsiavej, så der i alt vil blive 4 stk.

Senere kan udvides med vejbump på flere veje i foreningen.

Bestyrelsen er enige om at vi siger ja tak til det modtagne tilbud.

Michael tager kontakt til firmaet.

6 Nyt fra vandudvalg:

Problem at toiletvognen endnu ikke er åben for vores medlemmer.

Kim har kontaktet Cerius vedr. problemet med strøm til vognen.

Kim kontakter elektriker igen i morgen onsdag.

Kim sørger ligeledes for at der etableres en udendørs vandhane v. toiletvognen, samt ændrer på røret udenfor således at der er mulighed for at tømme sit camping toilet, som det sidder lige nu kan det ikke lade sig gøre.

7 Nyt fra fælleshus:

Sygemelding – rengøring

Rengøring af fælleshus og toiletter

Madklubben

Drøftet og opnået enighed om hvordan vi klarer opgaverne med hjælp fra forskellige frivillige hjælpere i foreningen.

Vedr. Madklubben er Willi F-9 kok på den første fællesspisning i madklubben. Det bliver mandag d. 4. september. Kirsten tager kontakt med ham og aftaler nærmere.

Flere medlemmer af bestyrelsen har meldt sig til madlavning på de kommende maddage.

Flere medlemmer i bestyrelsen og frivillige hjælpere har også tilkendegivet at de vil hjælpe med opvask og oprydning.

Madklubben bliver fremover den første mandag i måneden.

Prisen sættes til 50 kr. pr. person. Der er mulighed for kontant betaling samt betaling over foreningens mobil pay.

8 Vagtplan kontor:

Mandag d. 28. august         Kim og Michael

Mandag d. 4. september    Mahmoud og Bente

Mandag d. 11. september  Marlene og Thomas

Mandag d. 18. september  Mahmoud og Kirsten

Mandag d. 25. september  Bente og Michael

9. fælles arbejdsdag d. 9. september:

Arbejdsopgaverne er hovedsageligt hækkeklipning af foreningens fælles hække.

Thomas bestiller klipning af hækken langs Køgevej hos vores gartner.

Vi starter med morgenkaffe og brød kl. 9.30

Kirsten bestiller morgenbrød og køber smør og pålæg, laver opslag på facebook og står for tilmelding.

Vi mødes tidligere og hjælpes med at brygge kaffe m.m.

10 evt.

Kopimaskinen er efterhånden et stort problem.

Michael kontakter Torp it.

Ommøblering af kontoret.

Vi skal aftale en dag til dette i efteråret.

Næste møde fredag d. 25. august kl. 18.00.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 31. juli 2023

Tilstede:     Michael, Thomas, Anders, Kirsten, Mahmoud og Marlene

Afbud:        Mustafa, Kim og Bente.

Dagsorden:

1 Bilagskontrol af regnskab:

Marianne og Vibeke (billagskontrollanter) har bedt om at få dette punkt på dagsordenen og deltager i mødet under punkt 1.

De oplever det er rigtig svært at udføre bilagskontrol.

Der mangler overblik over de forskellige konti, når bilag skal kontrolleres.

Kontoplanen er ufuldstændig og ikke gennemsigtig.

De har begge deltaget på kursus for kontrol af bilag.

Problemerne drøftes på næste møde, hvor Mustafa (kasserer) skal deltage.

2 Godkendelse af referater:

Referat fra de sidste 3 møder godkendt uden kommentarer.

3 Nyt fra formanden:

A mail korrespondance mellem Benta og Mustafa:

Bestyrelsen blev orienteret om dette.

På næste møde drøftes oplæring ag Bente i kasserer opgaverne.

Det er en forudsætning at Bente og Mustafa deltager.

B orientering vedr. byggesager:

Gennemgang og orientering om div. Byggesager og afgørelser fra Ringsted kommune og fra Kredsen.

C Mail fra Cerius:

Modtaget opkrævning for tilslutning til el nettet vedr. toiletvognen.

Skal betales hurtigst muligt, således at elektrikeren kan modtage måler der skal bruges.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt Mustafa er ikke tilstede.

5 Nyt fra Have- og vejudvalg:

Breve sendt vedr. hække og ukrudt på p-pladser og foran hække.

Thomas i gang med at undersøge muligheder for og priser på vejbump.

Thomas kontakt til Ringsted kommune vedr. nyplantning af træer langs Køgevej.

6 Nyt fra vandudvalget:

Intet nyt.

7 Evt.

Intet.

Michael kontakter Mustafa vedr. næste møde og giver besked om hvornår han kan deltage.

Referent Kirsten Sørensen

Referat ekstraordinært bestyrelsesmøde søndag d. 16. juli 2023

Tilstede:  Michael, Thomas, Anders, Kim, Kirsten og Bente.

Afbud:     Mustafa, Mahmoud og Marlene.

Dagsorden:

1 Opsigelse af entreprisekontrakten:

Som følge af korrespondance mellem konsulent Anders Klausen og Michael/Kim

Skal entreprisekontrakten vedr. nyt vandprojekt opsiges pga. manglende finansiering.

Michael har udarbejdet forslag til opsigelse af entreprisekontrakten med Karise Anlæg og Byg a/s.

Kim har forslag til tilføjelser til opsigelsen.

Begge uddelt på mødet. Michael renskriver og sender opsigelsen.

2 Post til medlemmerne:

Fremadrettet, indtil der er tilføjet i vedtægterne at mail er en skriftlig indkaldelse, afleveres post til medlemmerne i havernes postkasser eller rør.

Vi informerer i infokasser, på facebook og på hjemmesiden om, at der er post fra foreningen.

3 Vejbump.

Thomas undersøger muligheder for vejbump.

4 Evt.

Spørgsmål om hvornår toiletvognen tilsluttes.

Kim kontakter Thomas Petersen i morgen mandag.

Debat om div. Problemer i forbindelse med udlejning af fælleshuset.

Møde med Marianne Olesen ang. Vurderinger afholdes d. 18. juli kl. 15.30

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 28. juni 2023.

