Bestyrelsens referater 2022

 


Referat bestyrelsesmøde d. 24. august 2022.

 

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Kim, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.

Ordstyrer:  Chalotte.

Referent:    Kirsten.

 

Dagsorden:

1 Godkendelse af ref. fra de sidste møder:

Referater godkendt uden kommentarer.

 

2 Nyt fra formanden:

A Evaluering af Jubilæumsfesten:

Musik:  Rigtig godt, vil gerne bruge dem igen.

Mad:  Rigtig godt, vil gerne bruge Kokken og Jomfruen igen.

Mere af de asiatiske retter, det var meget populært.

Rigtig meget ros til pigerne, der hjalp os med de praktiske opgaver.

Stort planlægnings og praktisk arbejde med så stor en fest, men alt i alt meget vellykket på sommerens varmeste dag.

Kirsten fremlagde regnskab og indtægter og udgifter vedr. festen.

 

B Træerne ved Køgevej:

Vi har ikke modtaget nogen skriftlig tilbagemelding fra Vej og Park.

Chalotte har efterlyst denne, prøver igen.

Thomas kontakter Gartneren for tilbud og aftale vedr. fældning af nogle af træerne.

 

C Kolonix har nogle mangler:

Ønske fra formand og næstformand om udvikling / opdatering af systemet, således der fremtidigt kun er et system at arbejde i.

 

D Vild med vilje Haver:

Bestyrelsen fremsætter forslag om regler for haver der er ”Vild med vilje”

Til næste generalforsamling.

E Haveindbetaling 2. halvår:

Vi har 2 forskellige datoer stående som frist for indbetaling af 2. haveleje. I Vedtægterne står d. 1. oktober, i vores ordensregler står der d. 1. september.

Fremadrettet er datoen besluttet til at være d. 1. oktober. Dette ændres i ordensreglerne.

 

3 Nyt fra næstformand:

Intet nyt.

 

4 Nyt fra kassereren:

Aftalt at Mustafa giver en melding når han er klar til en dag/aften hvor vi får et kursus i og vejledning i brug af hjemmesiden.

Mustafa har forsøgt at oprette mobil Pay til foreningen. Dette er endnu ikke lykkedes.

Mustafa vil gerne ændre vores hjemmeside på sigt, således den bliver mere bruger venlig.

Aftalt at Mahmoud og Kirsten hjælper/aflaster med nogle opgaver fremover.

På næste bestyrelsesmøde hvor Mustafa deltager gennemgår vi vores økonomi i forhold til forbrug og vores budget for år 2022.

 

5 Opsamling fra forrige møder:

A Vandprojekt:

Drøftes på vores næste ordinære bestyrelsesmøde.

 

B Service på vores varmepumper:

Thomas ringer og bestiller dette.

 

c Kontoråbent fremover:

Rigtig mange mandage i sommermånederne kommer der stort set ingen medlemmer på kontoret i kontortiden om mandagen.

Mange opgaver løses over mail, samt kredsen har overtaget nogle af de opgaver vi tidligere har haft.

Vi tænker over hvordan vi kan gøre fremadrettet, muligvis åbent færre mandage fra næste sæson.

 

D Suppleanter med på havetjek:

Det er en rigtig stor opgave for Anders og Thomas, når der skal tjekkes op på alle haver.

Enige om at det kunne være en opgave vores 2 suppleanter kan hjælpe med hvis de har lyst.

Chalotte kontakter dem om de vil hjælpe.

Vi udfærdiger et dokument vedr. tavshedspligt, som de skal underskrive.

Vi overvejer om vi skal foreslå at udvide bestyrelsen med 2 medlemmer til næste generalforsamling.

 

6 Fælles arbejdsdag d. 10. september:

Arbejdsopgaver:

Hækkeklipning

Rive hækafklip sammen og køre det ned på pladsen mellem træerne.

Klipning af træer og buske ved dammen.

Afhængig af tilmelding er der ønske om at opstarte med rebbane og andet langs med træerne rundt om plænerne.

Kirsten laver opslag på facebook om arbejdsdagen, samt tilmelding til denne.

Som sædvanlig er der morgenkaffe og brød fra kl. 9.30.

Afslutter med fælles måltid. (flæskesteg med det hele). Dette sørger Birgit for.

Vi mødes senest kl. 9.00 og hjælper med de sidste forberedelser.

Kirsten laver også opslag til info kasserne.

 

7 Evt.

Drøftelse af personsag.

 

Næste møde er ikke aftalt.

 

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde  d. 5. juli 2022

 

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Kim, Anders, Thomas og Kirsten.

Afbud:        Mustafa.

Referent:   Kirsten.

 

Dagsorden:

1 Personsag:

Debat om vores handlemuligheder.

Vi afventer modtagelse af politirapport:

 

  1. Planlægning af jubilæumsfest:

2 a Tilbud på leje af telt:

Thomas har indhentet tilbud på leje af festtelt til ca. 200 personer.

Tilbuddet er accepteret. Pris ca.  30.816 kr.

Ansvarlig Thomas

 

2 b Leje af Hoppeborg m.m.:

Thomas har undersøgt pris m.m.  Thomas er ansvarlig for at arbejde videre med dette.

Vi vil gerne have hoppeborg m.m. i tidsrummet 13.00 – 17.00.

Pris ca. 1.600 kr.

 

2 c Mad:

Kirsten undersøgt evt. tilbud fra Rådhuskroen. De kan ikke påtage sig dette til så mange personer.

Tilbud på buffet fra kokken og Jomfruen med div. Tilkøb er accepteret.

Kirsten er ansvarlig for bestilling og endelig ordreangivelse senest d. 1. august.

Faktura og ordrebekræftelse er tilsendt Mustafa og Kirsten.

Skal først betales efter endelig tilmelding og ordre er afgivet, vedr. antal kuverter.

Foreløbig bestilling 150 kuverter.  Pris ca. 30.000 kr.

