…………………………………………………………………………………………………………
Referat Bestyrelses møde d. 14. marts 2023
Tilstede: Mahmoud, Kim, Thomas og Kirsten.
Afbud: Anders.
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 konstituering af bestyrelsen:
Formand: Ny formand efter ekstraordinær generalforsamling.
Chalotte har skriftligt meddelt af hun trækker sig fra posten. Har samtidig afleveret nøgler og formands pc.
Øvrige bestyrelses medlemmer fortsætter uændret med ansvarsområder.
Marlene (suppl. Tilknyttes have og vej udvalget.
Bente (suppl.) sættes ind i kasserer arbejdet.
2 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling:
Vi indkalder i dag til ekstraordinær generalforsamling, til afholdelse søndag d. 2. april kl. 15.00 i fælleshuset.
Eneste punkt på dagsordenen er valg af ny formand.
Valg af dirigent: Bestyrelsen foreslår Kim Melgaard.
Valg af referent: Bestyrelsen foreslår Kirsten Sørensen.
Der er opskrivning til venteliste samme dag i tidsrummet kl. 10.00 – 12.00.
3 Tilmelding til bestyrelseskurser:
Tilmeldingsfrist første kasserer kursus er overskredet. Mahmoud kontakter Bente ang. Andet kursus.
Tilmelding til Jura kursus foretages på næste møde.
4 Vagtplan kontor forår 2023:
Opstart på udarbejdelse af vagtplan frem til og med d. 15. maj.
Ny formand, samt vores 2 suppleanter kan deltage som ”føl” i det omfang der er tid og lyst.
Formanden vil selvfølgelig komme på vagtplanen efterfølgende.
Kirsten renskriver og udsender foreløbig vagtplan til alle bestyrelsesmedlemmer.
Der ophænges et eksemplar på kontoret.
5 næste ordinære bestyrelsesmøde:
Aftales umiddelbart efter den ekstraordinære generalforsamling.
6 Bestyrelsesvejledning:
Kim har udskrevet et eksemplar af den gældende bestyrelsesvejledning fra Hovedforbundet.
Sidder i mappe på hylden over pc´en.
7 Evt:
Mahmoud laver en arbejdsbeskrivelse vedr. salg og vurdering af haver til næste møde.
Referent Kirsten
……………………………………………………………………………………………………………………….
Referat bestyrelsesmøde d. 2. marts 2023.
Tilstede: Mahmoud, Kirsten, Kim, Anders, Thomas, Marlene og Bente.
Fraværende: Mustafa og Chalotte.
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt med flg. Kommentar vedr. budget for 2023
Havelejen indeksreguleres iflg. vedtagelse på tidligere generalforsamling.
2 Nyt vedr. vores formand:
Formanden har mundtligt over telefon til vores kasserer Mustafa meddelt, at hun har valgt at trække sig fra posten som formand i foreningen.
Vi beder Mustafa forsøge at kontakte hende for at få dette på skrift.
Herunder debat om valg af formand og valg af kasserer.
Bestyrelsen er enige om at der ellers bliver givet et mistillidsvotum til formanden og efterflg. Indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling med det ene punkt at vælge en ny formand.
3 Orientering om indkommet post på formandsmailen:
Mahmoud orienterede om indkommet post på formandsmailen.
Herunder div. Kursustilbud for bestyrelsesmedlemmer fra Hovedforbundet.
Vi er enige om at alle bestyrelsesmedlemmer skal deltage på jura kurset.
Bente ønsker også at deltage på kasserer kursus.
Tilmelding til kurser tages op på 1. møde efter generalforsamlingen.
4 Hvem byder velkommen På generalforsamlingen:
I formandens fravær, er det Mahmoud som næstformand, der byder velkommen.
Mahmoud står også for den generelle orientering om bestyrelsens arbejde under punktet formandens/bestyrelsens beretning.
5 Sidste praktiske planlægning af generalforsamlingen:
Indskrivning af medlemmer: Peter L. og Marlene
Medlemsliste til afkrydsning: Mahmoud
Aftale med Birgit vedr. forplejning: Kirsten
Klargøring af salen, tjek af højtaler m.m.: Bestyrelsen mødes fredag eftermiddag.
Bestilling og afhentning af morgenbrød: Kirsten og Thomas.
Indkøb af vingaver, samt gave til Birgit: Kirsten.
Dagsorden + bilag i papirform: Kirsten har kopieret.
6 Gennemgang af bestyrelsens beretning:
Næstformand (Mahmoud): Generel orientering om bestyrelsens arbejde.
Kirsten: Fælleshus opgaver, arrangementer/aktiviteter m.m.
Thomas: Have og vej udvalg.
Anders: Venteliste.
Kim: Vandudvalg og nyt vandprojekt.
Kim fremlægger også bestyrelsens forslag om indkøb og installering af ny toiletvogn.
7 Indkøb af ny kaffemaskine til fælleshuset:
Bestyrelsen har på et tidligere møde bevilget indkøb af ny kaffemaskine til fælleshuset.
Thomas sørger for bestilling af denne.
8 Planlægning af første bestyrelses møde efter generalforsamlingen:
Konstituerende bestyrelsesmøde aftales lørdag d. 11. marts efter generalforsamlingen.
Her skal også planlægges vagtplan for kontoråbningen frem til sommerferien
Referent Kirsten.
………………………………………………………………………………………………………………………..
Referat fra bestyrelsesmøde d. 23. januar 2023
Tilstede: Mahmoud – Mustafa – Kim – Thomas – Anders – Kirsten – Marlene og Bente
Afbud:
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Regnskab 2022:
Gennemgang af regnskabet for 2022 v. Mustafa.
Der mangler stadig at blive bogført enkelte bilag for 2022.
Alle konti blev gennemgået, Bestyrelsen stillede opklarende spørgsmål til enkelte konto, særlig konto 4014 Forsikringer – denne skal nærmere undersøges.
Konto 3013 værksted og fællesarealer blev tjekket for det store forbrug. Udgiften indeholder en del store udgifter til bl.a. maling af fælleshus – ny samletank v. toiletvognen m.m.
Regnskabet ser som helhed ok ud.
Mustafa forventer et resultat på ca. 100.000 til foreningen.
2 Budget for 2023:
INDTÆGTER
Faste indtægter:
Konto tekst regnskab 2022 Budget 2023
2001 Haveleje 704.026 730.000
2030 Medlemskontingent (nye have lejere) 6.500 6.000
Faste indtægter i alt: 736.000
Indtægter adm. Og drift:
1006 Venteliste (gebyr for optagelse) 1.800 1.500
Fælleshus (udlejning) 31.100 30.000
3015 Kredsen (kontingent) 27.400 27.100
3004 Nøgler og alarm (salg af toiletnøgler) 1.400 1.500
3006 Haveordning og hæk (indbetaling fra medlemmer) 32.800 30.000
3007 Vand drift (afregning fra medlemmerne) 52.908 79.640
3008 Renter og gebyrer (bank) 20.537 ?
5028 Fælleshus arrangementer og drift 15.494 15.000
3011 Vejafgift (indbetalt af medlemmerne) 27.000 27.000
3012 Rykkere og Boder 35.350 20.000
3034 Kolonihaveforbundet (kontingent) 92.201 91.327
Indtægter administration og drift: 309.567
INDTÆGTER I ALT: 1.045.567 KR.
UDGIFTER:
Faste udgifter:
Konto tekst regnskab 2022 Budget 2023
4014 Forsikringer ? 1.349 25.000
4016 Medarbejder løn 29.316 30.000
1037 Honorar og gaver (honorar form. + kasserer) 23.945 24.000
4002 Seas el 35.112 55.000
4036 Skat (medarb. Løn) 15.781 16.000
4036 Jordleje (Ringsted kommune) 21.286 25.000
Faste udgifter i alt: 175.000
Udgifter forening drift:
3012 Rykkere og boder 37.250 ?
1001 It – drift 39.000 30.000
3034 Kolonihaveforbundet (kontingent) 92.201 92.200
3002 Container Leje og tømning ? 8.191 30.000
5028 Fælleshus drift 133.246 30.000
5028 Fælleshus arrangementer 43.000
3015 Kredsen (kontingent) 27.400 27.400
3004 Bagger låse og alarm 11.563 13.000
3006 Haveordning og hæk 32.800 15.000
3008 Bank renter og gebyrer 20.538 10.000
3013 Værksted og fællesarealer (vedligeh. Og nyanskaf.) 173.619 20.000
3013 Værksted og fællesarealer (Div. Til drift) 10.000
3011 Veje drift og vedligeholdelse 45.689 50.000
3007 Vand drift (afregning til forsyningen) 34.305 115.823
3007 Vand (rep. og vedligeh. Vandrør) 10.000
Udgifter forening drift: 496.423
UDGIFTER I ALT: 671.423 KR.
Indtægter i alt: 1.045.567 kr.
Udgifter i alt: 671.423 kr.
Resultat: 374.144 kr.
Resultat indsættes på foreningens konto i bank til hjælp til nyt vandprojekt.
Hvis bestyrelsens forslag om indkøb og installering af ny toiletvogn godkendes på generalforsamlingen finansieres udgiften herfra.
Næste møde afholdes tirsdag d. 1. februar kl. 15.30.
Alle dokumenter til generalforsamlingen skal ligge klar til denne dag.
Indkaldelse og bilag kopieres og udsendes på mail samt pr. brev til medlemmer uden mail.
Referent Kirsten
…………………………………………………………………………………………
Referat Bestyrelsesmøde d. 10. Januar 2023
Tilstede: Chalotte – Mahmoud – Thomas – Anders – Kim – Kirsten – Marlene og Bente.
1 Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen:
Sidste tjek/gennemgang af bestyrelsens ændringsforslag til ordensreglerne.
Hele dokumentet sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen som bilag 3.
Kim har udarbejdet bestyrelsens forslag til indkøb og installation af ny toiletvogn.
Forslaget gennemgået og sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen som
Bilag 4.