Afbud:     Mustafa

Tilstede:  Michael, Mahmoud, Thomas, Anders, Kirsten, Kim, Bente og Marlene.

Dagsorden:

1 Lånetilbud fra Nordea:

Debat om det modtagne lånetilbud.

Vil forsøge om vi kan ændre solidarisk hæftelse til Pro Rata hæftelse.

Punktet forudsætninger:

6. linie AB 92 er iflg. vores konsulent forældet og skal rettes til AB18.

Telefonmøde med Michael Randropp Nordea.

Nordea fastholder deres krav om solidarisk hæftelse.

Michael R. kommer til den ekstraordinære generalforsamling lørdag og er klar til at svare på alle spørgsmål, og tydeliggøre låne tilbuddet.

Debat om alle de problemer og betænkeligheder vores medlemmer har givet udtryk for.

Håber det kan afklares lørdag.

2 Generalforsamling:

Bestyrelsen foreslår Marianne Olesen som dirigent og Lene Larsen som referent.

Vi spørger Peter Lauritsen om hjælp til indskrivning.

Fredag mødes de bestyrelsesmedlemmer der kan kl. 15.00 og klargører lokalet.

Lørdag mødes vi kl. 8.30 og laver kaffe m.m.

3 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Godkendt uden kommentarer.

4 Opsamling fra sidste møde:

Intet:

5 Nyt fra formanden:

A App til alarm systemet:

Thomas og Anders vil gerne have denne app.

B Klage over musik i fælleshuset:

Michael svarer på klagen.

C Vurderinger efter 1. juli:

Der blev valgt 3 vurderingsfolk på vores generalforsamling i Marts måned.

De mangler alle kursus og er derfor ikke i stand til at varetage opgaven.

Vi indkalder Marianne Olesen til et møde vedr. fremadrettet vurderinger i Virkelyst.

Der er lukket for vurderinger i juli måned.

6 Nyt fra kassereren:

Intet nyt. Mustafa er fraværende.

7 Nyt fra Have- og vejudvalget:

1. 10 juli tjekkes for hækkeklipning samt for ukrudt v. hæk + p-pladser.

Ved for høje og brede hække, henstiller vi til at det bringes i orden til efterårs klipningen.

8. Nyt fra vandudvalget:

Intet nyt.

9 Arrangementer:

Sct. Hans festen vellykket overstået.

Sommerfest:

Indbydelse:  Michael og Kirsten.

Invitation over facebook, på mail, i infokasser.

Betaling ved tilmelding.

Indbetaling over foreningens mobil pay.

Frivillige søges til hjælp med praktiske arb. opgaver.

Alle kommer med 1 – 2 retter til flere personer end man selv er i familien.

Foreningen sørger for frikadeller og falaffel.

10 Evt.

Birgit holder ferie i ugerne 30 – 31 – 32 – og 33.

Conny vil gerne vikariere.

Referent Kirsten Sørensen.

Referat bestyrelsesmøde d. 14. juni 2023.

Tilstede:   Michael, Mahmoud, Kim, Anders, Mustafa, Kirsten, Marlene og Bente.

Afbud:      Thomas.

Dagsorden:

0 Snak om låne tilbud fra Nordea:

Gennemgang af låne tilbud v. Mustafa.

Foreningen 750.000 kr.

Lån Nordea 5.500.000 kr.

Ydelse pr. kvartal  126.800 kr.

Løbetid 20 år.

Medlemmernes ydelse ca. 170 kr. pr. md. Incl. Renter.

Ydelsen starter fra den dag, hvor byggekreditten bliver til lån.

1 Telefonmøde med Michael Randropp (nordea kontakt):

Afholdt telefonmøde med Michael Randropp fra Nordea.

Gennemgang af lånetilbud.

Afklaring af div. Spørgsmål vedr. lånet.

Aftalt at vi indkalder til ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 1. juli i fælleshuset.

2/3 af vores 271 medlemmer skal stemme for lånetilbuddet, hvis det skal godkendes på denne generalforsamling.

Ellers skal det behandles på endnu en ekstraordinær generalforsamling.

Vi booker fælleshuset til afholdelse af 2. ekstraordinære generalforsamling lørdag d. 29. juli.

Michael og Kim laver indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i morgen torsdag.

Mahmoud sender indkaldelse til medlemmerne fredag.

2 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

3 Opsamling fra sidste møde:

A Forretningsorden for bestyrelsen:

Udleveret forslag til revideret forretningsorden.

Kirsten færdiggør denne så den ligger klar til endelig godkendelse og underskrift på næste møde.

B 2 havers vandforbrug:

Michael og Mustafa tjekker med bank vedr. betaling af vandforbruget i den ene have. Betalingen fremgår ikke af vores regnskab.

4 Nyt fra formanden:

A Alarmsystemet:

Det virker nu.

B kopimaskinen:

Problemer med scanning og kopiering af sæt.

Mustafa kontakter Torp it.

C Nordea:

Drøftet under pkt. 0 og 1.

D Kaffemøde i vurderingsudvalg:

E Ekstra hjertestartere:

Forslag til generalforsamlingen.

F Klage over nabo:

Modtaget en klage over larm og støj fra nabo have.

Bestyrelsens holdning er at det må forsøges løses de involverede imellem.

5 Nyt fra kassereren:

Efterlyser i banken vedr. betaling for vandforbrug. Iflg. have lejers kvittering er denne betalt af banken d. 22. juni.

Ved betaling af vurdering af haver som vi skal sælge, skal kredsen sende faktura til Mustafa, som så betaler.

Liste med opsigelse af have lejemål gennemgås.

6 Have- og vej udvalg:

Hække tjekkes for klipning ca. 1 uge efter Sct. Hans.

7 Vandudvalget:

Har skiftet 2 vandmålere og et par stophaner.

Vedr. installering af toiletvognen, afventer vi at entreprenøren har tid.

8 kommende arrangementer:

5 bestyrelsesmedlemmer deltager.

Foreningen giver i lighed med foregående år et tilskud til festen.