Mahmoud sørger for bestilling af div. Orientalske retter, her i blandt ca. 10 kg. Schawarma.

Pris ca.  6.000 kr.

 

2 d. Musik:

Kirsten har kontaktet Katja og Rene. De kan ikke komme denne dato.

Mahmoud har haft kontakt til Kaditterkadatter, der tidligere har tilkendegivet at de godt kan komme.

Mahmoud kontakter dem igen for endelig aftale.

Pris ca.  6.000kr.

 

2 e Hjælpere i køkken og bar:

Vi vurderer at vi har brug for ca. 6 piger til at hjælpe med dette.

Mahmoud er ansvarlig.   Pris ca.  6.000 kr.

 

2 f Tilmelding og betaling til festen: Dato – hvem – hvordan:

Aftalt sidste frist for tilmelding og betaling er mandag d. 25. juli.

Tilmelding til Kirsten på sms eller telefon senest d. 25. juli. Betaling ved tilmelding på mobilpay på telefon

60272890 Kirsten Sørensen. Eller kontant betaling på kontoret i åbningstiden mandag d. 25. juli.

Ansvarlig Kirsten.

 

2 g Deltagerbetaling:

Vi opkræver 100 kr. pr. person for deltagelse i festen. Tilskud til mad.

Børn over 12 år fuld pris, børn under 12. år gratis.

 

2 h Udarbejdelse af invitation:

Invitation sendes pr. mail og brev til medlemmerne.

Sendes pr. mail til inviterede gæster.

Opslag på facebook – hjemmesiden  og i info tavler.

Ansvarlige Kirsten og Chalotte, mødes på kontoret torsdag kl. 12.00 og laver invitationer og sørger for udsendelse.

Kladde til invitationen udarbejdet på mødet.

 

2 i Udarbejdelse af indkøbslister:

Engangstallerkener            (Birgit)

Servietter                            (Birgit)

Glas engangs                      (Birgit)

Flag                                     (Birgit)

 

Øvrige indkøb:                    (Chalotte og Thomas)

Blomster til bordene

Velkomst drinks  Asti + jordbær

Vin – rødvin – hvidvin – Rosevin

Asti

Chips + snack

Stearinlys

Affaldsposer

Affaldsspande

 

2 j indkøb af øl og vand:

Thomas er ansvarlig. Endelig beslutning om hvor meget tages på vores næste møde d. 4. august.

 

2 k Økonomi – byttepenge og regnskab:

Vi skal bruge kontanter til følgende:

Hjælpere                                                   6.000 kr.

Musik                                                        6.500 kr

Mahmoud mad                                        6.000 kr

Byttepenge (mønter og 50 kr.)                2.000 kr.

I alt i kontanter:                                        20.500 kr.

 

Ansvarlige for at hæve kontanter er Chalotte eller Mustafa.

Der skal forefindes bonér eller faktura på alt vedr. festen, således vi kan lave et særskilt regnskab.

Ansvarlig for dette er Kirsten + Mustafa.

Bruger særlig pengekasse til alt vedr. kontanter.

 

Næste møde afholdes d. 4. august kl. 14.00  hvor vi laver fotoplancher  m.m.

 

 

Referent Kirsten


Referat Bestyrelsesmøde torsdag d. 30. juni 2022

 

Tilstede:     Kim – Mahmoud – Thomas – Anders – Kirsten og Chalotte

Afbud:        Mustafa

Referent:   Kirsten

 

Dagsorden

Planlægning af jubilæumsfest lørdag d. 13. august 2022

 

Udenfor dagsordenen aftalte vi møde tirsdag d. 5. juli kl. 14.00 ang. Personsag.

 

1 Invitation til medlemmer m. fl:

Vi laver invitation til jubilæumsfesten tirsdag d. 5. juli.

Vi inviterer alle medlemmer af foreningen.

Vi inviterer:

Formændene for de øvrige haveforeninger i Ringsted kommune.

Formanden for Kredsen.

Formanden for hovedforbundet, Preben Jakobsen

Borgmester Henrik Hvidesten.

Per Flor.

 

2 Tilmelding dato og til hvem:

Aftales på næste møde tirsdag d. 5. juli

 

3 Deltagerbetaling v. tilmelding:

Hvordan? Hvem styrer det? Hvor meget opkræver vi?

Aftales endeligt på næste møde d. 5. juli.

 

4 Skal der være noget særligt for børn?

Vi foreslår Hoppeborg – Sluch ice  – Candy Floss og ispinde.

Thomas kontakter Ringsted festudlejning vedr. tilbud.

Tilbagemelding og endelig beslutning på næste møde.

 

5 Hvordan får vi jubilæumsdelen ind over festen:

Som tidligere nævnt inviteres div. Gæster udefra.

Formanden holder en velkomsttale.

 

6 mad + evt. dessert:

Det er ikke lykkedes at få nogen til at komme og grille og levere ønsket tilbehør.

Vi er for sent ude.

Kirsten kontakter Italy og Rådhuskroen for tilbud på mad.

Aftales endeligt tirsdag d. 5. juli.

Vi serverer velkomst drinks.

Foreningen giver 1 genstand pr. person til maden.

Derudover kan deltagerne købe øl – vin og vand i baren for 10 kr. pr. genstand.

Vi laver indkøbsliste på næste møde tirsdag d. 5. juli.

Kirsten inviterer Birgit til at deltage i denne del af mødet også vedr. borddækning m.m.

 

7 Drikkevarer bestilling og indkøb:

Thomas bestiller øl og vand fra købmanden.

Indkøb af vin m.m. skal på indkøbslisten.

 

8 Taler eller andet:

Formanden holder velkomst tale.

Vi forventer at nogle af de inviterede holder tale under middagen.

 

9 Musik:

Kirsten kontakter Katja og Rene.

