Bestyrelsens referater 2022

Referat Bestyrelsesmøde fredag d. 1. april.

Afbud: Ingen alle tilstede

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet fra vores arbejdsmøder op til generalforsamlingen godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra formanden:

2 a Generalforsamling konstituering:

Velkommen til Kim i bestyrelsen

Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

Chalotte Olsen Formand

Mahmoud Elawad Næstformand

Mustafa Akgun Kasserer

Øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Kirsten Sørensen referent

Thomas Lauridsen

Anders Hansen

Kim Melgaard

Fordeling af ansvarsområder:

Fælleshus – udlejning m.m.                     Kirsten

Have og vej.                                              Thomas og Anders

Vand.                                                        Anders og Kim

Havesalg.                                                  Chalotte og Mahmoud

Hjemmesiden                                           Mahmoud og Kirsten

Værksted + udearealer.                            Thomas

Tjek af haver inden vurdering.                 Mahmoud og Chalotte og Thomas

Venteliste.                                                Anders

Referent                                                   Kirsten

Info til infokasser + facebook                   Kirsten og Thomas

Opsamling fra generalforsamling:

Modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet ligger til underskrift af formand og dirigent.

Sættes derefter i mappen og offentliggøres på hjemmesiden.

Debat om spørgsmål på generalforsamlingen vedr. Mustafas regnskabs system.

Rettigheder og support m.m.

Alle enige om at generalforsamlingen gik til ug.

På næste møde opsamles de punkter fra generalforsamlingen vi skal arbejde videre med.

f.eks. forslag fra medlemmerne.

2 b  Kontorvagt skema:

Vi fordelte kontorvagterne til og med juni måned 2022.

Kirsten renskriver og udsender til bestyrelsen samt i vores kasser i papirform. et eksemplar ophænges på kontoret.

2 c  Ekstraordinær generalforsamling:

Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne skal ifølge vores regler vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Alle forslag blev godkendt af et flertal på den ordinære generalforsamling og sendes nu ud som bilag til endelig godkendelse på den ekstraordinære generalforsamling der afholdes onsdag d. 20. april kl. 19.00 i fælleshuset.

Chalotte og mahmoud sender indkaldelse ud både på mail og post. 

2 d Opdateringer i fælleshuset:

Besluttede at indkøbe ny vaskemaskine til fælleshuset. Den gamle vasker ikke rent og kan ikke kogevaske.

Indkøb af ny industri kaffemaskine til fælleshuset.

Indkøb af nyt køleskab til kontoret. (spare på el).

Ovenstående indkøb er Chalotte og Thomas ansvarlige for.

Mustafa bestiller musikanlæg + Pc til fælleshuset (til projektor).

Mustafa har indkøbt 1 stk. Wifi forlænger til fælleshuset.

Chalotte og Birgit kører til Ikea og opfylder med div. service der mangler i fælleshuset.

(glaskander – glaskarafler – vaser – viskestykker m.m.

2 e Sag om ulovligt byggeri:

Sidste info om sagen.

3 Nyt fra næstformand:

Der er pt 5 – 6 haver på vej til vurdering og salg.

Det er et stort arbejde for foreningen at tjekke alt for ulovligheder og klargøre papirer inden disse sendes videre til kredsen til vurdering.

Opdatering af hjemmesiden:

Kirsten kommer på som medansvarlig for hjemmesiden sammen med Mahmoud.

Udlejning af fælleshuset, datoer slettes på hjemmesiden efter ønske fra Kirsten.

Kirsten renskriver nye lister med info til hjemmeside og info kasser.

4 Nyt fra kassereren:

Bestyrelsesliste kontakt oplysninger. Mustafa ønsker at få Finans mailen på listen til medlemmerne og ikke sin private. Som bestyrelse benytter vi stadig hans private mail.

Modtaget elregning på ca. 19.000 kr. for et kvartal.