Intet bål pga. brandfare.

Kirsten laver opslag på facebook og infotavler.

Michael laver opslag på hjemmesiden.

Sommerfest drøftes og planlægges på næste møde.

9 Evt.:

Mustafa foreslår at medlemmerne kan bruge foreningens havemand.

Dette kræver selvfølgelig havemandens accept.

Næste møde onsdag d. 28. juni kl. 15.30.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 30. maj 2023

Tilstede:        Michael, Anders, Mahmoud, Mustafa, Kim og Kirsten.

Afbud:           Thomas, Bente og Marlene.

Dagsorden

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet er godkendt og underskrevet.

2 Opsamling fra sidste møde:

A Revideret Forretningsorden:

Kirsten efterlyser et elektronisk eksemplar af den nuværende forretningsorden.

Mahmoud finder den og sender til Kirsten. Forretningsorden i revideret form ligger klar på næste møde.

B Tilbagemelding to have lejere vedr. vandforbrug i 2022:

Den ene have lejer har betalt sit vandforbrug. Vi mangler at høre fra den anden have lejer.

C Gavekort til Jack Fejerskov og Chalotte Olsen:

Thomas, Mahmoud og Michael har afleveret gavekort til Chalotte.

Mangler at aflevere til Jack, da han ikke er truffet i haven.

D Vedligeholdelse af veje:

Karsten Glashøj har kørt vejene over med riven en gang.

Han mener det ville være godt med en tromle.

Foreningen har en vejtromle, Michael giver besked til Karsten.

E Ejerforhold to haver:

Er bragt i orden sidste mandag på kontoret.

3 Nyt fra formanden:

A  Alarmsystem:

Vores alarm system virker ikke.

Michael har kontaktet Bagger låse og alarm. De har ikke registreret en service aftale vedr. systemet hos dem. (Mustafa undersøger dette).

Michael ringer til Bagger i morgen og får dem til at komme og tjekke alarmsystemet.

B Kopimaskinen:

Adskillige problemer med kopimaskinen. Michael har kontaktet Torp it.

En medarbejder har været og rense og tjekke kopimaskinen.

Maskinen virker nu. Michael har bedt om et tilbud på ny formands PC stationær på kontoret.

C Ophævelse af lejemål:

Foreningen har med fuldmagt fra 2 have lejere, lov til at sælge disse 2 haver i foreningen.

D Vandafregninger i 2 haver:

Den ene have lejer har betalt sin regning. Vi mangler at høre fra den anden have lejer.

E Nordea:

Alt vedr. bank i forbindelse med formandsskifte er nu på plads.

Michael kontakter banken i morgen onsdag for aftale om møde vedr. lån til finansiering af nyt vandprojekt.

Registrering på Virk:

Mustafa er som den eneste registreret på Virk:

Bestyrelsen besluttede at både Formand og Kasserer skal registreres på Virk, da det er dem der tegner foreningen ud af til.

F Jura kursus (hovedforbundet)

Alle bestyrelsesmedlemmer incl. Vores 2 suppleanter er tilmeldt Jura kursus i efteråret på hotel Scandic Hvidovre. Alle får tilsendt skriftligt materiale når vi nærmer os kursets afholdelse.

G Kaffemøde i kredsen vedr. vurderingsfunktionen.

Onsdag d. 31. maj kl. 18.30 er der indkaldt til kaffemøde vedr. vurderingsfunktionen i haveforeningerne i Ringsted kommune.

Michael og Mahmoud deltager.

I referatet fra Repræsentantskabsmødet står, at vurderingerne går tilbage til de enkelte haveforeninger, gældende fra d. 1. juli 2023.

Debat om hvordan vi fremadrettet ønsker vurderingsfunktionen.

Vi er enige om at vi ønsker vurderingen tilbage til Virkelyst.

Vi foreslår en pris pr. vurdering på 800 kr. 200 kr. pr. vurderingsperson + 200 kr. til foreningen.

Hvis vores vurderingsfolk skal hjælpe andre foreninger og bruge vores kontor skal der betales for det.

4 Nyt fra kassereren:

A haveindbetalinger:

Der mangler stadig en del haveleje indbetalinger. Mustafa laver endelig afstemning vedr. have indbetalinger og sender til os. Laver også en liste over haver der står til opsigelse.

B Mobil Pay:

Mustafa har søgt om oprettelse af mobil pay til foreningen.

Han forventer det hurtigt er på plads.

C Betalingsservice:

Mustafa har søgt om oprettelse af betalingsservice til foreningen.

Dette giver vores medlemmer mulighed for at tilmelde have leje betaling til betalingsservice.

D Oplæring af Bente i Kassererposten:

Mustafa forsøger at finde tid til samarbejde med Bente vedr. oplæring i brug af Kolonix systemet.

5 Havesalg, vurderinger m.m.

Et havesalg i torsdags.

2 havesalg på torsdag d. 1. juni.

13 haver til tjek før vurdering.

Problemer med printer og scanning er forhåbentlig i orden nu.

6 Nyt fra have – og vej udvalg:

Forslag om opstramning vedr. tjek af haver og veje laves til næste generalforsamling. (ordensregler/ Vedtægter).

Ingen afklaring vedr. nyplantning af træer langs Køgevej.

7 Nyt fra vandudvalg:

A toiletvognen:

Toiletvognen er leveret. Kim mødes med Thomas Petersen torsdag formiddag for aftaler vedr. installation og flytning m.m.

B Vandprojektet:

Michael kontakter banken i morgen onsdag.

Tidsperspektivet er vigtigt – tilbud fra entreprenør gælder frem til d. 1. august 2023.

8 Nyt vedr. Fælleshuset:

Intet nyt.

9 Tilmeldinger til Fælles arbejdsdag:

Kirsten har ikke modtaget så mange tilmeldinger som ønsket.

Arbejdsopgaverne er aftalt.

Tilmelding til spisning er aftalt med Birgit.

Kirsten bestiller morgenbrød og Kim henter det lørdag morgen.