2 Forslag fra medlemmerne:
Vi har inden tidsfristen d. 8. januar modtaget forslag fra 4 medlemmer.
3 medlemmer har sammen sendt 2 forslag der omhandler henholdsvis høje træer og haver med misligholdte/faldefærdige huse.
Udsendes som bilag 5.
1 medlem har sendt 2 forslag.
1 antal medlemmer i bestyrelsen (ændring i vedtægterne).
2 Valg af kasserer (ændring i vedtægterne).
Udsendes som bilag 6.
Debat om de ovenstående forslag fra medlemmerne.
Ud fra oplysninger fra Kim og Mahmoud om gældende regler i Bestyrelsesvejledningen m.m., er bestyrelsen enige om at de modtagne forslag ikke kan komme til afstemning på generalforsamlingen. Forslagene skal selvfølgelig sendes ud til medlemmerne.
Formanden samt bestyrelsesmedlem redegør for problematikken på generalforsamlingen.
3 Formandens / bestyrelsens beretning:
Kim har udarbejdet info materiale til orientering om vores nye vandledningsnet. Vi modtog et eksemplar hver til gennemlæsning.
Kim orienterer om dette på generalforsamlingen. Under pkt. bestyrelsens beretning.
På næste møde gennemgår vi de øvrige medlemmers orienteringspunkter.
4 Dagsorden/indkaldelse til generalforsamlingen:
Gennemgang af Kirstens forslag til dagsorden/indkaldelse til generalforsamlingen.
Vi er enige om at den er fyldestgørende.
Mahmoud mener dog der mangler et punkt: Valg til vurderingsudvalg.
Chalotte tjekker dette med kredsformanden.
5 Øvrige punkter vedr. generalforsamlingen:
Vi mangler nu bare at gennemgå det færdige regnskab for 2022, samt at udarbejde budget for 2023. Dette kræver at Mustafa deltager i næste møde.
Mahmoud kontakter Mustafa for en dato til et aftenmøde i næste uge.
Vi har indtil videre aftalt at mødes igen onsdag d. 25. januar kl. 15.30.
Der bestilles ikke mad til dette møde.
Denne dag skal alle papirer / bilag færdiggøres til udsendelse.
Medlemmerne skal have modtaget materialet senest d. 9. februar.
Vi aftalte at det senest d. 1. februar skal afsendes fra foreningen enten på mail eller som alm. Post.
6 Øvrige pkt. på dagsordenen:
A Lukning af bommen ved fælleshuset:
På grund af kørsel på plænen med dybe spor til følge, aftalte vi at bommen lukkes resten af vinteren, når der ikke er nogen til stede på kontor eller i fælleshuset.
B Julefrokost:
Besluttede at invitere vores faste hjælpere til forsinket julefrokost, sammen med bestyrelsen lørdag d. 4. februar kl. 13.00.
Kirsten sørger for invitationer, samt for at bestille mad fra Købmanden på Rønnedevej.
Vi hjælper hinanden med forberedelser og oprydning efterfølgende.
Alle skal medbringe en pakke til pakkeleg.
C Vandregnskab for 2022.
Mahmoud og Kirsten mødes torsdag og indtaster forbrug iflg. aflæsning af vandmålerne i de enkelte haver. Det endelige vandregnskab kan først laves, når vi har modtaget årsopgørelse fra forsyningen.
Næste møde onsdag d. 25. januar.
Referent Kirsten Sørensen
………………………………………………………………………………………………..
Referat bestyrelsesmøde d. 1. december 2022
Tilstede: Thomas – Anders – Kim – Mahmoud – Kirsten – Marlene (suppl.) – Bente (suppl.)
Afbud: Chalotte og Mustafa
Dagsorden
Færdiggørelse af ændringsforslag til ordensreglerne:
Debat om div. Ændringsforslag der er udsendt inden mødet.
Enige om de fleste, men har yderligere ændringsforslag der indarbejdes i materialet inden næste møde og udsendes sammen med referatet.
- 5 Ophævelse af lejemål
Stk. 1 der tilføjes: Dette er pengepligtig ydelse.
- 4
Stk. 2 der tilføjes: Samt på hverdage og lørdage i tidsrummet fra kl. 20.00 – kl. 07.00 hele året.
Gennemgang af vedtægterne:
Ved en fejl er § 6 fra de tidligere vedtægter der er godkendt på en generalforsamling i 2019 faldet ud på et tidspunkt.
Dette punkt omhandler medlemskapitalen, og indskrives igen.
Ingen ændringsforslag til vedtægterne.
Møde vedr. regnskab for 2022 og budget for 2023:
Mahmoud kontakter Mustafa for aftale om hvornår han kan deltage i møde enten en aften eller en weekend. Mahmoud melder tilbage.
Sluttede af med gennemgang af bestyrelsens forslag til indkaldelse til generalforsamling.
Næste møde vedr. indkomne forslag fra medlemmerne afholdes tirsdag d. 10. januar kl. 15.30.
Referent Kirsten
……………………………………………………………………………………………….
Referat Bestyrelsesmøde d. 22. november 2022.
Tilstede: Mahmoud – Thomas – Anders – Kirsten – Kim – Bente (suppl.) – Marlene (suppl.)
Afbud: Mustafa og Chalotte.
Ordstyrer: Mahmoud.
Referent: Kirsten
Dagsorden
Fortsættelse fra sidste møde vedr. bestyrelsens ændringsforslag til ordensreglerne.
Nået til § 3 Fællesarbejde.
- 3 fællesarbejde:
Ingen ændringer.
- 4 Andre bestemmelser:
Stk. 1
- indbetaling ændres til senest 1. oktober.
Stk. 2
Ændres til:
Alle former for benzin – el og batteridrevne redskaber må ikke benyttes i haverne på søn- og helligdage i månederne juni – juli og august.
Stk. 4
Andet afsnit strafgebyr ændres til bod.
Stk. 6
Tilføjelse: Enhver form for anvendelse og opbevaring af skydevåben.
Stk. 7, afsnit 1:
Tilføjelse: Samt bortskaffelse for lejers regning.
Undersøges nærmere hvilke regler der gælder.
Stk. 7, afsnit 2:
Nuværende afsnit slettes og nyt afsnit 2 indføjes (fra Kildebos ordensregler).
Ny tekst: Det er ikke tilladt at bruge sin have til opmagasinering. Der må ikke opbevares f.eks. hårde hvidevarer, cykler, knallerter, trailere og biler, som ikke er i brug.
Alle former for reservedele og metalskrot er heller ikke tilladt. Ligeså er det ikke tilladt at opbevare hengemte byggematerialer i haven.
Såfremt bestyrelsen skønner at dette ikke overholdes kan bestyrelsen give medlemmet en skriftlig påmindelse om, inden 14 dage at få forholdet bragt i orden. Ved sådan en skrivelse vil der blive pålagt en bod på 300 kr. Bliver forholdet ikke bragt i orden indenfor tidsfristen, vil der blive pålagt endnu en bod på 1.000 kr. og en ny tidsfrist på 14 dage. Bliver forholdet stadig ikke bragt i orden inden tidsfristens udløb, vil der blive pålagt endnu en bod på 2.000 kr., samt en ny tidsfrist.
Boder er pengepligtig ydelse. Er disse ikke betalt inden tidsfristens udløb kan lejemålet opsiges efter gældende regler.
Stk. 9
Ændres til lukkede døre og vinduer, af hensyn til de øvrige have lejere. Sidste linje af teksten slettes.
Stk. 10
Ændres til ved afspilning af musik i haverne skal dette ske med hensyn til de øvrige havelejere.
- 5 Ophævelse af lejemål:
Stk. 1 ændres til følgende
Gør en have lejer eller et medlem af dennes husstand eller en evt. besøgende sig skyldig i hærværk, tyveri eller andre beskadigelser af andres ejendom i kolonien, må have lejer betale for påført skade. I modsat fald kan bestyrelse ophæve lejemålet.
Stk. 2
Tilføjelse: Efter gældende regler.
Stk. 3
Ordet omgående slettes.
- 6 Bod:
- linje misligholdt have slettes.
- 8 Klager:
Tilføjelse vindmøller.
Færdig med gennemgang og ændringer til ordensregler.
Næste møde fortsættes med gennemgang af Vedtægter.
Kim laver forslag fra bestyrelsen vedr. ny toiletvogn og omkostninger.
Kim orienterer på generalforsamlingen om status på nyt vandprojekt.
Næste møde torsdag d. 1. december kl. 15.30.
Referent
Kirsten Sørensen
………………………………………………………………………………………………..
Referat bestyrelses møde d. 15. november 2022
Afbud: Chalotte – Mustafa
Tilstede: Anders – Thomas – Mahmoud – Kim og Kirsten
Ordstyrer: Mahmoud
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Sygemelding:
På grund af sygemelding fra Chalotte (formand) er Mahmoud fungerende formand indtil hun er raskmeldt.
2 Behandling af personsag:
Vi har nu modtaget tilbagemelding fra de implicerede parter.
Vi er enige om at Mahmoud og Kim skriver brev til alle 3 implicerede parter i sagen.
Sagen stilles i bero indtil vi evt. hører nærmere fra myndigheder. Hvorfor vi forbeholder os ret til at genoptage den.
2 Høje træer og misligholdte haver:
Modtaget henvendelse fra en have lejer.
- del af mødet omhandler kun forberedelse af generalforsamling:
Tilstede: Anders – Thomas – Mahmoud – Kim – Kirsten – Marlene (suppl.) – Bente (suppl.)
Gennemgang af punkter til generalforsamlingen.
Forslag fra bestyrelsen:
1 Indkøb af ny toiletvogn. Kim udarbejder materiale.
2 Ændringsforslag til ordensreglerne.
Forslag fra medlemmerne:
Hvis nogle modtages senest 60 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Bestyrelsens forslag til dirigent og referent:
Per Flor (dirigent) og Lene Larsen (referent). Kirsten kontakter begge.
Forslag til ændringer i ordensreglerne.