 

10 Stort fest telt på plænen:

Forslag om at bestille stort Festtelt der kan stilles op på plænen og hvor der er plads til alle.

Besluttede at det var en rigtig god ide incl. Borde og stole samt bestik.

Thomas indhenter tilbud på dette inden næste møde.

 

11 Fakler – Bålfade – olie, brænde og kulørte lamper:

Vi besluttede at flytte hele festen fra aften til eftermiddag.

Så er det ikke aktuelt med ovenstående.

Vi inviterer gæsterne til kl. 13.00.

Spisning kl. ca. 14.00.

 

12 Klargøring – indkøb – borddækning – pynt m.m.

Indkøbslister laves tirsdag d. 5. juli, indkøb m.m. fordeles imellem os.

Vi bruger den tid der er brug for fredag d. 12. august på klargøring, borddækning m.m.

Hele bestyrelsen deltager.

Birgit inddrages i dette.

Kirsten kontakter Birgit for deltagelse i en del af vores møde tirsdag.

 

13 Oprydning:

Vi mødes søndag d. 14. august for oprydning. Hele bestyrelsen deltager.

Tidspunkt aftales nærmere.

 

14 Hjælpere i køkken og bar:

Kim undersøger med Mia og evt. veninde.

Mahmoud kan evt. skaffe op til 4 piger der kan hjælpe.

Deres opgaver vil være at fylde op på buffet`en – rydde af – oprydning i køkken og salg af drikkevarer i  baren.

Vi besluttede at der også laves bar udendørs under halvtaget.

De 2 store køleskabe fra traktorhuset flyttet hertil.

 

15 Økonomi – byttepenge – Regnskab m.m.

Mustafa skal sørge for at bestille byttepenge til baren, samt kontanter til betaling af musikere og hjælpere.

Der skal være bilag på alt, således vi kan lave et regnskab over festen når den er afviklet.

 

16 Fotoplancher:

Mahmoud foreslår at vi laver en del foto plancher til udstilling.

Han har rigtig mange fotos fra foreningen.

Thomas prøver at finde rigtig gamle foto frem fra sin familie.

Plancherne hænges op på væggen under halvtaget.

Kirsten finder CD frem fra tidligere jubilæum, til evt. fremvisning i fælleshuset.

Vi mødes torsdag d. 4. august kl. 14.00 til fremstilling af fotoplancher.

 

17 evt. indkøb af smartboks (musik anlæg) til fælleshuset.

Mahmoud indhentet tilbud på smartboks til fælleshuset.

Pris ca. 5.000 kr.

Vi besluttede at indkøbe denne incl. Mikrofon.

 

Næste møde tirsdag d. 5. juli kl. 14.00.

 

Referent Kirsten


Referat bestyrelsesmøde d. 15. juni 2022.

 

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa, Kim og Kirsten.

Afbud:         Ingen

Ordstyrer: Chalotte

Referent:   Kirsten

 

 

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet godkendt uden kommentarer.

 

2 Nyt fra formanden:

A Jordbunker:

Søren vejmand kommer i nærmeste fremtid. Flytter jordbunken, planerer ud og kommer stenbelægning på.

 

B Advokat hjælp:

Chalotte har kontaktet lokal advokat, der gerne vil tage sagen mod Cerius.

Vi sender alle relevante papirer til advokaten.

 

3 Nyt fra næstformand:

Mahmoud bruger rigtig meget tid på opmålinger og tjek af ulovligheder i haver der skal vurderes.

Kim træder til og bliver en del af dette arbejde efter Sct. Hans.

 

4 Nyt fra kassereren:

A Regnskab:

Udleveret regnskabsrapport for perioden 1. jan. – 15. juni 2022.

Regnskabet ser ok ud.

Personsag – store udgifter for foreningen.

Debat ang. Udsendelse af fakturaer. ( Er det kun kassereren der udsender fakturaer eller kan hele bestyrelsen

Gøre dette).

B Hjemmesiden:

Mustafa arbejder på at forenkle hjemmesiden, så den bliver nemmere at bruge.

Der udarbejdes en vejledning til bestyrelsen.

Aftalt at der afholdes en kursus dag for bestyrelsen i løbet af efteråret.

 

5 Opsamling fra sidste møde:

A Nyt vedr. toiletvogn og samletank:

Mahmoud har indhentet tilbud på samletank på 5.000 l. Pris 45.000 – 50.000 kr. incl. Nedgravning og tilslutning af

3 toiletter.

Kim undersøger med Thomas Petersen, således vi har 2 tilbud.

Kim undersøger nærmere vedr. toiletvogn.

B Nyt vedr. dræn på Gladiolusvej:

Thomas Petersen vil gerne komme og udføre arbejdet. Kim går videre med opgaven til Thomas.

C Musikanlæg i fælleshuset:

Mahmoud undersøger hos Pover til næste møde.

D Projektor i fælleshuset:

Mustafa får det til at virke når han kommer hjem fra ferie.

E Vejbump:

Besluttede at vente med at etablere vejbump til næste sæson.

Dette på grund af ny vandrørsledning.

F Hjemmesiden nye byggeregler:

De nye byggeregler er nu lagt på hjemmesiden.

G Sct. Hans praktiske opgaver:

Der er styr på alle de praktiske opgaver omkring Sct. Hans.

Hvis der er brug for hjælp med opsætning og nedtagning af telt m.m. Beder Kim om hjælp. Vi vil gerne hjælpe.

H Ventelisten intern/ekstern:

På spørgsmålet om en evt. intern venteliste i foreningen, valgte vi at bibeholde kun en venteliste frem til næste

Generalforsamling.

Opskrivningsgebyr:

Bestyrelsen foreslår at opskrivningsgebyr opkræves årligt, dette for at sikre at dem der står på ventelisten er

Aktuelle og interesserede.

Tages op på næste generalforsamling.

Opskrivning på ventelisten fortsat første søndag i april måned. 1 gang årligt.