10 Sct. Hans festen:

Teltet sættes muligvis tidligere op end planlagt. Kim og Anders har planer om at lave en lille scene til musikerne.

Ellers ikke noget nyt siden sidste møde.

11 Sommerfesten:

Start kl. 13.00

Spisning kl. 14.00  (Buffet muligvis fra Kokken og Jomfruen) (Kirsten undersøger priser).

Musik fra kl. 15.00 (Michael giver besked til musikere).

Velkomstdrinks giver foreningen.

Deltagere skal betale pris for mad.

Nærmere planlægning på de næste møder.

Sluttidspunkt ?

Michael sørger for ansøgning om udskænkning.

12 Vejbump:

Kim indhenter tilbud på etablering af vejbump på Fuchsiavej og Anemonevej.

13 Evt.

Intet.

Næste møde afholdes onsdag d. 14. juni kl. 18.00.

Brød og pålæg serveres under mødet.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. maj 2023

Tilstede:     Michael, Mahmoud, Mustafa, Thomas, Anders, Kim, Kirsten, Marlene og Bente.

Ordstyrer:  Michael

Referent:    Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra sidste møde:

a Revidering af forretningsorden:

Enige om at revidere Forretningsorden for bestyrelsens arbejde efter den nuværende praksis, vedr. venteliste og salg af haver.

Kirsten renskriver.

B Tilbagemelding til to have lejere vedr. vandforbrug 2022:

Michael Davidsen sender brev til begge have lejere vedr. bestyrelsens afgørelse.

C Gavekort til Jack Fejerskov:

Thomas køber gavekort til Jack, som tak for hans indsats vedr. nyt vandprojekt.

Thomas køber også gavekort til Chalotte Olsen (tidligere formand), som tak for hendes store indsats i foreningen.

Formand Michael Davidsen og næstformand Mahmoud Elawad sørger for at aflevere gavekort til dem begge.

D Vedligeholdelse af veje:

Karsten Glashøj A-44 har sagt ja til opgaven med vedligeholdelse af vejene i foreningen. Der er indkøbt nyt batteri til traktoren.

E Ejerforhold to haver:

Michael sender brev til ejeren af de to haver.

Lejeforholdet skal bringes i orden nu, ellers opsiges det ene lejemål, der gives en frist på 14. dage.

3 Nyt fra formanden:

Michael har afholdt møde med Mustafa på kontoret vedr. Kolonix og hjemmesiden.

Michael har lavet nogle ændringer på hjemmesiden. Det skal nok blive godt lidt efter lidt.

Michael ønsker at få overblik over alt hvad der foregår i foreningen også økonomien.

Debat om regnskab og bogføring i forlængelse af kasserer kursus i weekenden som Bente og Michael deltog i.

Alle bestyrelsesmedlemmer deltager på Jura kursus i oktober måned.

Michael sørger for tilmelding af alle.

Michael sørger for af søge spiritus bevilling til Sct. Hans arrangementet samt til sommerfesten.

4 Tegningsberettigede:

Ifølge vores vedtægter er det formand Michael Davidsen og kasserer Mustafa Akgun der er tegnings berettigede for foreningen.

5 Nyt fra kassereren:

Vi fik udleveret regnskabsrapport for drift regnskab.

Debat om forbrug. Alt ser fornuftigt ud.

Ca. 18 have lejere mangler at betale deres haveleje. Der er udsendt rykkere med rykkergebyr.

Debat om hvor stort beløb foreningen kan skyde i det nye vandprojekt.

6 Havesalg vurderinger m.m.:

Der er pr. dags dato solgt en have. Der er yderligere to haver der sælges i den nærmeste fremtid.

Tre haver er til vurdering for salg.

Foreningen står for salg af en have, på lejerens foranledning ved fuldmagt.

7 Nyt fra have- og vej udvalg:

Thomas, Anders og Marlene har tjekket for ukrudt på p-pladser og foran hække på Fuchsiavej, Anemoneven og Gladiolusvej.

Der er sendt mail til 29 have lejere.

En uge efter Sct. Hans tjekkes resten, samtidig med tjek af hækklipning.

Thomas holder ferie fra 1. juni og tre uger frem.

Thomas foreslår vedtægtsændring til næste generalforsamling, med faste tidspunkter for tjek af haver m.m.

Der er foretaget beskæring af træer rundt om pladsen og andre steder i foreningen, således det er muligt at komme rundt med større biler.

Thomas, Anders og Michael har mødtes med en medarbejder fra kommunen vedr. beskæring og fældning af træer langs med Kildemarken og Køgevej.

De skal mødes endnu en gang. Thomas forsøger at næste møde kan blive efter hans ferie.

Ringsted Forsyning er kontaktet af Thomas, efter henvendelse fra have lejere på Åkandevej vedr. erstatning af hække og beplantning, der er beskadiget på grund af vandsprængning i pumpehuset.

Forsyningen vil ikke erstatte hække og planter.

Thomas vil nu bede om et møde med Forsyningen. Vi mener helt klart at skaderne skal erstattes af deres forsikring.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Ny toiletvogn:

Toiletvognen er bestilt og betalt (pæn rabat).

Den bliver leveret når vognmandsstrejken er afblæst.

Den gamle toiletvogn bliver stående og kan bruges pinsen over.

Kim har tjek på det resterende arbejde med tilslutning til tank, installation af el og vand.

B Nyt vandprojekt:

Vi fik uddelt materiale vedr. lånefinansiering af projektet.

3 forslag fra Rådgiveren, samt 1 forslag fra Kim Melgaard.

En samlet bestyrelse vælger forslag 2, der indeholder brug af opsparing + fælles lån.

Michael, Mustafa, Kim og Anders arbejder hurtigt videre med finansiering af projektet/møde med bank.

Finansiering skal være på plads inden 1. august, hvor tilbuddene udløber.

9 Nyt vedr. fælleshuset:

Kirsten har revideret ordensreglerne vedr. udlejning, som aftalt på sidste møde.

Der har ikke været så mange udlejninger, som sidste år.