- 1 Haven:
Stk. 1 b tilføjelse:
Ved natur have skal renholdes et bælte på en meter mod hæk. Hækken skal renholdes for ukrudt.
Stk. 4 skal uddybes:
Tilføjelse
Erhvervsmæssig udnyttelse kan f.eks. være dyrkning af afgrøder med salg for øje. Salg og opbevaring af byggematerialer som ikke er til eget forbrug.
Samt selvstændig registreret virksomhed fra adressen.
Hvis ovennævnte ikke overholdes kan bestyrelsen opsige lejemålet efter gældende regler.
Stk. 5
Skal rettes til kan.
Tilføjes 1500 kr. i bod + gartnerens regning.
Stk. 8 skal omformuleres.
Dværgtræer i haverne skal plantes mindst 2 meter fra hæk, højstammede træer mindst 3 meter fra hæk.
Bestemmelser om træers og buskes afstand fra hæk, skal sikres overholdt v. nyplantning.
Nye træer skal topkappes når de når en højde på 5 meter.
- 2 Bebyggelse:
Hele pkt. 2 skal slettes.
Nyt pkt. 2:
Byggereglementet kan findes på foreningens og Kredsens hjemmesider, og kan afhentes i papirform på kontoret i kontortiden.
Nyt stk. 4 indføjes: Omhandler el installationer og gravearbejde i vejene.
Elinstallationer skal udføres af en autoriseret elektriker og kopi af attest skal afleveres på kontoret.
Alt kabelarbejde i vejene skal udføres af en autoriseret gravemester i henhold til gældende regler fra Ringsted kommune.
Kommunens vilkår (regler) for gravearbejde i vejene kan findes på foreningens hjemmeside.
Nuværende stk. 4 + stk. 5 ændres til stk. 5 og stk. 6.
Mødet afsluttes og arbejdet med ændringsforslag til ordensreglerne fortsættes på næste møde
Tirsdag d. 22. november kl. 15.30
Referent
Kirsten Sørensen
………………………………………………………………………………………………
Referat Bestyrelsesmøde d. 9. november 2022
Afbud: Mustafa – Anders og Chalotte
Tilstede: Mahmoud – Kim – Thomas og Kirsten
Ordstyrer: Mahmoud
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
Intet nyt (afbud).
3 Nyt fra næstformand:
A Bærbar computere og familie office pakke:
Mustafa og Mahmoud har indhentet tilbud på indkøb af 4 stk. små computere til bestyrelsesmedlemmer.
Enige om at indkøbe disse.
4 Nyt fra kassereren:
Gennemgang af regnskab pr. dags dato.
Ser rigtig fornuftigt ud i forhold til vores budget for 2022.
Samarbejdsproblemer i forhold til Kredsen, vedr. udsendelse af fakturaer og gebyer.
Punktet udsat indtil videre.
Fakturaer til Kredsen vedr. Husleje, strøm og vand.
Udsat indtil videre.
Thomas tager en snak med Nikolaj ang. Aflæsning af målere.
5 Forslag til aktivitetsplan for 2023:
Enige om at datoer for arrangementer i forslaget bookes i kalender og udlejning af fælleshus.
Forslaget vedr. kontoråbent drøftes før sæson start.
6 Nyt fra have og vej udvalg:
6 a Vedligeholdelse af vejene:
Søren (vejmand) har været og rep. huller i vejene tromlet.
Vi koncentrerer os om at vedligeholde vejene, da der formodentlig skal graves op mange steder i forbindelse med nyt vandprojekt.
6 b Vejene / gravearbejde:
Vi har fra Ringsted kommune Vej-og ejendomscentret modtaget skriftlig vejledning vedr. regler for gravearbejde i vores veje.
Vi beder Anders H. om at renskrive dette, således det kun omhandler vores forening.
Mail sendes til alle medlemmer om at vejledning fra kommunen er på vej.
6 c Volden på Gladiolusvej:
Denne er genetableret for at undgå at for meget regnvand løber direkte ned i haverne på Åkandevej.
7 Nyt fra Vandudvalg:
A lukning af vand og aflæsning af vandmålere:
Der lukkes for vandet for denne sæson søndag d. 20. november.
Kim laver opslag på facebook. Kirsten laver opslag til infokasser.
B Nyt vandsystem:
Kim gennemgik foreløbig tidsplan for vores nye vandprojekt.
8 Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer:
A høje træer og misligholdte haver:
Punktet er drøftet på sidste møde. Mahmoud undersøger om der er afsendt svar til medlemmerne.
B Udlejning af fælleshus, priser m.m._
Beslutning om udlejning til udefra kommende udsættes til næste møde.
C Regler om katte:
Kattens værn er kontaktet. Vi kan ikke gøre mere.
D Forberedelse af generalforsamlingsmateriale:
Næste møde afsættes til opstart på dette.
E Julefrokost med faste hjælpere:
Udsættes til januar 2023.
Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag d. 15. november 2022 kl. 15.15
Vores 2 suppleanter inviteres til at deltage.
Referent
Kirsten Sørensen.
Referat bestyrelsesmøde d. 19. oktober 2022
Afbud: Anders og Mustafa
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
A mødekultur:
Anders har udsendt forslag om opstramning af mødekulturen på vores bestyrelsesmøder.
Vi er enige om at tilslutte os dette.
Forslag om at ønskede punkter til dagsordenen, fremsendes til formanden senest 3 hverdage før mødet afholdes.
Fremtidig faste punkter på dagsordenen.
Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer, herunder ansvarsområder og udvalg.
B Vejene/gravearbejde:
Ved gravearbejde i vejene skal entreprenøren søge gravetilladelse mindst 14 dage før. Dette ifølge vej- og ejendomscentret, teknisk forvaltning.
Vi får det senere på skrift.
Forslag om at der kun må graves i vejene i mdr. juni – juli og august.
Forslaget bortfalder.
Vedligeholdelse af vejene:
Søren vejmand er bestilt til at komme og lave vejene der igen er meget hullet.
Søren er ligeledes bestilt til at lægge fliser på et areal ve bommen, således vores affaldscontainere kan flyttes derop på grund af lugtgener.
Kim efterlyser at volden på Gladiolusvej laves igen, for at forhindre vand der løber ned af vejen mod haverne på Åkandevej.
Kim aftaler nærmere med Thomas Petersen.
3 Nyt fra næstformand:
Ingen haver til salg lige pt.
4 Nyt fra kassereren:
Chalotte beder Mustafa om at lave en regnskabsrapport og sende til os inden næste møde
Hvor vi vil gennemgå regnskabet i forhold til vores budgetlægning for år 2022.
Mustafa har påpeget et problem med samarbejdet i forhold til kredsen vedr. udsendelse af fakturaer og gebyrer.
Chalotte tager en snak med kredsformanden ang. Fremtidige aftaler vedr. at få nedfældet fremtidige regler for samarbejdet på skrift.
Mustafa tager sagen videre til hovedforbundet. Problem med mange mundtlige aftaler.
Formand, næstformand og kasserer aftaler et møde med Nikolaj (kredsformand).
5 Vandudvalg:
Kim holder øje med vejrudsigten. Der lukkes for vandet og aflæses vandmålere når der loves frost.
Nyt vandsystem.
Der arbejdes på højtryk – udbudsmaterialet er ved at være på plads.
6 Eventuelt:
Debat om følgende punkter.
A Håndtering af personsag.
B Modtagelse af mail fra 3 medlemmer ang. Høje træer og misligholdte haver.
C Udlejning af fælleshuset priser m.m. samt muligheden for at udleje til personer udenfor foreningen. Dette punkt skal drøftes yderligere på næste møde.
D Regler om katte?
E Misligholdte haver – sanktionsmuligheder.
F Fakturaer til kredsen vedr. husleje – strøm og vand.
Sendes inden 1. december.
7 Næste møde afholdes onsdag d. 9. november kl. 14.00
Start på forberedelse af generalforsamlings materiale
Regnskab og opsamling på punkter fra dette møde.
Ang. Julefrokost med faste hjælpere: 18. eller 19. november er foreslået, Chalotte og Kim melder tilbage vedr. dato når de har tjekket kalender.
Referent Kirsten Sørensen
……………………………………………………………………………………………………………..
Referat bestyrelsesmøde 21. september 2022
Afbud: Kim og Mustafa
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formand:
A Personsag:
Efter sidste møde har et flertal af bestyrelsen besluttet at opsige lejemålet Erantisvej nr. 6, på grund af, der drives erhverv fra adressen.
De fremmødte på mødet i dag, er enige om at trække opsigelsen tilbage, på grund af ukorrekt sagsbehandling.
Vi er ligeledes enige om, at vi indkalder Peter Sørensen til et møde vedr. hans adfærd i foreningen, torsdag d. 22. september kl. 13.00.
- Generel adfærd – truende adfærd og ”lån” af hækkeklipper fra værkstedet.
Mahmoud fører ordet på mødet.
3 Nyt fra næstformand:
Frist for afhændelse af havelejemål ved overdragelse af anden have.
Ved erhvervelse af have nr. 2 er fristen for afhændelse af den ene have 3 mdr.
4 Nyt fra kassereren:
5 a Afløb i gulv på toilet ved vaskemaskine:
Chalotte kontakter Ingo Olsen vvs for tilbud.
B Hækkeklip på fælles arbejdsdag:
Fremadrettet får vi vores gartner til at klippe vores fælles hække.
Dette for at få tid og mulighed for at løse vores andre arbejdsopgaver.
Vedr. sprøjtning for ukrudt. Vi kontakter gartneren for fremtidig sprøjtning.
C Hjemmesiden opdateres:
Opdatering på ventelisten skal foretages hver gang der sælges en have til en fra ventelisten.
Tilmeldingsgebyret afleveres ikke tilbage ved fortrydelse af havekøb.
D Inventarliste – fælleshuset:
Kirsten opdaterer inventarlisten i fælleshuset.
E Rør ved toiletvogn:
Kim kontakter Thomas Petersen for at afkorte røret til tømning af campingtoiletter.
F Lukning af vandet – Hvornår:
Vi har ikke aftalt en fast dato, men afventer vejrudsigten.