 

I Sommer/jubilæumsfest:

Ang. Levering af mad. Jesper fra Kirke såby forsamlingshus kan ikke levere denne dato.

Vi kontakter Kurt Greve Sigersted ang. Levering af mad, og undersøger andre muligheder.

Besluttede en egenbetaling på 50 kr. pr. person for at deltage i festen.

Thomas undersøger vedr. evt. fadølsanlæg.

Musik – drøftes og besluttes på næste møde, der kun handler om planlægning af sommerfesten.

Mødet afholdes torsdag d. 30. juni kl. 14.00.

 

6 Trafik spejle i foreningen:

Der er ønske om indkøb og opsætning af flere trafikspejle i foreningen.

Der indkøbes 4 ekstra spejle.

 

7 Misligholdelse af haver:

Vi har en del misligholdte haver i foreningen.

Debat om hvilke sanktionsmuligheder vi har i forhold til problemet.

 

8 Tilbud fra maler:

Vi har modtaget tilbud fra malermester Steffen Ahrendt vedr. udvendig maling af fælleshuset.

Vi takker ja til tilbuddet. Der bliver først malet engang i september måned. Har ikke tid før.

Vi har kontaktet 3 malermestre, ingen har tid i år.

 

9 Vandprojekt:

Kim orienterede om sidste nyt i dette. Kontakt med Anders fra Ballerup, der kommer og mødes med

Kim, Anders og Jack.

Kim har lavet en mappe , hvor alle relevante dokumenter er samlet på Pc en.

 

10 Evt.

Chalotte mener at en del af yderhækkene mod Kildemarken er ved at gå ud.

Vi kikker nærmere på dette.

Kirsten forsøger at udarbejde en aktivitetskalender for år 2023.

 

 

Punkter til næste ordinære bestyrelsesmøde:

1 Vandrørsprojekt

2 Planlægning af kursusdag – hjemmesiden.

3 Andet tilbud på samletank og tilslutning (Kim)

4 Afslutning på Dræn Gladiolusvej.

5 Musikanlæg i fælleshuset.

 

Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag d. 30. juni kl. 14.00.

Dagsorden indeholder kun punktet planlægning af sommer/jubilæumsfest.

 

Referent Kirsten

 


Referat Bestyrelsesmøde onsdag d. 1. juni 2022.

 

Tilstede:                             Chalotte – Mahmoud – Thomas – Anders og Kirsten.

Fraværende:                      Mustafa og Kim.

 

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet godkendt uden kommentarer.

 

2 Nyt fra formanden:

A jordbunken:

   Chalotte har rykket Søren vejmand ang. Flytning af jordbunken. Ingen dato.

B Vejprojekt/jordbunke:

   Vedr. hele vores vejprojekt, jordbunke m.m. kontaktes nu advokat vedr. evt. sagsanlæg mod Cerius.

 

3 Nyt fra næstformand:

A Hovedforbundet har ændret sin hjemmeside. Problem vedr. registrering af nye medlemmer til Hovedforbundet.

   Mahmoud og Chalotte bruger en del tid på at lære det nye system at kende.

 

4 Nyt fra kassereren:

   Intet nyt da kassereren ikke var til stede.

 

5 Opsamling fra sidste møde:

A Gennemgang af procedure ved vurdering og salg af haver:

   Mahmoud og Chalotte gennemgik procedure fra medlemmet henvender sig ang. Vurdering og salg af have og frem

   Til det endelige havesalg.

   Vi fik alle udleveret:

   Vejledning om vurdering af kolonihavehuse under midt- og Østsjællands kreds.

   Samt kopi af brev vedr. åben hus arr., der sendes til opskrevne på ventelisten, når en have er klar til salg.

   Åbent hus indbydelse sendes til alle på ventelisten, der er opskrevet til den aktuelle kategori/pris. Haven sælges

   Til den på ventelisten med laveste nr. der ønsker at købe.

   Internt bilag vedr. proceduren udfærdiges til bestyrelsesmedlemmerne.

   Sidste nye vejledning om vurdering af kolonihavehuse under midt- og Østsjællands kreds ophænges i Info kasserne.

 

B Nyt vedr. toiletvogn og samletank:

   Intet nyt vedr. toiletvogn. Kim var ikke tilstede.

   Intet nyt vedr. pris på samletank på 5000 l. Mahmoud undersøger til næste møde.

 

6 Planlægning af fælles arbejdsdag lørdag d. 11. juni:

   Arbejdsopgaver:

   Hækkeklipning af fælles hække ( rundt om fælleshus/værksted – rundt om traktorhus – p-pladsen v. toiletvogn).

   Beton blomster krukker males.

   Rengøring af skilte og info kasser.

   Virkelyst skiltet v. Køgevej nedtages til renovering.

 

   Kirsten sørger for indkøb af murmaling til blomsterkrukkerne.

   Kirsten spørger Birgit vedr. forplejning. Morgenmad og frokost.

   Kirsten bestiller og afhenter morgenbrød.

   Kirsten forbereder opgave liste til opslag lørdag, hvor folk kan melde sig på.

   Vi mødes til morgenkaffe og brød kl. 9.30. Start arbejde kl. 10.00.

   Forventer af slutte ca. kl. 14.00. Vi afslutter med fælles spisning.

   Thomas sørger for af bestille øl og vand.

   Kirsten informerer og søger hjælpere på facebook, samt i info kasserne.

   Mahmoud informerer på hjemmesiden.

   Tilmelding til Kirsten på facebook eller på sms på telefon 60262890.

 

7 Sct. Hans – praktiske opgaver:

   Opsætning af telt:            Kim og hjælpere.

   Bål:                                   Tørt brandbart grenaffald kan afleveres på pladsen 1 uge før (fredag d. 17. juni).

                                            Ikke møbler – hækafklip – grønt haveaffald m.m.