Vi er nødsaget til at kikke på hvor vi fremadrettet kan spare på el med de store prisstigninger der er pt.

eks. tjekke om vi har led pærer i vores lamper, skrue ned for varmen på kontoret når det ikke bruges. Huske at slukke for køleskabe og fryser i fælleshus når det ikke er lejet ud m.m.m.

Enige om at hæve prisen for udlejning af fælleshuset pr. 1. april.

Leje i en Weekend hæves fra nuværende 1.400 kr. til 1.800 kr.

Endagsleje hæves fra nuværende 600 kr. til 700 kr.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal blive bedre til at bruge økonomisystemet i stedet for pengekassen.

Vi opsiger Winkas systemet i løbet af de næste måneder, når vi er sikre på at alt hvad vi skal bruge er overført til det nye system.

Forslag om at spare på kopimaskinen. Mustafa Undersøger priser på køb af egen kopimaskine.

Alle gamle it abonnementer undersøges ubrugte opsiges m.m.

Hjemmesiden skal flyttes.

Økonomisystemet – foreningen får adgang til systemets server.

6 a Div. opslag til infokasser og hjemmeside:

Kirsten renskriver opslag – herunder ny bestyrelsesliste – liste over ansvarsområder m.m.

6 b Renskrivning af reviderede ordensregler. vedtaget på generalforsamlingen.

Kirsten renskriver og sørger for at disse kommer på hjemmesiden.

6 c Aftale møde ang. bogføringskonti.

Møde aftalt til søndag d. 3. april efter opskrivning til ventelisten er afsluttet.

Mustafa – Thomas og Kirsten deltager.

6 d Aftale møde ang. nyt vandsystem hvor Jack kan deltage:

Anders kontakter Jack om en dato hvor han kan deltage i bestyrelsesmøde.

Næste møde aftales når vi har en tilbagemelding fra Jack.

Referent Kirsten

———————————————————————————————

Referat af processen vedr. forberedelse af – og udarbejdelse af materiale til generalforsamlingen i 2022.

Lørdag d. 8. januar:

Bestyrelsesmøde der er udsendt referat.

Søndag d. 23. januar kl. 12.00:

Bestyrelsesmøde vedr. regnskab og budget. Referat er udsendt.

Aftalt at Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer vi i bestyrelsen var enige om.

Opstart på arbejdet med budgetlægningen for år 2022. Vi arbejder videre på et kommende møde.

Aftalt at bestyrelsen uden Mustafa arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamlingen (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab, så hurtigt som muligt. Vi mangler årsopgørelse fra Forsyningen.

Onsdag d. 26. januar kl. 14.00:

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Gennemgang af indkaldelse til generalforsamling.

Tjek på div. Valg til bestyrelse, kredsrepræsentantskab, vurdering, bilagskontrollanter m.m.

Forslag til referent og dirigent.

Kort gennemgang af forslag fra medlemmerne.

Kort debat om forslag fra bestyrelsen.

Tirsdag d. 1. februar kl. 12.00:

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Gennemgang af Ordensregler og blev enige om div. Ændringsforslag fra bestyrelsen.

Mahmoud renskriver dette til vores næste møde, med rød og grøn skrift.

Gennemgang af Vedtægterne og blev enige om ændringsforslag fra bestyrelsen.

Kirsten arbejder videre med disse, renskriver med rød og grøn tekst.

Kirsten og Mahmoud har udarbejdet vandregnskab.

Mandag d. 7. februar kl. 18.00

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Afsluttende arbejde med ændringsforslagene til Ordensreglerne og Vedtægterne.

Modtaget og drøftet bestyrelsens forslag vedr. vandprojekt (ny rørlægning) fra Anders.

Start på drøftelse af medlemmernes forslag til afstemning på generalforsamlingen.

Debat om de forslag der omhandler bygningsreglement kan behandles og stemmes om på generalforsamlingen. Skal de omformuleres eller skal de videresendes til Kredsen med den ordlyd de har, hvis der stemmes for dem. Flertal for det sidste.

Onsdag d. 9. februar kl. 18.00.

Bestyrelsesmøde (alle til stede).

Afsluttende møde vedr. regnskab og budgetlægning.