Aftaler nærmere d. 14. oktober.
6 Evt.:
Intet.
Mødes torsdag kl. 13.00
Næste møde aftales d. 14. oktober
Mustafa skal kunne deltage i næste møde, hvor vi skal gennemgå vores regnskab og tjekke i forhold til vores budget for i år.
Referent Kirsten
…………………………………………………………………………………………………………………………
Referat bestyrelsesmøde d. 24. august 2022.
Tilstede: Chalotte, Mahmoud, Kim, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.
Ordstyrer: Chalotte.
Referent: Kirsten.
Dagsorden:
1 Godkendelse af ref. fra de sidste møder:
Referater godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
A Evaluering af Jubilæumsfesten:
Musik: Rigtig godt, vil gerne bruge dem igen.
Mad: Rigtig godt, vil gerne bruge Kokken og Jomfruen igen.
Mere af de asiatiske retter, det var meget populært.
Rigtig meget ros til pigerne, der hjalp os med de praktiske opgaver.
Stort planlægnings og praktisk arbejde med så stor en fest, men alt i alt meget vellykket på sommerens varmeste dag.
Kirsten fremlagde regnskab og indtægter og udgifter vedr. festen.
B Træerne ved Køgevej:
Vi har ikke modtaget nogen skriftlig tilbagemelding fra Vej og Park.
Chalotte har efterlyst denne, prøver igen.
Thomas kontakter Gartneren for tilbud og aftale vedr. fældning af nogle af træerne.
C Kolonix har nogle mangler:
Ønske fra formand og næstformand om udvikling / opdatering af systemet, således der fremtidigt kun er et system at arbejde i.
D Vild med vilje Haver:
Bestyrelsen fremsætter forslag om regler for haver der er ”Vild med vilje”
Til næste generalforsamling.
E Haveindbetaling 2. halvår:
Vi har 2 forskellige datoer stående som frist for indbetaling af 2. haveleje. I Vedtægterne står d. 1. oktober, i vores ordensregler står der d. 1. september.
Fremadrettet er datoen besluttet til at være d. 1. oktober. Dette ændres i ordensreglerne.
3 Nyt fra næstformand:
Intet nyt.
4 Nyt fra kassereren:
Aftalt at Mustafa giver en melding når han er klar til en dag/aften hvor vi får et kursus i og vejledning i brug af hjemmesiden.
Mustafa har forsøgt at oprette mobil Pay til foreningen. Dette er endnu ikke lykkedes.
Mustafa vil gerne ændre vores hjemmeside på sigt, således den bliver mere bruger venlig.
Aftalt at Mahmoud og Kirsten hjælper/aflaster med nogle opgaver fremover.
På næste bestyrelsesmøde hvor Mustafa deltager gennemgår vi vores økonomi i forhold til forbrug og vores budget for år 2022.
5 Opsamling fra forrige møder:
A Vandprojekt:
Drøftes på vores næste ordinære bestyrelsesmøde.
B Service på vores varmepumper:
Thomas ringer og bestiller dette.
c Kontoråbent fremover:
Rigtig mange mandage i sommermånederne kommer der stort set ingen medlemmer på kontoret i kontortiden om mandagen.
Mange opgaver løses over mail, samt kredsen har overtaget nogle af de opgaver vi tidligere har haft.
Vi tænker over hvordan vi kan gøre fremadrettet, muligvis åbent færre mandage fra næste sæson.
D Suppleanter med på havetjek:
Det er en rigtig stor opgave for Anders og Thomas, når der skal tjekkes op på alle haver.
Enige om at det kunne være en opgave vores 2 suppleanter kan hjælpe med hvis de har lyst.
Chalotte kontakter dem om de vil hjælpe.
Vi udfærdiger et dokument vedr. tavshedspligt, som de skal underskrive.
Vi overvejer om vi skal foreslå at udvide bestyrelsen med 2 medlemmer til næste generalforsamling.
6 Fælles arbejdsdag d. 10. september:
Arbejdsopgaver:
Hækkeklipning
Rive hækafklip sammen og køre det ned på pladsen mellem træerne.
Klipning af træer og buske ved dammen.
Afhængig af tilmelding er der ønske om at opstarte med rebbane og andet langs med træerne rundt om plænerne.
Kirsten laver opslag på facebook om arbejdsdagen, samt tilmelding til denne.
Som sædvanlig er der morgenkaffe og brød fra kl. 9.30.
Afslutter med fælles måltid. (flæskesteg med det hele). Dette sørger Birgit for.
Vi mødes senest kl. 9.00 og hjælper med de sidste forberedelser.
Kirsten laver også opslag til info kasserne.
7 Evt.
Drøftelse af personsag.
Næste møde er ikke aftalt.
Referent Kirsten Sørensen
Referat bestyrelsesmøde d. 5. juli 2022
Tilstede: Chalotte, Mahmoud, Kim, Anders, Thomas og Kirsten.
Afbud: Mustafa.
Referent: Kirsten.
Dagsorden:
1 Personsag:
Debat om vores handlemuligheder.
Vi afventer modtagelse af politirapport:
- Planlægning af jubilæumsfest:
2 a Tilbud på leje af telt:
Thomas har indhentet tilbud på leje af festtelt til ca. 200 personer.
Tilbuddet er accepteret. Pris ca. 30.816 kr.
Ansvarlig Thomas
2 b Leje af Hoppeborg m.m.:
Thomas har undersøgt pris m.m. Thomas er ansvarlig for at arbejde videre med dette.
Vi vil gerne have hoppeborg m.m. i tidsrummet 13.00 – 17.00.
Pris ca. 1.600 kr.
2 c Mad:
Kirsten undersøgt evt. tilbud fra Rådhuskroen. De kan ikke påtage sig dette til så mange personer.
Tilbud på buffet fra kokken og Jomfruen med div. Tilkøb er accepteret.
Kirsten er ansvarlig for bestilling og endelig ordreangivelse senest d. 1. august.
Faktura og ordrebekræftelse er tilsendt Mustafa og Kirsten.
Skal først betales efter endelig tilmelding og ordre er afgivet, vedr. antal kuverter.
Foreløbig bestilling 150 kuverter. Pris ca. 30.000 kr.
Mahmoud sørger for bestilling af div. Orientalske retter, her i blandt ca. 10 kg. Schawarma.
Pris ca. 6.000 kr.
2 d. Musik:
Kirsten har kontaktet Katja og Rene. De kan ikke komme denne dato.
Mahmoud har haft kontakt til Kaditterkadatter, der tidligere har tilkendegivet at de godt kan komme.
Mahmoud kontakter dem igen for endelig aftale.
Pris ca. 6.000kr.
2 e Hjælpere i køkken og bar:
Vi vurderer at vi har brug for ca. 6 piger til at hjælpe med dette.
Mahmoud er ansvarlig. Pris ca. 6.000 kr.
2 f Tilmelding og betaling til festen: Dato – hvem – hvordan:
Aftalt sidste frist for tilmelding og betaling er mandag d. 25. juli.
Tilmelding til Kirsten på sms eller telefon senest d. 25. juli. Betaling ved tilmelding på mobilpay på telefon
60272890 Kirsten Sørensen. Eller kontant betaling på kontoret i åbningstiden mandag d. 25. juli.
Ansvarlig Kirsten.
2 g Deltagerbetaling:
Vi opkræver 100 kr. pr. person for deltagelse i festen. Tilskud til mad.
Børn over 12 år fuld pris, børn under 12. år gratis.
2 h Udarbejdelse af invitation:
Invitation sendes pr. mail og brev til medlemmerne.
Sendes pr. mail til inviterede gæster.
Opslag på facebook – hjemmesiden og i info tavler.
Ansvarlige Kirsten og Chalotte, mødes på kontoret torsdag kl. 12.00 og laver invitationer og sørger for udsendelse.
Kladde til invitationen udarbejdet på mødet.
2 i Udarbejdelse af indkøbslister:
Engangstallerkener (Birgit)
Servietter (Birgit)
Glas engangs (Birgit)
Flag (Birgit)
Øvrige indkøb: (Chalotte og Thomas)
Blomster til bordene
Velkomst drinks Asti + jordbær
Vin – rødvin – hvidvin – Rosevin
Asti
Chips + snack
Stearinlys
Affaldsposer
Affaldsspande
2 j indkøb af øl og vand:
Thomas er ansvarlig. Endelig beslutning om hvor meget tages på vores næste møde d. 4. august.
2 k Økonomi – byttepenge og regnskab:
Vi skal bruge kontanter til følgende:
Hjælpere 6.000 kr.
Musik 6.500 kr
Mahmoud mad 6.000 kr
Byttepenge (mønter og 50 kr.) 2.000 kr.
I alt i kontanter: 20.500 kr.
Ansvarlige for at hæve kontanter er Chalotte eller Mustafa.
Der skal forefindes bonér eller faktura på alt vedr. festen, således vi kan lave et særskilt regnskab.
Ansvarlig for dette er Kirsten + Mustafa.
Bruger særlig pengekasse til alt vedr. kontanter.
Næste møde afholdes d. 4. august kl. 14.00 hvor vi laver fotoplancher m.m.
Referent Kirsten
Referat Bestyrelsesmøde torsdag d. 30. juni 2022
Tilstede: Kim – Mahmoud – Thomas – Anders – Kirsten og Chalotte
Afbud: Mustafa
Referent: Kirsten
Dagsorden
Planlægning af jubilæumsfest lørdag d. 13. august 2022
Udenfor dagsordenen aftalte vi møde tirsdag d. 5. juli kl. 14.00 ang. Personsag.
1 Invitation til medlemmer m. fl:
Vi laver invitation til jubilæumsfesten tirsdag d. 5. juli.
Vi inviterer alle medlemmer af foreningen.
Vi inviterer:
Formændene for de øvrige haveforeninger i Ringsted kommune.
Formanden for Kredsen.
Formanden for hovedforbundet, Preben Jakobsen
Borgmester Henrik Hvidesten.
Per Flor.