  Bålpladsen:                       Anders elekt. Sørger for at rive sten væk inden d. 17. juni. Han sørger også for vand                                    slanger m.m.

 

8 Jubilæumsfest/sommerfest:

   Planlægges i detaljer på næste møde.

   Vedr. musik går vi i tænkeboks indtil næste møde. Musik flyttes evt. til teltet udendørs. Kræver plader til dansegulv

   For at beskytte græsset.

   Mad: evt. grillet lam – okse – gris og laks med tilbehør.

   Mahmoud sørger for indkøb og tilberedning af lam.

   Kirsten indhenter tilbud vedr. resten.

   Mahmoud er ansvarlig for indkøb af div. Forretter/tilbehør lig med de retter vi fik til fællesspisning, da han stod

   For fællesspisning.

   Vi beslutter endeligt på næste møde.

 

9 Etablering af vejbump:

   Vi undersøger om det er lovligt med sandfyldte brandslanger. Afventer svar fra Rg. Kommune.

 

10 Sommerferielukket på kontor:

   Besluttede at der i ugerne 28 og 29 er sommerferielukket på kontoret, samt på formandsmailen.

  Ved akutte problemer kontaktes Thomas.

 

11 Punkter til næste møde:

   Venteliste: Opskrivningsgebyr – ekstern/intern liste.

   Projektor i fælleshuset.

   Musikanlæg i fælleshuset.

   Fjernsyn i fælleshuset.

   Planlægning jubilæumsfest/sommerfest.

   Toiletvognen og samletank

   Vejbump

   Dræn Gladiolusvej.

 

Næste møde afholdes fredag d. 17. juni kl. 18.00.

 

 

Referent Kirsten.


Referat møde ang. forprojekt nyt vandprojekt torsdag d. 19. maj 2022.

 

Tilstede:  Chalotte – Mahmoud – Thomas – Kirsten – Anders – Kim og Jack.

Afbud:     Mustafa.

 

Jack forsøgte at få vores projektor til at virke via sin computer. Lykkedes ikke vi skal have den op at køre så vi kan bruge den.

Chalotte kontakter Mustafa.

 

1 Opsamling på opgaver fra sidste møde.

   Chalotte:

   Chalotte har kontaktet Hvidovre kommune, intet nyt, de kender ikke til en kolonihaveforening der har fået lagt nye

   vandrør.

   Chalotte forsøger at få kontakt til de 3 haveforeninger i Hvidovre der kan være på tale.

 

   Kim:

   Kim har fået kontakt med Mette (tidl. formand). Hun henviser til en kontaktperson der hedder Anders i Haveforeningen

   Hestholm i Ballerup.

   Mette sørger for kontakt mellem Anders og os.

   Anders vil gerne mødes med os mod et evt. konsulentbidrag.

   Kim foreslår at 2 -3 pers. fra bestyrelsen mødes med Anders til en start. Evt. en lørdag.

   Kim undersøger dato for et evt. besøg hos dem. Han forsøger at aftale besøg en af dagene i Kristi Himmelfart ferien.

   Kim, Anders og Jack deltager.

 

   Mahmoud:

   Mahmoud har forsøgt at få et overblik over vores forsikringer og dækninger.

   Det er stadig uklart hvordan vi er dækket med vores bestyrelses ansvars forsikring.

   Vi efterlyser policer og forsikringsbetingelser.

   Vi mangler kassereren til at hjælpe os med dette.

 

2 Risikovurdering:

   Vi har alle hver især til opgave at forberede os på, hvad der kan gå galt under projektet skrive det ned så vi kan

   indarbejde dette i projektbeskrivelsen.

   På et senere møde arbejder vi med dette i fællesskab.

 

3 Kommunikationsplan:

   Hvordan kommunikerer vi:

  • med hinanden
  • med medlemmerne
  • Hvordan følger vi op på hinandens opgaver.

 

4 Kreditvurdering:

   Jack foreslår at vi Laver ekstra arbejdsdage, hvor medlemmerne indkaldes til at deltage. Dette for at få foreningen

   til at tage sig bedst muligt ud i forhold til kreditforening fra banken.

 

5 Næste møde:

   Næste møde afholdes efter besøg i haveforeningen i Ballerup.

 

 

 

Referent Kirsten.


Referat 2. møde om forprojekt til nyt vand projekt d. 28. april 2022

 

Tilstede:     Jack – Chalotte – Mahmoud – Thomas – Anders – Kim og Kirsten.

Afbud:        Mustafa

Ordstyrer: Jack

Referent:  Kirsten

 

Dagsorden:

Opsamling / Tilbagemelding på vores opgaver/lektier fra sidste møde.

Nye opgaver/lektier inden næste møde.

 

Ingen tilbagemelding fra Mustafa vedr. hans opgaver.

 

Kim og Kirsten har ikke fundet vores gamle lejekontrakter i arkivrummet.

 

Mahmoud fandt i en gammel mappe på kontoret de gamle lejekontrakter.  Herunder den første fra 1947.

 

Chalotte har kontaktet haveforeningen Kildebo. De fik lagt vand ind i 1947.

Kommunen sørgede for Entreprenør til udførelse af arbejdet.

Haveforeningen betalte for arbejdet.

 

Chalotte har ikke fået kontakt til Mette Bruun (tidligere formand)

Aftalt at Kim via Messenger forsøger at få kontakt til Mette inden næste møde.

 

Chalotte har kontaktet Hovedforbundet.

Tilbagemeldingen herfra er, at vi selv skal betale.

 

Vi har brug for juridisk bistand i forhold til hvad vi skal gøre for at sikre ejerforhold.

Tilbagebetaling af lån (løbetid) når vores nuværende lejekontrakt med Ringsted kommune udløber.

 

Chalotte kontakter haveforening i Hvidovre, der har vundet en sag om betaling ved et lignende projekt.

 

Mahmoud og Chalotte undersøger vores forsikringsdækning ved så stort et projekt.