Modtaget ny regnskabs rapport fra Mustafa, ændret ud fra de aftaler vi var enige om på sidste møde d. 23. januar.

Færdiggjorde arbejdet med budgetlægning for år 2022.

Aftalt at Mustafa renskriver og udsender materialet så hurtigt som muligt.

Vi skal afsende det samlede materiale vedr. generalforsamlingen ud til medlemmerne senest d. 18. februar, for at overholde fristen i vores vedtægter.

Udleverede det udarbejdede vandregnskab for år 2021 til Mustafa. Til brug ved udsendelse af faktura nr. et der er til betaling d. 1. april.

Torsdag d. 17. februar kl. 12.00.

Arbejdsmøde (Chalotte. Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Modtaget materiale vedr. regnskab og budget fra Mustafa d. 16. februar.

Endelig færdiggørelse og gennemgang af alt materialet til medlemmerne vedr. generalforsamlingen.

Udsendelse af indkaldelse og samtlige bilag til medlemmerne på mail og i breve.

Kopiering af div. Materiale der skal være til rådighed på generalforsamlingen.

Aftalt næste møde til mandag d. 7. marts kl. 12.00, hvor vi skal arbejde med bestyrelsens beretning, samt tjek på de praktiske opgaver vedr. generalforsamlingen.

Kirsten spørge Birgit om forplejning på generalforsamlingen.

Mandag d. 7. marts kl. 12.00.

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas og Kirsten).

Startede mødet med en opdatering på vores veje efter Chalotte har haft kontakt med Cerius og Bravida.

Arbejdede med bestyrelsens beretning til generalforsamlingen.

Chalotte starter med en generel beretning om hvad vi i bestyrelsen har arbejdet med det forgangne år.

I fællesskab kom vi med forskellige input til beretningen. Chalotte færdiggør denne.

Herefter fortæller Mahmoud om havesalg og velkomst til de nye havelejere.

Vi talte ikke om Mahmouds opgave med tjek af ulovligheder i haver inden vurdering som han har haft som ansvarsområde sammen med Peter. Det skal vel også lige nævnes, da det er en vigtig opgave i foreningen.

Herefter fortæller Kirsten om arbejdet i sit ansvarsområde som er fælleshuset: Udlejning – arrangementer – større indkøb – planlagte aktiviteter i 2022.

Herefter fortæller Thomas om arbejdet med sit ansvarsområde: Haver og veje.

Anders slutter beretningen af med orientering om arbejdet i sit ansvarsområde som er vandansvarlig og venteliste ansvarlig. Anders har varetaget begge områder i samarbejde med Peter Sørensen som nu har trukket sig fra bestyrelsen.  

Chalotte starter generalforsamlingen med at byde velkommen og står for punkterne valg af dirigent og referent hvor bestyrelsen foreslår henholdsvis Per Flor som dirigent og Lene Larsen som referent. Herefter gives ordet til Dirigenten.

Herefter arbejdede vi med at få sat ansvarlige på alle de praktiske opgaver omkring generalforsamlingen. Vi aftalte følgende:

Afkrydsningsliste/medlemsliste: Mahmoud sørger for dette.

Indskrivning af medlemmer til generalforsamlingen, samt udlevering af stemme sedler:  Mahmoud sammen med en hjælper.

Vi forsøger at få Kim eller Peter L. eller Anders til at hjælpe v. indskrivnings bordet under generalforsamlingen. Kirsten kontakter dem.

Bestilling af morgenbrød og afhentning af samme. Chalotte sørger for dette.

Birgit sørger for kaffebrygning, indkøb af smør, pålæg m.m.

Indkøb af vingaver til henholdsvis dirigent og referent. Chalotte sørger for dette.

Bestilling af øl og vand til pauserne: Thomas sørger for dette.

Der er ikke salg af øl og vand under generalforsamlingen. Foreningen giver øl og vand i pauserne.

Bestyrelsen mødes torsdag d. 24. marts kl. 12.00 til opstilling af borde og stole.