10 Planlægning af kommende arrangementer:

A Planlægning af fælles arbejdsdag lørdag d. 10. juni:

Kirsten står for den praktiske planlægning.

Aftaler vedr. forplejning med Birgit.

Bestiller morgenbrød, Kim henter efter aftale.

Sørger for opslag på facebook samt i infokasserne.

Arbejdsopgaverne afhænger af tilmeldinger.

Vores ønsker til arb. opgaver er følgende:

Hækkeklipning rundt om pladsen v. fælleshuset.

Hækkeklipning rundt om grunden v. traktorhuset.

Rense for ukrudt på højen ved p-pladsen på Fuchsiavej.

Rengøre de små flagstænger ved fælleshuset.

Maling af traktorhuset.

B Planlægning af Sct. Hans fest d. 23. juni:

Bankofuglen står for planlægning og afvikling af alt vedr. spisning, salg af drikkevarer og musik.

Foreningen giver et tilskud til musik på 6.000 kr.

Foreningen bestiller øl og vand hjem og Bankofuglen afregner med os efterfølgende for drikkevarer.

Foreningen v. Kim Melgaard og Anders elektriker og nogle frivillige hjælpere står for alle udendørs forberedelser.

Opsætning af telt, klargøring til bål, vandslanger og kulørte lamper m.m.

Kim siger til, hvis der er brug for hjælp fra os andre.

Have lejere kan aflevere rent brændbart materiale på bålet ca. en uge før, hækafklip og andet grønt haveaffald må ikke komme på bålet.

C Planlægning af sommerfest d. 12. august:

Michael kontakter Strøgorkesteret for musik.

Yderligere planlægning på vores næste møde.

11 Sommerferie lukning af kontoret:

Vi fastholder tidligere beslutning om sommerferie lukning af kontoret i juli måned.

Sidste mandag med kontoråben før sommerferien, er mandag d. 26. juni.

Første mandag med kontoråben efter sommerferien er mandag d. 7. august.

Planlægning af vagtplan for kontoråbent frem til d. 26. juni.

12. Evt.:

Debat om etablering af Vejbump.

Der er stadig alt for mange, der kører alt for hurtigt på vores veje.

Kim Melgaard undersøger en midlertidig løsning vedr. etablering af vejbump.

Næste møde afholdes tirsdag d. 30. maj kl. 18.00

Referent Kirsten Sørensen… Læs hele beskrivelse...

Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 13. april 2023

Tilstede:  Michael, Mahmoud, Anders, Thomas, Kim, Kirsten, Bente og Marlene

Afbud:  Mustafa

Ordstyrer:  Mahmoud

Referent:  Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af Referat:

Referater fra de sidste to møder blev godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra generalforsamling:

Kirsten informerede om modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet er indsat i mappen på kontoret, samt digitalt i mappe på pc.

Vi mangler underskrift fra dirigent Per Flor.

Kirsten har revideret ordensreglerne, med de ændringer der blev vedtaget på generalforsamlingen.

3 Verserende sager:

Byretten i Roskilde har afsagt dom i sag mod et medlem af foreningen.

Dommen er til sagsøgtes fordel, det vil sige at foreningen har tabt sagen.

Efter gennemlæsning af sagens akter har bestyrelsen i samarbejde med Kredsen og vores advokat, valgt at anke sagen, da dommen er afsagt på baggrund af manglende og ukorrekte oplysninger/vidneforklaringer.

4 Nyt fra formanden:

Velkommen til vores nye formand Michael Davidsen, der blev valgt på vores ekstraordinære generalforsamling søndag d. 2. april.

Gældende forretningsorden for bestyrelsens arbejde blev udleveret til alle.

Mahmouds forslag til ændringer i forretningsordenen blev ligeledes uddelt til alle.

Materialet læses igennem og behandles på næste møde.

Information om at Hovedforbundets bestyrelses vejledning er udskrevet og sat i Mappe på kontoret.

Kontakt til bank vedr. formandsskifte i foreningen, hævekort m.m.

Mahmoud og Michael sørger for Kontakt til banken, udfylder div. Papirer.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal på næste møde medbringe Id med foto (pas eller kørekort).

Michael får udleveret hævekort i dag.

4 b Gennemgang af bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder:

Mahmoud:

Næstformand

Indberetning og registrering af nye medlemmer, i foreningens system samt til Hovedforbund.

Salg af haver i samarbejde med formand. Fremadrettet er det Michael og Mahmoud der står for havesalg. Have salg foregår altid på kontoret torsdage kl. 16.00. Åbent hus er altid på søndage.

Tjek af hus og have inden vurdering v. ønsket salg af have. Fremadrettet er Marlene med på denne opgave og Kim er ekstra med ved behov. Der skal altid være 2 bestyrelsesmedlemmer på denne opgave. Tjek af hus og have foregår altid på onsdage.

Mahmoud har udarbejdet vejledning for vurdering og havesalg.

Ansvarlig for opdatering af hjemmesiden.

Thomas, Anders og Marlene:

Have- og vejudvalg

Thomas:

Facebook administrator

Opsætning af info i infotavler.

Bestilling af øl og vand.

Bestilling af tømning container.

Anders:

Venteliste.

Anders og Kim:

Vandudvalg – ansvarlige for åbning og lukning af vand, samt for rep. på vandsystemet.

Nyt vandprojekt.

Kim:

Ny toiletvogn.

Kirsten:

Fast referent til møder.

Info til infokasser.

Facebookadministrator.

Info på facebook.

Fælleshus – udlejning og drift.

Bestyrelsesansvarlig for madklubben.

4 c Revision af bestyrelsesliste:

Kirsten sørger for dette.

Tilføjer Michael som formand med kontaktoplysninger. Michael ønsker forenings telefon og fast telefontid. Kan altid kontaktes på formandsmail.

5 Nyt fra kassereren:

Mustafa var ikke tilstede på mødet.

Vi beder om at få tilsendt Regnskabsrapport til næste møde.

Michael beder Mustafa om at få et kursus i brug af hjemmesiden.