Bestyrelsesansvarsforsikringen.

 

Tilbagemelding på de enkelte opgaver/lektier sendes til Kirsten på mail.

 

Kirsten indkalder til næste møde og sørger for at tilbagemeldingerne kommer på dagsordenen.

 

 

Næste møde aftalt til onsdag d. 11. maj kl. 16.00.

Mødet er senere ændret til d. 19. maj kl. 16.00.

 

Referent Kirsten.


Referat bestyrelsesmøde mandag d. 18. april

 

Tilstede: Alle + Jack

Referent: Kirsten

 

Dagsorden

Gennemgang af opstart på forprojekt vedr. nyt vandsystem i foreningen:

 

Oplæg v. Jack Fejerskov

Jack gennemgik i hovedpunkter sit materiale vedr. nyt vandprojekt i foreningen. Materialet er udarbejdet i 2019.

Formål med mødet er at klæde den nuværende bestyrelse bedst muligt på i forhold til det store projekt vi har foran os.

 

Stikord i forhold til emner vi skal have tjek på:

Byggeleder

Advokat til gennemgang af alle papirer inden underskrifter

Logbog – hvor alle aftaler nedskrives

Kommunikationsansvarlige

Udarbejdelse af risikoanalyse

Kontakt til andre haveforeninger om deres erfaringer og problemstillinger.

 

Næste møde er aftalt til torsdag d. 28. april kl. 19.00 i fælleshuset.

 

Inden næste møde har vi følgende opgaver:

Mustafa tager kontakt til kollega på Københavns tekniske forvaltning.

 

Kim og Kirsten går vores arkiv igennem for at lede efter gamle lejekontrakter med Ringsted kommune.

 

Chalotte: kontakte hovedforbundet – kontakte Mette (tidl. formand) nuværende formand i en forening i københavnsområdet. Kontakte andre haveforeninger i Ringsted kommune.

 

Anders Kontakte andre haveforeninger i andre kommuner der har haft samme projekter.

 

næste ordinære bestyrelses møde aftalt til torsdag d. 28. april kl. 17.00

 

 

Referent Kirsten Sørensen-


Referat Bestyrelsesmøde fredag d. 1. april.

Afbud: Ingen alle tilstede

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet fra vores arbejdsmøder op til generalforsamlingen godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra formanden:

2 a Generalforsamling konstituering:

Velkommen til Kim i bestyrelsen

Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

Chalotte Olsen Formand

Mahmoud Elawad Næstformand

Mustafa Akgun Kasserer

Øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Kirsten Sørensen referent

Thomas Lauridsen

Anders Hansen

Kim Melgaard

Fordeling af ansvarsområder:

Fælleshus – udlejning m.m.                     Kirsten

Have og vej.                                              Thomas og Anders

Vand.                                                        Anders og Kim

Havesalg.                                                  Chalotte og Mahmoud

Hjemmesiden                                           Mahmoud og Kirsten

Værksted + udearealer.                            Thomas

Tjek af haver inden vurdering.                 Mahmoud og Chalotte og Thomas

Venteliste.                                                Anders

Referent                                                   Kirsten

Info til infokasser + facebook                   Kirsten og Thomas

Opsamling fra generalforsamling:

Modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet ligger til underskrift af formand og dirigent.

Sættes derefter i mappen og offentliggøres på hjemmesiden.

Debat om spørgsmål på generalforsamlingen vedr. Mustafas regnskabs system.

Rettigheder og support m.m.

Alle enige om at generalforsamlingen gik til ug.

På næste møde opsamles de punkter fra generalforsamlingen vi skal arbejde videre med.

f.eks. forslag fra medlemmerne.

2 b  Kontorvagt skema:

Vi fordelte kontorvagterne til og med juni måned 2022.

Kirsten renskriver og udsender til bestyrelsen samt i vores kasser i papirform. et eksemplar ophænges på kontoret.

2 c  Ekstraordinær generalforsamling:

Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne skal ifølge vores regler vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Alle forslag blev godkendt af et flertal på den ordinære generalforsamling og sendes nu ud som bilag til endelig godkendelse på den ekstraordinære generalforsamling der afholdes onsdag d. 20. april kl. 19.00 i fælleshuset.

Chalotte og mahmoud sender indkaldelse ud både på mail og post. 

2 d Opdateringer i fælleshuset:

Besluttede at indkøbe ny vaskemaskine til fælleshuset. Den gamle vasker ikke rent og kan ikke kogevaske.

Indkøb af ny industri kaffemaskine til fælleshuset.

Indkøb af nyt køleskab til kontoret. (spare på el).

Ovenstående indkøb er Chalotte og Thomas ansvarlige for.

Mustafa bestiller musikanlæg + Pc til fælleshuset (til projektor).

Mustafa har indkøbt 1 stk. Wifi forlænger til fælleshuset.

Chalotte og Birgit kører til Ikea og opfylder med div. service der mangler i fælleshuset.

(glaskander – glaskarafler – vaser – viskestykker m.m.

2 e Sag om ulovligt byggeri:

Sidste info om sagen.

3 Nyt fra næstformand:

Der er pt 5 – 6 haver på vej til vurdering og salg.

Det er et stort arbejde for foreningen at tjekke alt for ulovligheder og klargøre papirer inden disse sendes videre til kredsen til vurdering.

Opdatering af hjemmesiden:

Kirsten kommer på som medansvarlig for hjemmesiden sammen med Mahmoud.

Udlejning af fælleshuset, datoer slettes på hjemmesiden efter ønske fra Kirsten.

Kirsten renskriver nye lister med info til hjemmeside og info kasser.

4 Nyt fra kassereren:

Bestyrelsesliste kontakt oplysninger. Mustafa ønsker at få Finans mailen på listen til medlemmerne og ikke sin private. Som bestyrelse benytter vi stadig hans private mail.

Modtaget elregning på ca. 19.000 kr. for et kvartal.