Tjek af mikrofon og højtalere.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Referat bestyrelsesmøde d. 23. januar 2022

Tilstede:     Anders – Thomas – Chalotte – Mustafa – Mahmoud og Kirsten

Afbud:     Peter

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra de sidste 2 møder:

   Godkendt uden kommentarer.

2 Samarbejde med kredsen:

   Lene Larsen (medlem af kreds bestyrelsen) deltog under dette punkt.

   Bestyrelsen har på flere tidligere møder drøftet forskellige uenigheder i forhold til vores

   Samarbejde med Kredsen. Uenighederne opstår ofte i forhold til at tolke og håndhæve

   Byggeregler og lovliggørelse v. vurderinger.

   Vi fremsatte vores spørgsmål til Lene, som tager dem med videre til kredsformand Nikolaj

   Winther . 

   Bestyrelsen ønsker som udgangspunkt at have et godt samarbejde med Kredsen, hvor vi

   Arbejder ud fra fælles fodslag og fælles forståelse af de regler vi arbejder ud fra.

   Som eksempel mener bestyrelsen at de gamle byggeregler må være gældende frem til nye

   Byggeregler er godkendt og dermed gældende. Vi mener ikke det er i orden at Kredsen melder

   Ud at der ikke kan godkendes byggeansøgninger før de nye regler er godkendt.

   Vi er udmærket klar over at vi skal overholde gældende love og regler, men oplever ofte at det set med vores øjne er småting og petitesser der skaber uenighed og giver problemer i

   Lene tager div. Eksempler og spørgsmål med tilbage i Kredsregi og giver os en tilbagemelding.

3 Drøftelse af besked om bestyrelsesmedlem der trækker sig fra bestyrelsen:

   Peter Sørensen har i dag pr. mail meddelt at han trækker sig som bestyrelsesmedlem pr. dags

   Dato af personlige årsager.

   Vi tager selvfølgelig hans beslutning til efterretning og indkalder 1. suppleant Kim Melgaard til at

   Deltage i bestyrelses arbejdet frem til generalforsamlingen d. 27. marts.

4 Gennemgang af årsregnskab for 2021:

   Mustafa har udarbejdet regnskabsrapport / Drift regnskab for år 2021.

   Vi gennemgik rapporten punkt for punkt, ud fra de hovedkonto han har fordelt regnskabet på.

   Debat om hvad de enkelte konti indeholder. Vi ønsker en større synliggørelse af hvad nogle af

   De enkelte konti indeholder. Bestyrelsen ønsker en større synliggørelse af hvad de enkelte konti

   Indeholder.

   Bestyrelsen er ligeledes enige om at det er nødvendigt at tilføje nogle under konti i regnskabet,

   Særlig under kontoen foreningens drift og under kontoen fester og spisning.

   Bestyrelsen er enige om at budgettet for 2021 skal fremgå af regnskabsrapporten, ligesom vores

   Budgetlægning for det kommende år (2022) skal medtages.

   Det har været lidt problematisk at de første 3 måneder af regnskabet er bogført i et regnskabs

   Program og resten af året er bogført i et nyt bogføringsprogram.

   Årets samlede resultat viser et overskud på 326.053 kr.

   Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer i opstillingen som

   Bestyrelsen er enige om.

5 Udarbejdelse af budget for det kommende år (2022).

   Det foreløbige arbejde med budgetlægningen fremgår af et internt arbejdspapir for bestyrelsen.

   Det færdige arbejde vil fremgå af regnskabsrapporten der udsendes sammen med indkaldelsen

   Til generalforsamlingen.

Næste møde for den samlede bestyrelse er aftalt til d. 19. februar kl. 14.00.

Bestyrelsen undtaget Mustafa mødes igen onsdag d. 26. januar kl. 14.00 og arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamllingen  (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab så hurtigt som muligt. Vi efterlyser årsopgørelse fra Forsyningen.

Referent Kirsten

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat bestyrelsesmøde lørdag d. 8. januar 2022

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.

Afbud:      Peter.

Ordstyrer:   Chalotte.