2 Tilmelding dato og til hvem:
Aftales på næste møde tirsdag d. 5. juli
3 Deltagerbetaling v. tilmelding:
Hvordan? Hvem styrer det? Hvor meget opkræver vi?
Aftales endeligt på næste møde d. 5. juli.
4 Skal der være noget særligt for børn?
Vi foreslår Hoppeborg – Sluch ice – Candy Floss og ispinde.
Thomas kontakter Ringsted festudlejning vedr. tilbud.
Tilbagemelding og endelig beslutning på næste møde.
5 Hvordan får vi jubilæumsdelen ind over festen:
Som tidligere nævnt inviteres div. Gæster udefra.
Formanden holder en velkomsttale.
6 mad + evt. dessert:
Det er ikke lykkedes at få nogen til at komme og grille og levere ønsket tilbehør.
Vi er for sent ude.
Kirsten kontakter Italy og Rådhuskroen for tilbud på mad.
Aftales endeligt tirsdag d. 5. juli.
Vi serverer velkomst drinks.
Foreningen giver 1 genstand pr. person til maden.
Derudover kan deltagerne købe øl – vin og vand i baren for 10 kr. pr. genstand.
Vi laver indkøbsliste på næste møde tirsdag d. 5. juli.
Kirsten inviterer Birgit til at deltage i denne del af mødet også vedr. borddækning m.m.
7 Drikkevarer bestilling og indkøb:
Thomas bestiller øl og vand fra købmanden.
Indkøb af vin m.m. skal på indkøbslisten.
8 Taler eller andet:
Formanden holder velkomst tale.
Vi forventer at nogle af de inviterede holder tale under middagen.
9 Musik:
Kirsten kontakter Katja og Rene.
10 Stort fest telt på plænen:
Forslag om at bestille stort Festtelt der kan stilles op på plænen og hvor der er plads til alle.
Besluttede at det var en rigtig god ide incl. Borde og stole samt bestik.
Thomas indhenter tilbud på dette inden næste møde.
11 Fakler – Bålfade – olie, brænde og kulørte lamper:
Vi besluttede at flytte hele festen fra aften til eftermiddag.
Så er det ikke aktuelt med ovenstående.
Vi inviterer gæsterne til kl. 13.00.
Spisning kl. ca. 14.00.
12 Klargøring – indkøb – borddækning – pynt m.m.
Indkøbslister laves tirsdag d. 5. juli, indkøb m.m. fordeles imellem os.
Vi bruger den tid der er brug for fredag d. 12. august på klargøring, borddækning m.m.
Hele bestyrelsen deltager.
Birgit inddrages i dette.
Kirsten kontakter Birgit for deltagelse i en del af vores møde tirsdag.
13 Oprydning:
Vi mødes søndag d. 14. august for oprydning. Hele bestyrelsen deltager.
Tidspunkt aftales nærmere.
14 Hjælpere i køkken og bar:
Kim undersøger med Mia og evt. veninde.
Mahmoud kan evt. skaffe op til 4 piger der kan hjælpe.
Deres opgaver vil være at fylde op på buffet`en – rydde af – oprydning i køkken og salg af drikkevarer i baren.
Vi besluttede at der også laves bar udendørs under halvtaget.
De 2 store køleskabe fra traktorhuset flyttet hertil.
15 Økonomi – byttepenge – Regnskab m.m.
Mustafa skal sørge for at bestille byttepenge til baren, samt kontanter til betaling af musikere og hjælpere.
Der skal være bilag på alt, således vi kan lave et regnskab over festen når den er afviklet.
16 Fotoplancher:
Mahmoud foreslår at vi laver en del foto plancher til udstilling.
Han har rigtig mange fotos fra foreningen.
Thomas prøver at finde rigtig gamle foto frem fra sin familie.
Plancherne hænges op på væggen under halvtaget.
Kirsten finder CD frem fra tidligere jubilæum, til evt. fremvisning i fælleshuset.
Vi mødes torsdag d. 4. august kl. 14.00 til fremstilling af fotoplancher.
17 evt. indkøb af smartboks (musik anlæg) til fælleshuset.
Mahmoud indhentet tilbud på smartboks til fælleshuset.
Pris ca. 5.000 kr.
Vi besluttede at indkøbe denne incl. Mikrofon.
Næste møde tirsdag d. 5. juli kl. 14.00.
Referent Kirsten
Referat bestyrelsesmøde d. 15. juni 2022.
Tilstede: Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa, Kim og Kirsten.
Afbud: Ingen
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
A Jordbunker:
Søren vejmand kommer i nærmeste fremtid. Flytter jordbunken, planerer ud og kommer stenbelægning på.
B Advokat hjælp:
Chalotte har kontaktet lokal advokat, der gerne vil tage sagen mod Cerius.
Vi sender alle relevante papirer til advokaten.
3 Nyt fra næstformand:
Mahmoud bruger rigtig meget tid på opmålinger og tjek af ulovligheder i haver der skal vurderes.
Kim træder til og bliver en del af dette arbejde efter Sct. Hans.
4 Nyt fra kassereren:
A Regnskab:
Udleveret regnskabsrapport for perioden 1. jan. – 15. juni 2022.
Regnskabet ser ok ud.
Personsag – store udgifter for foreningen.
Debat ang. Udsendelse af fakturaer. ( Er det kun kassereren der udsender fakturaer eller kan hele bestyrelsen
Gøre dette).
B Hjemmesiden:
Mustafa arbejder på at forenkle hjemmesiden, så den bliver nemmere at bruge.
Der udarbejdes en vejledning til bestyrelsen.
Aftalt at der afholdes en kursus dag for bestyrelsen i løbet af efteråret.
5 Opsamling fra sidste møde:
A Nyt vedr. toiletvogn og samletank:
Mahmoud har indhentet tilbud på samletank på 5.000 l. Pris 45.000 – 50.000 kr. incl. Nedgravning og tilslutning af
3 toiletter.
Kim undersøger med Thomas Petersen, således vi har 2 tilbud.
Kim undersøger nærmere vedr. toiletvogn.
B Nyt vedr. dræn på Gladiolusvej:
Thomas Petersen vil gerne komme og udføre arbejdet. Kim går videre med opgaven til Thomas.
C Musikanlæg i fælleshuset:
Mahmoud undersøger hos Pover til næste møde.
D Projektor i fælleshuset:
Mustafa får det til at virke når han kommer hjem fra ferie.
E Vejbump:
Besluttede at vente med at etablere vejbump til næste sæson.
Dette på grund af ny vandrørsledning.
F Hjemmesiden nye byggeregler:
De nye byggeregler er nu lagt på hjemmesiden.
G Sct. Hans praktiske opgaver:
Der er styr på alle de praktiske opgaver omkring Sct. Hans.
Hvis der er brug for hjælp med opsætning og nedtagning af telt m.m. Beder Kim om hjælp. Vi vil gerne hjælpe.
H Ventelisten intern/ekstern:
På spørgsmålet om en evt. intern venteliste i foreningen, valgte vi at bibeholde kun en venteliste frem til næste
Generalforsamling.
Opskrivningsgebyr:
Bestyrelsen foreslår at opskrivningsgebyr opkræves årligt, dette for at sikre at dem der står på ventelisten er
Aktuelle og interesserede.
Tages op på næste generalforsamling.
Opskrivning på ventelisten fortsat første søndag i april måned. 1 gang årligt.
I Sommer/jubilæumsfest:
Ang. Levering af mad. Jesper fra Kirke såby forsamlingshus kan ikke levere denne dato.
Vi kontakter Kurt Greve Sigersted ang. Levering af mad, og undersøger andre muligheder.
Besluttede en egenbetaling på 50 kr. pr. person for at deltage i festen.
Thomas undersøger vedr. evt. fadølsanlæg.
Musik – drøftes og besluttes på næste møde, der kun handler om planlægning af sommerfesten.
Mødet afholdes torsdag d. 30. juni kl. 14.00.
6 Trafik spejle i foreningen:
Der er ønske om indkøb og opsætning af flere trafikspejle i foreningen.
Der indkøbes 4 ekstra spejle.
7 Misligholdelse af haver:
Vi har en del misligholdte haver i foreningen.
Debat om hvilke sanktionsmuligheder vi har i forhold til problemet.
8 Tilbud fra maler:
Vi har modtaget tilbud fra malermester Steffen Ahrendt vedr. udvendig maling af fælleshuset.
Vi takker ja til tilbuddet. Der bliver først malet engang i september måned. Har ikke tid før.
Vi har kontaktet 3 malermestre, ingen har tid i år.
9 Vandprojekt:
Kim orienterede om sidste nyt i dette. Kontakt med Anders fra Ballerup, der kommer og mødes med
Kim, Anders og Jack.
Kim har lavet en mappe , hvor alle relevante dokumenter er samlet på Pc en.
10 Evt.
Chalotte mener at en del af yderhækkene mod Kildemarken er ved at gå ud.
Vi kikker nærmere på dette.
Kirsten forsøger at udarbejde en aktivitetskalender for år 2023.
Punkter til næste ordinære bestyrelsesmøde:
1 Vandrørsprojekt
2 Planlægning af kursusdag – hjemmesiden.
3 Andet tilbud på samletank og tilslutning (Kim)
4 Afslutning på Dræn Gladiolusvej.
5 Musikanlæg i fælleshuset.
Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag d. 30. juni kl. 14.00.
Dagsorden indeholder kun punktet planlægning af sommer/jubilæumsfest.
Referent Kirsten
Referat Bestyrelsesmøde onsdag d. 1. juni 2022.
Tilstede: Chalotte – Mahmoud – Thomas – Anders og Kirsten.
Fraværende: Mustafa og Kim.
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
A jordbunken:
Chalotte har rykket Søren vejmand ang. Flytning af jordbunken. Ingen dato.
B Vejprojekt/jordbunke:
Vedr. hele vores vejprojekt, jordbunke m.m. kontaktes nu advokat vedr. evt. sagsanlæg mod Cerius.