Vi er nødsaget til at kikke på hvor vi fremadrettet kan spare på el med de store prisstigninger der er pt.

eks. tjekke om vi har led pærer i vores lamper, skrue ned for varmen på kontoret når det ikke bruges. Huske at slukke for køleskabe og fryser i fælleshus når det ikke er lejet ud m.m.m.

Enige om at hæve prisen for udlejning af fælleshuset pr. 1. april.

Leje i en Weekend hæves fra nuværende 1.400 kr. til 1.800 kr.

Endagsleje hæves fra nuværende 600 kr. til 700 kr.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal blive bedre til at bruge økonomisystemet i stedet for pengekassen.

Vi opsiger Winkas systemet i løbet af de næste måneder, når vi er sikre på at alt hvad vi skal bruge er overført til det nye system.

Forslag om at spare på kopimaskinen. Mustafa Undersøger priser på køb af egen kopimaskine.

Alle gamle it abonnementer undersøges ubrugte opsiges m.m.

Hjemmesiden skal flyttes.

Økonomisystemet – foreningen får adgang til systemets server.

6 a Div. opslag til infokasser og hjemmeside:

Kirsten renskriver opslag – herunder ny bestyrelsesliste – liste over ansvarsområder m.m.

6 b Renskrivning af reviderede ordensregler. vedtaget på generalforsamlingen.

Kirsten renskriver og sørger for at disse kommer på hjemmesiden.

6 c Aftale møde ang. bogføringskonti.

Møde aftalt til søndag d. 3. april efter opskrivning til ventelisten er afsluttet.

Mustafa – Thomas og Kirsten deltager.

6 d Aftale møde ang. nyt vandsystem hvor Jack kan deltage:

Anders kontakter Jack om en dato hvor han kan deltage i bestyrelsesmøde.

Næste møde aftales når vi har en tilbagemelding fra Jack.

Referent Kirsten

———————————————————————————————

Referat af processen vedr. forberedelse af – og udarbejdelse af materiale til generalforsamlingen i 2022.

Lørdag d. 8. januar:

Bestyrelsesmøde der er udsendt referat.

Søndag d. 23. januar kl. 12.00:

Bestyrelsesmøde vedr. regnskab og budget. Referat er udsendt.

Aftalt at Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer vi i bestyrelsen var enige om.

Opstart på arbejdet med budgetlægningen for år 2022. Vi arbejder videre på et kommende møde.

Aftalt at bestyrelsen uden Mustafa arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamlingen (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab, så hurtigt som muligt. Vi mangler årsopgørelse fra Forsyningen.

Onsdag d. 26. januar kl. 14.00:

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Gennemgang af indkaldelse til generalforsamling.

Tjek på div. Valg til bestyrelse, kredsrepræsentantskab, vurdering, bilagskontrollanter m.m.

Forslag til referent og dirigent.

Kort gennemgang af forslag fra medlemmerne.

Kort debat om forslag fra bestyrelsen.

Tirsdag d. 1. februar kl. 12.00:

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Gennemgang af Ordensregler og blev enige om div. Ændringsforslag fra bestyrelsen.

Mahmoud renskriver dette til vores næste møde, med rød og grøn skrift.

Gennemgang af Vedtægterne og blev enige om ændringsforslag fra bestyrelsen.

Kirsten arbejder videre med disse, renskriver med rød og grøn tekst.

Kirsten og Mahmoud har udarbejdet vandregnskab.

Mandag d. 7. februar kl. 18.00

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Afsluttende arbejde med ændringsforslagene til Ordensreglerne og Vedtægterne.

Modtaget og drøftet bestyrelsens forslag vedr. vandprojekt (ny rørlægning) fra Anders.

Start på drøftelse af medlemmernes forslag til afstemning på generalforsamlingen.

Debat om de forslag der omhandler bygningsreglement kan behandles og stemmes om på generalforsamlingen. Skal de omformuleres eller skal de videresendes til Kredsen med den ordlyd de har, hvis der stemmes for dem. Flertal for det sidste.

Onsdag d. 9. februar kl. 18.00.

Bestyrelsesmøde (alle til stede).

Afsluttende møde vedr. regnskab og budgetlægning.

Modtaget ny regnskabs rapport fra Mustafa, ændret ud fra de aftaler vi var enige om på sidste møde d. 23. januar.

Færdiggjorde arbejdet med budgetlægning for år 2022.

Aftalt at Mustafa renskriver og udsender materialet så hurtigt som muligt.

Vi skal afsende det samlede materiale vedr. generalforsamlingen ud til medlemmerne senest d. 18. februar, for at overholde fristen i vores vedtægter.

Udleverede det udarbejdede vandregnskab for år 2021 til Mustafa. Til brug ved udsendelse af faktura nr. et der er til betaling d. 1. april.

Torsdag d. 17. februar kl. 12.00.

Arbejdsmøde (Chalotte. Mahmoud, Thomas, Anders og Kirsten).

Modtaget materiale vedr. regnskab og budget fra Mustafa d. 16. februar.

Endelig færdiggørelse og gennemgang af alt materialet til medlemmerne vedr. generalforsamlingen.

Udsendelse af indkaldelse og samtlige bilag til medlemmerne på mail og i breve.

Kopiering af div. Materiale der skal være til rådighed på generalforsamlingen.

Aftalt næste møde til mandag d. 7. marts kl. 12.00, hvor vi skal arbejde med bestyrelsens beretning, samt tjek på de praktiske opgaver vedr. generalforsamlingen.

Kirsten spørge Birgit om forplejning på generalforsamlingen.

Mandag d. 7. marts kl. 12.00.

Arbejdsmøde (Chalotte, Mahmoud, Thomas og Kirsten).

Startede mødet med en opdatering på vores veje efter Chalotte har haft kontakt med Cerius og Bravida.

Arbejdede med bestyrelsens beretning til generalforsamlingen.