6 Nyt fra næstformand:

Vedr. Jurakursus. Alle bestyrelsesmedlemmer tilmeldes jura kursus gennem Hovedforbundet  senest d. 22. oktober. Kurset afholdes på Scandic i Hvidovre d. 25. november kl. 9.00 – 16.00.

Bente er tilmeldt kasserer kursus i Maj måned. Michael vil gerne deltage sammen med Bente.

Forsøger at få tilmeldt Michael selv om fristen er udløbet.

Der skal tjek på ejerforhold i 2 af vores haver. Formand og næstformand sender mail til have lejer.

Mahmoud har opdateret hjemmesiden med bestyrelsesreferater. Mangler ref. Fra generalforsamlingen. Der er problemer med info siden.

Michael overtager fremadrettet ansvaret for opdatering af/på hjemmesiden.

7 Nyt fra have- og vejudvalg:

Thomas aftaler med gartner vedr. beskæring af træerne rundt om pladsen.

Thomas aftaler vedr. sprøjtning for ukrudt på særlige steder hurtigst muligt.

7 b Vedligeholdelse af vores veje:

Debat om vi selv kan sørge for vedligeholdelse af vejene i perioden frem til arbejdet med det nye vandprojekt er afsluttet.

Vi har forespurgt Karsten F. om han vil/kan påtage sig opgaven.

Michael kender en anden Karsten som muligvis kan hjælpe med opgaven.

Vi arbejder videre med denne løsning, måske skal vi have bestilt noget vejgrus hjem til opfyldning af de værste huller. Kan evt. lægges på p-pladsen på hjørnet af Fuchsiavej og Anemonevej.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Vandregnskab for 2022:

Vi har modtaget klager over vandforbruget i 2 haver.

Aflæsning af målerne i begge haver stemmer med de tal der er indtastet i regnskabet.

Kim har skiftet målerne i begge haver og der er lavet kontrolmålinger på begge målere.

Begge målere virker korrekt ved kontrolmålingen.

Vi har derfor ikke andre muligheder end at bede de to have lejere om at betale deres vandregning.

Vandforbrug er pengepligtig ydelse og skal betales til foreningen.

Det er have lejeres ansvar at tjekke om vandmåleren i haven virker.

Det kan gøres ved at åbne for stophanen og tjekke om måleren tæller når der ikke bruges vand i haven. Hvis den tæller kan der være en eller flere utætheder i vandsystemet inde i haven.

B Status på nyt vandprojekt:

Kim gav en opdateret status på det nye vandprojekt.

Vi fik alle udleveret div. Materiale vedr.:

Oplæg til entreprisekontrakt.

Følgebrev til udbudsmateriale.

Entreprisekontrakt.

Valg af entreprenør m.m.

Vi har modtaget tilbud fra 3 entreprenører. Alle tilbud er uden moms.

Efter anbefaling fra Anders Clausen, vores konsulent er valgt det billigste tilbud fra Karise anlæg.

Bestyrelsen er enige om at det er vores formand og kasserer der tegner foreningen ud af til i økonomiske forhold.

Vi er ligeledes enige om at ved entreprisekontakten er det formanden og Kim der er ansvarlige.

Kim sørger for videresendelse af bestyrelsesliste, samt dette referat til konsulent Anders Clausen.

Brev sendes til Jack. Tak for hans store hjælp med opstart af vandprojektet.

Formand og næstformand sørger for indkøb af et gavekort og blomster.

C Indkøb af og installering af ny toiletvogn:

Kim har reserveret en toiletvogn pris 66.250 kr. + transport.

Kim sørger for det videre arbejde med endelig bestilling og transport og opsætning m.m.

Den gamle toiletvogn rengøres og åbnes indtil ny vogn er installeret.

Der åbnes for vandet lørdag d. 15. april.

9 Fælleshuset:

Der har været problemer med overholdelse af ordensregler for udlejning i nogle tilfælde, der er også blevet affyrer en del fyrværkeri ved en enkelt udlejning.

Kirsten laver opstramning på ordensreglerne for udlejning. De udleveres fremover til lejere ved betaling af depositum, hvor de bliver bedt om at underskrive for modtagelse af disse.

De bliver orienteret om at det er deres ansvar, at deres gæster overholder reglerne i foreningen.

Fremadrettet er der ifølge rygeloven indført rygeforbud på kontor og i fælleshuset.

10 Evt.

Intet under evt.

Næste bestyrelsesmøde er aftalt til tirsdag d. 16. maj kl. 15.30

Referent

Kirsten Sørensen

 … Læs hele beskrivelse...

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.

Afbud:      Peter.

Ordstyrer:   Chalotte.

Referent:    Kirsten.

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet ligger ikke klar til godkendelse, derfor godkendes det på næste møde.

2 Nyt fra formanden:

A Veje:

   Opsummering af problemerne med vores vejes tilstand efter opgravning til el- installation.

   Siden sidste møde et vejene nu i en meget bedre stand efter at Skj maskinudlejning har været og 

   Arbejdet på dem med vejhøvl og tromle lige før jul.

  Problemet er nu at få fjernet jordbunken bag ved værkstedet, samt få ordnet p-pladserne.

  Vi har haft kontakt med Cerius, det er uafklaret hvem der skal sørge for at fjerne jordbunken.

 Entreprenøren (Lasse) mener ikke han skal lave mere arbejde for de regninger der er udsendt. Hvis han skal lave mere, koster det ekstra.

 Mustafa kontakter Lasse og forsøger at afslutte sagen med ham.

Søren fra Skj maskinudlejning deltog i næste del af mødet og gennemgik problemerne med vejene med os.

Vi har aftalt med Søren at han sender et aftalepapir til os om fast vedligeholdelse af vores veje, samt hvad arbejdet indeholder. Søren vurderer at de i starten skal køre og påfylde m.m. ca. 6 – 8 gange pr. år i gennemsnit. Vi aftalte endvidere at vi skal bestille 1 læs grus (stigrus – leret vejgrus)

Hos vognmand Steen Hansen. Grus bunken lægges på p-pladsen v. toiletvognen. Et sted hvor den ikke er til gene for parkering.