3 Nyt fra næstformand:
A Hovedforbundet har ændret sin hjemmeside. Problem vedr. registrering af nye medlemmer til Hovedforbundet.
Mahmoud og Chalotte bruger en del tid på at lære det nye system at kende.
4 Nyt fra kassereren:
Intet nyt da kassereren ikke var til stede.
5 Opsamling fra sidste møde:
A Gennemgang af procedure ved vurdering og salg af haver:
Mahmoud og Chalotte gennemgik procedure fra medlemmet henvender sig ang. Vurdering og salg af have og frem
Til det endelige havesalg.
Vi fik alle udleveret:
Vejledning om vurdering af kolonihavehuse under midt- og Østsjællands kreds.
Samt kopi af brev vedr. åben hus arr., der sendes til opskrevne på ventelisten, når en have er klar til salg.
Åbent hus indbydelse sendes til alle på ventelisten, der er opskrevet til den aktuelle kategori/pris. Haven sælges
Til den på ventelisten med laveste nr. der ønsker at købe.
Internt bilag vedr. proceduren udfærdiges til bestyrelsesmedlemmerne.
Sidste nye vejledning om vurdering af kolonihavehuse under midt- og Østsjællands kreds ophænges i Info kasserne.
B Nyt vedr. toiletvogn og samletank:
Intet nyt vedr. toiletvogn. Kim var ikke tilstede.
Intet nyt vedr. pris på samletank på 5000 l. Mahmoud undersøger til næste møde.
6 Planlægning af fælles arbejdsdag lørdag d. 11. juni:
Arbejdsopgaver:
Hækkeklipning af fælles hække ( rundt om fælleshus/værksted – rundt om traktorhus – p-pladsen v. toiletvogn).
Beton blomster krukker males.
Rengøring af skilte og info kasser.
Virkelyst skiltet v. Køgevej nedtages til renovering.
Kirsten sørger for indkøb af murmaling til blomsterkrukkerne.
Kirsten spørger Birgit vedr. forplejning. Morgenmad og frokost.
Kirsten bestiller og afhenter morgenbrød.
Kirsten forbereder opgave liste til opslag lørdag, hvor folk kan melde sig på.
Vi mødes til morgenkaffe og brød kl. 9.30. Start arbejde kl. 10.00.
Forventer af slutte ca. kl. 14.00. Vi afslutter med fælles spisning.
Thomas sørger for af bestille øl og vand.
Kirsten informerer og søger hjælpere på facebook, samt i info kasserne.
Mahmoud informerer på hjemmesiden.
Tilmelding til Kirsten på facebook eller på sms på telefon 60262890.
7 Sct. Hans – praktiske opgaver:
Opsætning af telt: Kim og hjælpere.
Bål: Tørt brandbart grenaffald kan afleveres på pladsen 1 uge før (fredag d. 17. juni).
Ikke møbler – hækafklip – grønt haveaffald m.m.
Bålpladsen: Anders elekt. Sørger for at rive sten væk inden d. 17. juni. Han sørger også for vand slanger m.m.
8 Jubilæumsfest/sommerfest:
Planlægges i detaljer på næste møde.
Vedr. musik går vi i tænkeboks indtil næste møde. Musik flyttes evt. til teltet udendørs. Kræver plader til dansegulv
For at beskytte græsset.
Mad: evt. grillet lam – okse – gris og laks med tilbehør.
Mahmoud sørger for indkøb og tilberedning af lam.
Kirsten indhenter tilbud vedr. resten.
Mahmoud er ansvarlig for indkøb af div. Forretter/tilbehør lig med de retter vi fik til fællesspisning, da han stod
For fællesspisning.
Vi beslutter endeligt på næste møde.
9 Etablering af vejbump:
Vi undersøger om det er lovligt med sandfyldte brandslanger. Afventer svar fra Rg. Kommune.
10 Sommerferielukket på kontor:
Besluttede at der i ugerne 28 og 29 er sommerferielukket på kontoret, samt på formandsmailen.
Ved akutte problemer kontaktes Thomas.
11 Punkter til næste møde:
Venteliste: Opskrivningsgebyr – ekstern/intern liste.
Projektor i fælleshuset.
Musikanlæg i fælleshuset.
Fjernsyn i fælleshuset.
Planlægning jubilæumsfest/sommerfest.
Toiletvognen og samletank
Vejbump
Dræn Gladiolusvej.
Næste møde afholdes fredag d. 17. juni kl. 18.00.
Referent Kirsten.
Referat møde ang. forprojekt nyt vandprojekt torsdag d. 19. maj 2022.
Tilstede: Chalotte – Mahmoud – Thomas – Kirsten – Anders – Kim og Jack.
Afbud: Mustafa.
Jack forsøgte at få vores projektor til at virke via sin computer. Lykkedes ikke vi skal have den op at køre så vi kan bruge den.
Chalotte kontakter Mustafa.
1 Opsamling på opgaver fra sidste møde.
Chalotte:
Chalotte har kontaktet Hvidovre kommune, intet nyt, de kender ikke til en kolonihaveforening der har fået lagt nye
vandrør.
Chalotte forsøger at få kontakt til de 3 haveforeninger i Hvidovre der kan være på tale.
Kim:
Kim har fået kontakt med Mette (tidl. formand). Hun henviser til en kontaktperson der hedder Anders i Haveforeningen
Hestholm i Ballerup.
Mette sørger for kontakt mellem Anders og os.
Anders vil gerne mødes med os mod et evt. konsulentbidrag.
Kim foreslår at 2 -3 pers. fra bestyrelsen mødes med Anders til en start. Evt. en lørdag.
Kim undersøger dato for et evt. besøg hos dem. Han forsøger at aftale besøg en af dagene i Kristi Himmelfart ferien.
Kim, Anders og Jack deltager.
Mahmoud:
Mahmoud har forsøgt at få et overblik over vores forsikringer og dækninger.
Det er stadig uklart hvordan vi er dækket med vores bestyrelses ansvars forsikring.
Vi efterlyser policer og forsikringsbetingelser.
Vi mangler kassereren til at hjælpe os med dette.
2 Risikovurdering:
Vi har alle hver især til opgave at forberede os på, hvad der kan gå galt under projektet skrive det ned så vi kan
indarbejde dette i projektbeskrivelsen.
På et senere møde arbejder vi med dette i fællesskab.
3 Kommunikationsplan:
Hvordan kommunikerer vi:
- med hinanden
- med medlemmerne
- Hvordan følger vi op på hinandens opgaver.
4 Kreditvurdering:
Jack foreslår at vi Laver ekstra arbejdsdage, hvor medlemmerne indkaldes til at deltage. Dette for at få foreningen
til at tage sig bedst muligt ud i forhold til kreditforening fra banken.
5 Næste møde:
Næste møde afholdes efter besøg i haveforeningen i Ballerup.
Referent Kirsten.
Referat 2. møde om forprojekt til nyt vand projekt d. 28. april 2022
Tilstede: Jack – Chalotte – Mahmoud – Thomas – Anders – Kim og Kirsten.
Afbud: Mustafa
Ordstyrer: Jack
Referent: Kirsten
Dagsorden:
Opsamling / Tilbagemelding på vores opgaver/lektier fra sidste møde.
Nye opgaver/lektier inden næste møde.
Ingen tilbagemelding fra Mustafa vedr. hans opgaver.
Kim og Kirsten har ikke fundet vores gamle lejekontrakter i arkivrummet.
Mahmoud fandt i en gammel mappe på kontoret de gamle lejekontrakter. Herunder den første fra 1947.
Chalotte har kontaktet haveforeningen Kildebo. De fik lagt vand ind i 1947.
Kommunen sørgede for Entreprenør til udførelse af arbejdet.
Haveforeningen betalte for arbejdet.
Chalotte har ikke fået kontakt til Mette Bruun (tidligere formand)
Aftalt at Kim via Messenger forsøger at få kontakt til Mette inden næste møde.
Chalotte har kontaktet Hovedforbundet.
Tilbagemeldingen herfra er, at vi selv skal betale.
Vi har brug for juridisk bistand i forhold til hvad vi skal gøre for at sikre ejerforhold.
Tilbagebetaling af lån (løbetid) når vores nuværende lejekontrakt med Ringsted kommune udløber.
Chalotte kontakter haveforening i Hvidovre, der har vundet en sag om betaling ved et lignende projekt.
Mahmoud og Chalotte undersøger vores forsikringsdækning ved så stort et projekt.
Bestyrelsesansvarsforsikringen.
Tilbagemelding på de enkelte opgaver/lektier sendes til Kirsten på mail.
Kirsten indkalder til næste møde og sørger for at tilbagemeldingerne kommer på dagsordenen.
Næste møde aftalt til onsdag d. 11. maj kl. 16.00.
Mødet er senere ændret til d. 19. maj kl. 16.00.
Referent Kirsten.
Referat bestyrelsesmøde mandag d. 18. april
Tilstede: Alle + Jack
Referent: Kirsten
Dagsorden
Gennemgang af opstart på forprojekt vedr. nyt vandsystem i foreningen:
Oplæg v. Jack Fejerskov
Jack gennemgik i hovedpunkter sit materiale vedr. nyt vandprojekt i foreningen. Materialet er udarbejdet i 2019.
Formål med mødet er at klæde den nuværende bestyrelse bedst muligt på i forhold til det store projekt vi har foran os.
Stikord i forhold til emner vi skal have tjek på:
Byggeleder
Advokat til gennemgang af alle papirer inden underskrifter
Logbog – hvor alle aftaler nedskrives
Kommunikationsansvarlige
Udarbejdelse af risikoanalyse
Kontakt til andre haveforeninger om deres erfaringer og problemstillinger.
Næste møde er aftalt til torsdag d. 28. april kl. 19.00 i fælleshuset.
Inden næste møde har vi følgende opgaver:
Mustafa tager kontakt til kollega på Københavns tekniske forvaltning.
Kim og Kirsten går vores arkiv igennem for at lede efter gamle lejekontrakter med Ringsted kommune.