Referent:    Kirsten.

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet ligger ikke klar til godkendelse, derfor godkendes det på næste møde.

2 Nyt fra formanden:

A Veje:

   Opsummering af problemerne med vores vejes tilstand efter opgravning til el- installation.

   Siden sidste møde et vejene nu i en meget bedre stand efter at Skj maskinudlejning har været og 

   Arbejdet på dem med vejhøvl og tromle lige før jul.

  Problemet er nu at få fjernet jordbunken bag ved værkstedet, samt få ordnet p-pladserne.

  Vi har haft kontakt med Cerius, det er uafklaret hvem der skal sørge for at fjerne jordbunken.

 Entreprenøren (Lasse) mener ikke han skal lave mere arbejde for de regninger der er udsendt. Hvis han skal lave mere, koster det ekstra.

 Mustafa kontakter Lasse og forsøger at afslutte sagen med ham.

Søren fra Skj maskinudlejning deltog i næste del af mødet og gennemgik problemerne med vejene med os.

Vi har aftalt med Søren at han sender et aftalepapir til os om fast vedligeholdelse af vores veje, samt hvad arbejdet indeholder. Søren vurderer at de i starten skal køre og påfylde m.m. ca. 6 – 8 gange pr. år i gennemsnit. Vi aftalte endvidere at vi skal bestille 1 læs grus (stigrus – leret vejgrus)

Hos vognmand Steen Hansen. Grus bunken lægges på p-pladsen v. toiletvognen. Et sted hvor den ikke er til gene for parkering.

Thomas og Peter er vejansvarlige. Kontaktperson i forhold til Søren Skj udlejning er Thomas.

3 Nyt fra næstformanden:

   Der er solgt en have d. 23. december. Dette udenfor ventelisten da ingen på listen var

   Interesserede.

   Pt er der 13 personer på vores venteliste.

   Opskrivning på ventelisten for det nye år er den første søndag i april måned.

   Max. Antal på ventelisten iflg. vores regler er 25.

C Registrering af nye medlemmer til hoved forbundet:

   Der er fra bestyrelsens side sket en fejl i forbindelse med registrering af nye medlemmer til

   Hovedforbundet.

   Chalotte og Mahmoud retter op på dette.

D byggevedtægter:

   Nye byggeregler er gældende fra 1. januar 2022. Afventer endelig enighed mellem Kreds og

   Kommune.

4 Nyt fra kassereren:

   Regnskab driftskonto:

   Medlemmer af bestyrelsen efterlyser skriftlig regnskabsrapport for år 2021 fra kassereren.

   Regnskabsrapporten skal gennemgåes og godkendes af bestyrelsen inden udsendelse til

   Medlemmerne før generalforsamlingen. Budgetlægning for år 2022 laves på samme møde.

   Mustafa laver denne hurtigst muligt.

   Vi afsætter vores næste møde til dette arbejde. Kirsten kopierer div. Papirer til brug for arbejdet

   Med budgetlægning.

5. Generalforsamling:

    Generalforsamling afholdes søndag d. 27. marts i fælleshuset.

   Sidste frist for modtagelse af forslag til behandling på generalforsamlingen er ifølge vores

   Vedtægter 60 dage før generalforsamlingen. Dette meldes ud til vores medlemmer på mail.

   Sidste frist for medlemmernes modtagelse af indkaldelse til generalforsamlingen er ifølge

   Vedtægterne 30 dage før afholdelse.

   Regnskabsrapport for 2021, budget for 2021, samtlige forslag fra medlemmer og bestyrelse skal

   Medsendes som bilag til indkaldelsen.

6. Vandregnskab for år 2021.

    Vandregnskabet for år 2021 skal så snart årsopgørelsen modtages fra forsyningen udarbejdes.

   De enkelte medlemmere andel af forbrug samt fordeling af evt. vandspild skal påføres fakturaen

   For 1. halvårs leje.

Næste møde afholdes lørdag d. 22. januar kl. 12.00.

Referent Kirsten.

Scroll til toppen