Thomas og Peter er vejansvarlige. Kontaktperson i forhold til Søren Skj udlejning er Thomas.

3 Nyt fra næstformanden:

   Der er solgt en have d. 23. december. Dette udenfor ventelisten da ingen på listen var

   Interesserede.

   Pt er der 13 personer på vores venteliste.

   Opskrivning på ventelisten for det nye år er den første søndag i april måned.

   Max. Antal på ventelisten iflg. vores regler er 25.

C Registrering af nye medlemmer til hoved forbundet:

   Der er fra bestyrelsens side sket en fejl i forbindelse med registrering af nye medlemmer til

   Hovedforbundet.

   Chalotte og Mahmoud retter op på dette.

D byggevedtægter:

   Nye byggeregler er gældende fra 1. januar 2022. Afventer endelig enighed mellem Kreds og

   Kommune.

4 Nyt fra kassereren:

   Regnskab driftskonto:

   Medlemmer af bestyrelsen efterlyser skriftlig regnskabsrapport for år 2021 fra kassereren.

   Regnskabsrapporten skal gennemgåes og godkendes af bestyrelsen inden udsendelse til

   Medlemmerne før generalforsamlingen. Budgetlægning for år 2022 laves på samme møde.

   Mustafa laver denne hurtigst muligt.

   Vi afsætter vores næste møde til dette arbejde. Kirsten kopierer div. Papirer til brug for arbejdet

   Med budgetlægning.

5. Generalforsamling:

    Generalforsamling afholdes søndag d. 27. marts i fælleshuset.

   Sidste frist for modtagelse af forslag til behandling på generalforsamlingen er ifølge vores

   Vedtægter 60 dage før generalforsamlingen. Dette meldes ud til vores medlemmer på mail.

   Sidste frist for medlemmernes modtagelse af indkaldelse til generalforsamlingen er ifølge

   Vedtægterne 30 dage før afholdelse.

   Regnskabsrapport for 2021, budget for 2021, samtlige forslag fra medlemmer og bestyrelse skal

   Medsendes som bilag til indkaldelsen.

6. Vandregnskab for år 2021.

    Vandregnskabet for år 2021 skal så snart årsopgørelsen modtages fra forsyningen udarbejdes.

   De enkelte medlemmere andel af forbrug samt fordeling af evt. vandspild skal påføres fakturaen

   For 1. halvårs leje.

Næste møde afholdes lørdag d. 22. januar kl. 12.00.

Referent Kirsten.… Læs hele beskrivelse...

Tilstede:     Anders – Thomas – Chalotte – Mustafa – Mahmoud og Kirsten

Afbud:     Peter

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra de sidste 2 møder:

   Godkendt uden kommentarer.

2 Samarbejde med kredsen:

   Lene Larsen (medlem af kreds bestyrelsen) deltog under dette punkt.

   Bestyrelsen har på flere tidligere møder drøftet forskellige uenigheder i forhold til vores

   Samarbejde med Kredsen. Uenighederne opstår ofte i forhold til at tolke og håndhæve

   Byggeregler og lovliggørelse v. vurderinger.

   Vi fremsatte vores spørgsmål til Lene, som tager dem med videre til kredsformand Nikolaj

   Winther . 

   Bestyrelsen ønsker som udgangspunkt at have et godt samarbejde med Kredsen, hvor vi

   Arbejder ud fra fælles fodslag og fælles forståelse af de regler vi arbejder ud fra.

   Som eksempel mener bestyrelsen at de gamle byggeregler må være gældende frem til nye

   Byggeregler er godkendt og dermed gældende. Vi mener ikke det er i orden at Kredsen melder

   Ud at der ikke kan godkendes byggeansøgninger før de nye regler er godkendt.

   Vi er udmærket klar over at vi skal overholde gældende love og regler, men oplever ofte at det set med vores øjne er småting og petitesser der skaber uenighed og giver problemer i

   Lene tager div. Eksempler og spørgsmål med tilbage i Kredsregi og giver os en tilbagemelding.

3 Drøftelse af besked om bestyrelsesmedlem der trækker sig fra bestyrelsen:

   Peter Sørensen har i dag pr. mail meddelt at han trækker sig som bestyrelsesmedlem pr. dags

   Dato af personlige årsager.

   Vi tager selvfølgelig hans beslutning til efterretning og indkalder 1. suppleant Kim Melgaard til at

   Deltage i bestyrelses arbejdet frem til generalforsamlingen d. 27. marts.

4 Gennemgang af årsregnskab for 2021:

   Mustafa har udarbejdet regnskabsrapport / Drift regnskab for år 2021.

   Vi gennemgik rapporten punkt for punkt, ud fra de hovedkonto han har fordelt regnskabet på.

   Debat om hvad de enkelte konti indeholder. Vi ønsker en større synliggørelse af hvad nogle af

   De enkelte konti indeholder. Bestyrelsen ønsker en større synliggørelse af hvad de enkelte konti

   Indeholder.

   Bestyrelsen er ligeledes enige om at det er nødvendigt at tilføje nogle under konti i regnskabet,

   Særlig under kontoen foreningens drift og under kontoen fester og spisning.

   Bestyrelsen er enige om at budgettet for 2021 skal fremgå af regnskabsrapporten, ligesom vores

   Budgetlægning for det kommende år (2022) skal medtages.

   Det har været lidt problematisk at de første 3 måneder af regnskabet er bogført i et regnskabs

   Program og resten af året er bogført i et nyt bogføringsprogram.

   Årets samlede resultat viser et overskud på 326.053 kr.

   Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer i opstillingen som

   Bestyrelsen er enige om.

5 Udarbejdelse af budget for det kommende år (2022).

   Det foreløbige arbejde med budgetlægningen fremgår af et internt arbejdspapir for bestyrelsen.

   Det færdige arbejde vil fremgå af regnskabsrapporten der udsendes sammen med indkaldelsen

   Til generalforsamlingen.