Chalotte: kontakte hovedforbundet – kontakte Mette (tidl. formand) nuværende formand i en forening i københavnsområdet. Kontakte andre haveforeninger i Ringsted kommune.
Anders Kontakte andre haveforeninger i andre kommuner der har haft samme projekter.
næste ordinære bestyrelses møde aftalt til torsdag d. 28. april kl. 17.00
Referent Kirsten Sørensen-
Referat Bestyrelsesmøde fredag d. 1. april.
Afbud: Ingen alle tilstede
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet fra vores arbejdsmøder op til generalforsamlingen godkendt uden kommentarer.
2 Nyt fra formanden:
2 a Generalforsamling konstituering:
Velkommen til Kim i bestyrelsen
Bestyrelsen konstituerede sig som følger:
Chalotte Olsen Formand
Mahmoud Elawad Næstformand
Mustafa Akgun Kasserer
Øvrige bestyrelsesmedlemmer:
Kirsten Sørensen referent
Thomas Lauridsen
Anders Hansen
Kim Melgaard
Fordeling af ansvarsområder:
Fælleshus – udlejning m.m. Kirsten
Have og vej. Thomas og Anders
Vand. Anders og Kim
Havesalg. Chalotte og Mahmoud
Hjemmesiden Mahmoud og Kirsten
Værksted + udearealer. Thomas
Tjek af haver inden vurdering. Mahmoud og Chalotte og Thomas
Venteliste. Anders
Referent Kirsten
Info til infokasser + facebook Kirsten og Thomas
Opsamling fra generalforsamling:
Modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet ligger til underskrift af formand og dirigent.
Sættes derefter i mappen og offentliggøres på hjemmesiden.
Debat om spørgsmål på generalforsamlingen vedr. Mustafas regnskabs system.
Rettigheder og support m.m.
Alle enige om at generalforsamlingen gik til ug.
På næste møde opsamles de punkter fra generalforsamlingen vi skal arbejde videre med.
f.eks. forslag fra medlemmerne.
2 b Kontorvagt skema:
Vi fordelte kontorvagterne til og med juni måned 2022.
Kirsten renskriver og udsender til bestyrelsen samt i vores kasser i papirform. et eksemplar ophænges på kontoret.
2 c Ekstraordinær generalforsamling:
Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne skal ifølge vores regler vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Alle forslag blev godkendt af et flertal på den ordinære generalforsamling og sendes nu ud som bilag til endelig godkendelse på den ekstraordinære generalforsamling der afholdes onsdag d. 20. april kl. 19.00 i fælleshuset.
Chalotte og mahmoud sender indkaldelse ud både på mail og post.
2 d Opdateringer i fælleshuset:
Besluttede at indkøbe ny vaskemaskine til fælleshuset. Den gamle vasker ikke rent og kan ikke kogevaske.
Indkøb af ny industri kaffemaskine til fælleshuset.
Indkøb af nyt køleskab til kontoret. (spare på el).
Ovenstående indkøb er Chalotte og Thomas ansvarlige for.
Mustafa bestiller musikanlæg + Pc til fælleshuset (til projektor).
Mustafa har indkøbt 1 stk. Wifi forlænger til fælleshuset.
Chalotte og Birgit kører til Ikea og opfylder med div. service der mangler i fælleshuset.
(glaskander – glaskarafler – vaser – viskestykker m.m.
2 e Sag om ulovligt byggeri:
Sidste info om sagen.
3 Nyt fra næstformand:
Der er pt 5 – 6 haver på vej til vurdering og salg.
Det er et stort arbejde for foreningen at tjekke alt for ulovligheder og klargøre papirer inden disse sendes videre til kredsen til vurdering.
Opdatering af hjemmesiden:
Kirsten kommer på som medansvarlig for hjemmesiden sammen med Mahmoud.
Udlejning af fælleshuset, datoer slettes på hjemmesiden efter ønske fra Kirsten.
Kirsten renskriver nye lister med info til hjemmeside og info kasser.
4 Nyt fra kassereren:
Bestyrelsesliste kontakt oplysninger. Mustafa ønsker at få Finans mailen på listen til medlemmerne og ikke sin private. Som bestyrelse benytter vi stadig hans private mail.
Modtaget elregning på ca. 19.000 kr. for et kvartal.
Vi er nødsaget til at kikke på hvor vi fremadrettet kan spare på el med de store prisstigninger der er pt.
eks. tjekke om vi har led pærer i vores lamper, skrue ned for varmen på kontoret når det ikke bruges. Huske at slukke for køleskabe og fryser i fælleshus når det ikke er lejet ud m.m.m.
Enige om at hæve prisen for udlejning af fælleshuset pr. 1. april.
Leje i en Weekend hæves fra nuværende 1.400 kr. til 1.800 kr.
Endagsleje hæves fra nuværende 600 kr. til 700 kr.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal blive bedre til at bruge økonomisystemet i stedet for pengekassen.
Vi opsiger Winkas systemet i løbet af de næste måneder, når vi er sikre på at alt hvad vi skal bruge er overført til det nye system.
Forslag om at spare på kopimaskinen. Mustafa Undersøger priser på køb af egen kopimaskine.
Alle gamle it abonnementer undersøges ubrugte opsiges m.m.
Hjemmesiden skal flyttes.
Økonomisystemet – foreningen får adgang til systemets server.
6 a Div. opslag til infokasser og hjemmeside:
Kirsten renskriver opslag – herunder ny bestyrelsesliste – liste over ansvarsområder m.m.
6 b Renskrivning af reviderede ordensregler. vedtaget på generalforsamlingen.
Kirsten renskriver og sørger for at disse kommer på hjemmesiden.
6 c Aftale møde ang. bogføringskonti.
Møde aftalt til søndag d. 3. april efter opskrivning til ventelisten er afsluttet.
Mustafa – Thomas og Kirsten deltager.
6 d Aftale møde ang. nyt vandsystem hvor Jack kan deltage:
Anders kontakter Jack om en dato hvor han kan deltage i bestyrelsesmøde.
Næste møde aftales når vi har en tilbagemelding fra Jack.
Referent Kirsten
———————————————————————————————
Referat af processen vedr. forberedelse af – og udarbejdelse af materiale til generalforsamlingen i 2022.
Lørdag d. 8. januar:
Bestyrelsesmøde der er udsendt referat.
Søndag d. 23. januar kl. 12.00:
Bestyrelsesmøde vedr. regnskab og budget. Referat er udsendt.
Aftalt at Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer vi i bestyrelsen var enige om.
Opstart på arbejdet med budgetlægningen for år 2022. Vi arbejder videre på et kommende møde.
Aftalt at bestyrelsen uden Mustafa arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamlingen (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)
Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab, så hurtigt som muligt. Vi mangler årsopgørelse fra Forsyningen.
Onsdag d. 26. januar kl. 14.00:
Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).
Gennemgang af indkaldelse til generalforsamling.
Tjek på div. Valg til bestyrelse, kredsrepræsentantskab, vurdering, bilagskontrollanter m.m.
Forslag til referent og dirigent.
Kort gennemgang af forslag fra medlemmerne.
Kort debat om forslag fra bestyrelsen.
Tirsdag d. 1. februar kl. 12.00:
Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).
Gennemgang af Ordensregler og blev enige om div. Ændringsforslag fra bestyrelsen.
Mahmoud renskriver dette til vores næste møde, med rød og grøn skrift.
Gennemgang af Vedtægterne og blev enige om ændringsforslag fra bestyrelsen.
Kirsten arbejder videre med disse, renskriver med rød og grøn tekst.
Kirsten og Mahmoud har udarbejdet vandregnskab.
Mandag d. 7. februar kl. 18.00
Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).
Afsluttende arbejde med ændringsforslagene til Ordensreglerne og Vedtægterne.
Modtaget og drøftet bestyrelsens forslag vedr. vandprojekt (ny rørlægning) fra Anders.
Start på drøftelse af medlemmernes forslag til afstemning på generalforsamlingen.
Debat om de forslag der omhandler bygningsreglement kan behandles og stemmes om på generalforsamlingen. Skal de omformuleres eller skal de videresendes til Kredsen med den ordlyd de har, hvis der stemmes for dem. Flertal for det sidste.
Onsdag d. 9. februar kl. 18.00.
Bestyrelsesmøde (alle til stede).
Afsluttende møde vedr. regnskab og budgetlægning.
Modtaget ny regnskabs rapport fra Mustafa, ændret ud fra de aftaler vi var enige om på sidste møde d. 23. januar.
Færdiggjorde arbejdet med budgetlægning for år 2022.
Aftalt at Mustafa renskriver og udsender materialet så hurtigt som muligt.
Vi skal afsende det samlede materiale vedr. generalforsamlingen ud til medlemmerne senest d. 18. februar, for at overholde fristen i vores vedtægter.
Udleverede det udarbejdede vandregnskab for år 2021 til Mustafa. Til brug ved udsendelse af faktura nr. et der er til betaling d. 1. april.
Torsdag d. 17. februar kl. 12.00.
Arbejdsmøde (Chalotte. Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).
Modtaget materiale vedr. regnskab og budget fra Mustafa d. 16. februar.
Endelig færdiggørelse og gennemgang af alt materialet til medlemmerne vedr. generalforsamlingen.
Udsendelse af indkaldelse og samtlige bilag til medlemmerne på mail og i breve.
Kopiering af div. Materiale der skal være til rådighed på generalforsamlingen.
Aftalt næste møde til mandag d. 7. marts kl. 12.00, hvor vi skal arbejde med bestyrelsens beretning, samt tjek på de praktiske opgaver vedr. generalforsamlingen.
Kirsten spørge Birgit om forplejning på generalforsamlingen.
Mandag d. 7. marts kl. 12.00.
Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas og Kirsten).
Startede mødet med en opdatering på vores veje efter Chalotte har haft kontakt med Cerius og Bravida.
Arbejdede med bestyrelsens beretning til generalforsamlingen.
Chalotte starter med en generel beretning om hvad vi i bestyrelsen har arbejdet med det forgangne år.