Næste møde for den samlede bestyrelse er aftalt til d. 19. februar kl. 14.00.

Bestyrelsen undtaget Mustafa mødes igen onsdag d. 26. januar kl. 14.00 og arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamllingen  (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab så hurtigt som muligt. Vi efterlyser årsopgørelse fra Forsyningen.

Referent Kirsten… Læs hele beskrivelse...

Afbud: Ingen alle tilstede

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet fra vores arbejdsmøder op til generalforsamlingen godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra formanden:

2 a Generalforsamling konstituering:

Velkommen til Kim i bestyrelsen

Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

Chalotte Olsen Formand

Mahmoud Elawad Næstformand

Mustafa Akgun Kasserer

Øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Kirsten Sørensen referent

Thomas Lauridsen

Anders Hansen

Kim Melgaard

Fordeling af ansvarsområder:

Fælleshus – udlejning m.m.                     Kirsten

Have og vej.                                              Thomas og Anders

Vand.                                                        Anders og Kim

Havesalg.                                                  Chalotte og Mahmoud

Hjemmesiden                                           Mahmoud og Kirsten

Værksted + udearealer.                            Thomas

Tjek af haver inden vurdering.                 Mahmoud og Chalotte og Thomas

Venteliste.                                                Anders

Referent                                                   Kirsten

Info til infokasser + facebook                   Kirsten og Thomas

Opsamling fra generalforsamling:

Modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet ligger til underskrift af formand og dirigent.

Sættes derefter i mappen og offentliggøres på hjemmesiden.

Debat om spørgsmål på generalforsamlingen vedr. Mustafas regnskabs system.

Rettigheder og support m.m.

Alle enige om at generalforsamlingen gik til ug.

På næste møde opsamles de punkter fra generalforsamlingen vi skal arbejde videre med.

f.eks. forslag fra medlemmerne.

2 b  Kontorvagt skema:

Vi fordelte kontorvagterne til og med juni måned 2022.

Kirsten renskriver og udsender til bestyrelsen samt i vores kasser i papirform. et eksemplar ophænges på kontoret.

2 c  Ekstraordinær generalforsamling:

Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne skal ifølge vores regler vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Alle forslag blev godkendt af et flertal på den ordinære generalforsamling og sendes nu ud som bilag til endelig godkendelse på den ekstraordinære generalforsamling der afholdes onsdag d. 20. april kl. 19.00 i fælleshuset.

Chalotte og mahmoud sender indkaldelse ud både på mail og post. 

2 d Opdateringer i fælleshuset:

Besluttede at indkøbe ny vaskemaskine til fælleshuset. Den gamle vasker ikke rent og kan ikke kogevaske.

Indkøb af ny industri kaffemaskine til fælleshuset.

Indkøb af nyt køleskab til kontoret. (spare på el).

Ovenstående indkøb er Chalotte og Thomas ansvarlige for.

Mustafa bestiller musikanlæg + Pc til fælleshuset (til projektor).

Mustafa har indkøbt 1 stk. Wifi forlænger til fælleshuset.

Chalotte og Birgit kører til Ikea og opfylder med div. service der mangler i fælleshuset.

(glaskander – glaskarafler – vaser – viskestykker m.m.

2 e Sag om ulovligt byggeri:

Sidste info om sagen.

3 Nyt fra næstformand:

Der er pt 5 – 6 haver på vej til vurdering og salg.

Det er et stort arbejde for foreningen at tjekke alt for ulovligheder og klargøre papirer inden disse sendes videre til kredsen til vurdering.

Opdatering af hjemmesiden:

Kirsten kommer på som medansvarlig for hjemmesiden sammen med Mahmoud.

Udlejning af fælleshuset, datoer slettes på hjemmesiden efter ønske fra Kirsten.

Kirsten renskriver nye lister med info til hjemmeside og info kasser.

4 Nyt fra kassereren:

Bestyrelsesliste kontakt oplysninger. Mustafa ønsker at få Finans mailen på listen til medlemmerne og ikke sin private. Som bestyrelse benytter vi stadig hans private mail.

Modtaget elregning på ca. 19.000 kr. for et kvartal.

Vi er nødsaget til at kikke på hvor vi fremadrettet kan spare på el med de store prisstigninger der er pt.

eks. tjekke om vi har led pærer i vores lamper, skrue ned for varmen på kontoret når det ikke bruges. Huske at slukke for køleskabe og fryser i fælleshus når det ikke er lejet ud m.m.m.

Enige om at hæve prisen for udlejning af fælleshuset pr. 1. april.

Leje i en Weekend hæves fra nuværende 1.400 kr. til 1.800 kr.

Endagsleje hæves fra nuværende 600 kr. til 700 kr.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal blive bedre til at bruge økonomisystemet i stedet for pengekassen.

Vi opsiger Winkas systemet i løbet af de næste måneder, når vi er sikre på at alt hvad vi skal bruge er overført til det nye system.

Forslag om at spare på kopimaskinen. Mustafa Undersøger priser på køb af egen kopimaskine.

Alle gamle it abonnementer undersøges ubrugte opsiges m.m.

Hjemmesiden skal flyttes.

Økonomisystemet – foreningen får adgang til systemets server.

6 a Div. opslag til infokasser og hjemmeside:

Kirsten renskriver opslag – herunder ny bestyrelsesliste – liste over ansvarsområder m.m.

6 b Renskrivning af reviderede ordensregler. vedtaget på generalforsamlingen.

Kirsten renskriver og sørger for at disse kommer på hjemmesiden.

6 c Aftale møde ang. bogføringskonti.

Møde aftalt til søndag d. 3. april efter opskrivning til ventelisten er afsluttet.

Mustafa – Thomas og Kirsten deltager.

6 d Aftale møde ang. nyt vandsystem hvor Jack kan deltage:

Anders kontakter Jack om en dato hvor han kan deltage i bestyrelsesmøde.

Næste møde aftales når vi har en tilbagemelding fra Jack.

Referent Kirsten… Læs hele beskrivelse...