I fællesskab kom vi med forskellige input til beretningen. Chalotte færdiggør denne.
Herefter fortæller Mahmoud om havesalg og velkomst til de nye havelejere.
Vi talte ikke om Mahmouds opgave med tjek af ulovligheder i haver inden vurdering som han har haft som ansvarsområde sammen med Peter. Det skal vel også lige nævnes, da det er en vigtig opgave i foreningen.
Herefter fortæller Kirsten om arbejdet i sit ansvarsområde som er fælleshuset: Udlejning – arrangementer – større indkøb – planlagte aktiviteter i 2022.
Herefter fortæller Thomas om arbejdet med sit ansvarsområde: Haver og veje.
Anders slutter beretningen af med orientering om arbejdet i sit ansvarsområde som er vandansvarlig og venteliste ansvarlig. Anders har varetaget begge områder i samarbejde med Peter Sørensen som nu har trukket sig fra bestyrelsen.
Chalotte starter generalforsamlingen med at byde velkommen og står for punkterne valg af dirigent og referent hvor bestyrelsen foreslår henholdsvis Per Flor som dirigent og Lene Larsen som referent. Herefter gives ordet til Dirigenten.
Herefter arbejdede vi med at få sat ansvarlige på alle de praktiske opgaver omkring generalforsamlingen. Vi aftalte følgende:
Afkrydsningsliste/medlemsliste: Mahmoud sørger for dette.
Indskrivning af medlemmer til generalforsamlingen, samt udlevering af stemme sedler: Mahmoud sammen med en hjælper.
Vi forsøger at få Kim eller Peter L. eller Anders til at hjælpe v. indskrivnings bordet under generalforsamlingen. Kirsten kontakter dem.
Bestilling af morgenbrød og afhentning af samme. Chalotte sørger for dette.
Birgit sørger for kaffebrygning, indkøb af smør, pålæg m.m.
Indkøb af vingaver til henholdsvis dirigent og referent. Chalotte sørger for dette.
Bestilling af øl og vand til pauserne: Thomas sørger for dette.
Der er ikke salg af øl og vand under generalforsamlingen. Foreningen giver øl og vand i pauserne.
Bestyrelsen mødes torsdag d. 24. marts kl. 12.00 til opstilling af borde og stole.
Tjek af mikrofon og højtalere.
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Referat bestyrelsesmøde d. 23. januar 2022
Tilstede: Anders – Thomas – Chalotte – Mustafa – Mahmoud og Kirsten
Afbud: Peter
Ordstyrer: Chalotte
Referent: Kirsten
1 Godkendelse af referat fra de sidste 2 møder:
Godkendt uden kommentarer.
2 Samarbejde med kredsen:
Lene Larsen (medlem af kreds bestyrelsen) deltog under dette punkt.
Bestyrelsen har på flere tidligere møder drøftet forskellige uenigheder i forhold til vores
Samarbejde med Kredsen. Uenighederne opstår ofte i forhold til at tolke og håndhæve
Byggeregler og lovliggørelse v. vurderinger.
Vi fremsatte vores spørgsmål til Lene, som tager dem med videre til kredsformand Nikolaj
Winther .
Bestyrelsen ønsker som udgangspunkt at have et godt samarbejde med Kredsen, hvor vi
Arbejder ud fra fælles fodslag og fælles forståelse af de regler vi arbejder ud fra.
Som eksempel mener bestyrelsen at de gamle byggeregler må være gældende frem til nye
Byggeregler er godkendt og dermed gældende. Vi mener ikke det er i orden at Kredsen melder
Ud at der ikke kan godkendes byggeansøgninger før de nye regler er godkendt.
Vi er udmærket klar over at vi skal overholde gældende love og regler, men oplever ofte at det set med vores øjne er småting og petitesser der skaber uenighed og giver problemer i
Lene tager div. Eksempler og spørgsmål med tilbage i Kredsregi og giver os en tilbagemelding.
3 Drøftelse af besked om bestyrelsesmedlem der trækker sig fra bestyrelsen:
Peter Sørensen har i dag pr. mail meddelt at han trækker sig som bestyrelsesmedlem pr. dags
Dato af personlige årsager.
Vi tager selvfølgelig hans beslutning til efterretning og indkalder 1. suppleant Kim Melgaard til at
Deltage i bestyrelses arbejdet frem til generalforsamlingen d. 27. marts.
4 Gennemgang af årsregnskab for 2021:
Mustafa har udarbejdet regnskabsrapport / Drift regnskab for år 2021.
Vi gennemgik rapporten punkt for punkt, ud fra de hovedkonto han har fordelt regnskabet på.
Debat om hvad de enkelte konti indeholder. Vi ønsker en større synliggørelse af hvad nogle af
De enkelte konti indeholder. Bestyrelsen ønsker en større synliggørelse af hvad de enkelte konti
Indeholder.
Bestyrelsen er ligeledes enige om at det er nødvendigt at tilføje nogle under konti i regnskabet,
Særlig under kontoen foreningens drift og under kontoen fester og spisning.
Bestyrelsen er enige om at budgettet for 2021 skal fremgå af regnskabsrapporten, ligesom vores
Budgetlægning for det kommende år (2022) skal medtages.
Det har været lidt problematisk at de første 3 måneder af regnskabet er bogført i et regnskabs
Program og resten af året er bogført i et nyt bogføringsprogram.
Årets samlede resultat viser et overskud på 326.053 kr.
Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer i opstillingen som
Bestyrelsen er enige om.
5 Udarbejdelse af budget for det kommende år (2022).
Det foreløbige arbejde med budgetlægningen fremgår af et internt arbejdspapir for bestyrelsen.
Det færdige arbejde vil fremgå af regnskabsrapporten der udsendes sammen med indkaldelsen
Til generalforsamlingen.
Næste møde for den samlede bestyrelse er aftalt til d. 19. februar kl. 14.00.
Bestyrelsen undtaget Mustafa mødes igen onsdag d. 26. januar kl. 14.00 og arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamllingen (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)
Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab så hurtigt som muligt. Vi efterlyser årsopgørelse fra Forsyningen.
Referent Kirsten
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Referat bestyrelsesmøde lørdag d. 8. januar 2022
Tilstede: Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.
Afbud: Peter.
Ordstyrer: Chalotte.
Referent: Kirsten.
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet ligger ikke klar til godkendelse, derfor godkendes det på næste møde.
2 Nyt fra formanden:
A Veje:
Opsummering af problemerne med vores vejes tilstand efter opgravning til el- installation.
Siden sidste møde et vejene nu i en meget bedre stand efter at Skj maskinudlejning har været og
Arbejdet på dem med vejhøvl og tromle lige før jul.
Problemet er nu at få fjernet jordbunken bag ved værkstedet, samt få ordnet p-pladserne.
Vi har haft kontakt med Cerius, det er uafklaret hvem der skal sørge for at fjerne jordbunken.
Entreprenøren (Lasse) mener ikke han skal lave mere arbejde for de regninger der er udsendt. Hvis han skal lave mere, koster det ekstra.
Mustafa kontakter Lasse og forsøger at afslutte sagen med ham.
Søren fra Skj maskinudlejning deltog i næste del af mødet og gennemgik problemerne med vejene med os.
Vi har aftalt med Søren at han sender et aftalepapir til os om fast vedligeholdelse af vores veje, samt hvad arbejdet indeholder. Søren vurderer at de i starten skal køre og påfylde m.m. ca. 6 – 8 gange pr. år i gennemsnit. Vi aftalte endvidere at vi skal bestille 1 læs grus (stigrus – leret vejgrus)
Hos vognmand Steen Hansen. Grus bunken lægges på p-pladsen v. toiletvognen. Et sted hvor den ikke er til gene for parkering.
Thomas og Peter er vejansvarlige. Kontaktperson i forhold til Søren Skj udlejning er Thomas.
3 Nyt fra næstformanden:
Der er solgt en have d. 23. december. Dette udenfor ventelisten da ingen på listen var
Interesserede.
Pt er der 13 personer på vores venteliste.
Opskrivning på ventelisten for det nye år er den første søndag i april måned.
Max. Antal på ventelisten iflg. vores regler er 25.
C Registrering af nye medlemmer til hoved forbundet:
Der er fra bestyrelsens side sket en fejl i forbindelse med registrering af nye medlemmer til
Hovedforbundet.
Chalotte og Mahmoud retter op på dette.
D byggevedtægter:
Nye byggeregler er gældende fra 1. januar 2022. Afventer endelig enighed mellem Kreds og
Kommune.
4 Nyt fra kassereren:
Regnskab driftskonto:
Medlemmer af bestyrelsen efterlyser skriftlig regnskabsrapport for år 2021 fra kassereren.
Regnskabsrapporten skal gennemgåes og godkendes af bestyrelsen inden udsendelse til
Medlemmerne før generalforsamlingen. Budgetlægning for år 2022 laves på samme møde.
Mustafa laver denne hurtigst muligt.
Vi afsætter vores næste møde til dette arbejde. Kirsten kopierer div. Papirer til brug for arbejdet
Med budgetlægning.
5. Generalforsamling:
Generalforsamling afholdes søndag d. 27. marts i fælleshuset.
Sidste frist for modtagelse af forslag til behandling på generalforsamlingen er ifølge vores
Vedtægter 60 dage før generalforsamlingen. Dette meldes ud til vores medlemmer på mail.
Sidste frist for medlemmernes modtagelse af indkaldelse til generalforsamlingen er ifølge
Vedtægterne 30 dage før afholdelse.
Regnskabsrapport for 2021, budget for 2021, samtlige forslag fra medlemmer og bestyrelse skal
Medsendes som bilag til indkaldelsen.
6. Vandregnskab for år 2021.
Vandregnskabet for år 2021 skal så snart årsopgørelsen modtages fra forsyningen udarbejdes.
De enkelte medlemmere andel af forbrug samt fordeling af evt. vandspild skal påføres fakturaen
For 1. halvårs leje.
Næste møde afholdes lørdag d. 22. januar kl. 12.00.
Referent Kirsten.