Chalotte starter med en generel beretning om hvad vi i bestyrelsen har arbejdet med det forgangne år.

I fællesskab kom vi med forskellige input til beretningen. Chalotte færdiggør denne.

Herefter fortæller Mahmoud om havesalg og velkomst til de nye havelejere.

Vi talte ikke om Mahmouds opgave med tjek af ulovligheder i haver inden vurdering som han har haft som ansvarsområde sammen med Peter. Det skal vel også lige nævnes, da det er en vigtig opgave i foreningen.

Herefter fortæller Kirsten om arbejdet i sit ansvarsområde som er fælleshuset: Udlejning – arrangementer – større indkøb – planlagte aktiviteter i 2022.

Herefter fortæller Thomas om arbejdet med sit ansvarsområde: Haver og veje.

Anders slutter beretningen af med orientering om arbejdet i sit ansvarsområde som er vandansvarlig og venteliste ansvarlig. Anders har varetaget begge områder i samarbejde med Peter Sørensen som nu har trukket sig fra bestyrelsen.  

Chalotte starter generalforsamlingen med at byde velkommen og står for punkterne valg af dirigent og referent hvor bestyrelsen foreslår henholdsvis Per Flor som dirigent og Lene Larsen som referent. Herefter gives ordet til Dirigenten.

Herefter arbejdede vi med at få sat ansvarlige på alle de praktiske opgaver omkring generalforsamlingen. Vi aftalte følgende:

Afkrydsningsliste/medlemsliste: Mahmoud sørger for dette.

Indskrivning af medlemmer til generalforsamlingen, samt udlevering af stemme sedler:  Mahmoud sammen med en hjælper.

Vi forsøger at få Kim eller Peter L. eller Anders til at hjælpe v. indskrivnings bordet under generalforsamlingen. Kirsten kontakter dem.

Bestilling af morgenbrød og afhentning af samme. Chalotte sørger for dette.

Birgit sørger for kaffebrygning, indkøb af smør, pålæg m.m.

Indkøb af vingaver til henholdsvis dirigent og referent. Chalotte sørger for dette.

Bestilling af øl og vand til pauserne: Thomas sørger for dette.

Der er ikke salg af øl og vand under generalforsamlingen. Foreningen giver øl og vand i pauserne.

Bestyrelsen mødes torsdag d. 24. marts kl. 12.00 til opstilling af borde og stole.

Tjek af mikrofon og højtalere.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Referat bestyrelsesmøde d. 23. januar 2022

Tilstede:     Anders – Thomas – Chalotte – Mustafa – Mahmoud og Kirsten

Afbud:     Peter

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra de sidste 2 møder:

   Godkendt uden kommentarer.

2 Samarbejde med kredsen:

   Lene Larsen (medlem af kreds bestyrelsen) deltog under dette punkt.

   Bestyrelsen har på flere tidligere møder drøftet forskellige uenigheder i forhold til vores

   Samarbejde med Kredsen. Uenighederne opstår ofte i forhold til at tolke og håndhæve

   Byggeregler og lovliggørelse v. vurderinger.

   Vi fremsatte vores spørgsmål til Lene, som tager dem med videre til kredsformand Nikolaj

   Winther . 

   Bestyrelsen ønsker som udgangspunkt at have et godt samarbejde med Kredsen, hvor vi

   Arbejder ud fra fælles fodslag og fælles forståelse af de regler vi arbejder ud fra.

   Som eksempel mener bestyrelsen at de gamle byggeregler må være gældende frem til nye

   Byggeregler er godkendt og dermed gældende. Vi mener ikke det er i orden at Kredsen melder

   Ud at der ikke kan godkendes byggeansøgninger før de nye regler er godkendt.

   Vi er udmærket klar over at vi skal overholde gældende love og regler, men oplever ofte at det set med vores øjne er småting og petitesser der skaber uenighed og giver problemer i

   Lene tager div. Eksempler og spørgsmål med tilbage i Kredsregi og giver os en tilbagemelding.

3 Drøftelse af besked om bestyrelsesmedlem der trækker sig fra bestyrelsen:

   Peter Sørensen har i dag pr. mail meddelt at han trækker sig som bestyrelsesmedlem pr. dags

   Dato af personlige årsager.

   Vi tager selvfølgelig hans beslutning til efterretning og indkalder 1. suppleant Kim Melgaard til at

   Deltage i bestyrelses arbejdet frem til generalforsamlingen d. 27. marts.

4 Gennemgang af årsregnskab for 2021:

   Mustafa har udarbejdet regnskabsrapport / Drift regnskab for år 2021.

   Vi gennemgik rapporten punkt for punkt, ud fra de hovedkonto han har fordelt regnskabet på.

   Debat om hvad de enkelte konti indeholder. Vi ønsker en større synliggørelse af hvad nogle af

   De enkelte konti indeholder. Bestyrelsen ønsker en større synliggørelse af hvad de enkelte konti

   Indeholder.

   Bestyrelsen er ligeledes enige om at det er nødvendigt at tilføje nogle under konti i regnskabet,

   Særlig under kontoen foreningens drift og under kontoen fester og spisning.

   Bestyrelsen er enige om at budgettet for 2021 skal fremgå af regnskabsrapporten, ligesom vores

   Budgetlægning for det kommende år (2022) skal medtages.

   Det har været lidt problematisk at de første 3 måneder af regnskabet er bogført i et regnskabs

   Program og resten af året er bogført i et nyt bogføringsprogram.

   Årets samlede resultat viser et overskud på 326.053 kr.

   Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer i opstillingen som

   Bestyrelsen er enige om.

5 Udarbejdelse af budget for det kommende år (2022).

   Det foreløbige arbejde med budgetlægningen fremgår af et internt arbejdspapir for bestyrelsen.

   Det færdige arbejde vil fremgå af regnskabsrapporten der udsendes sammen med indkaldelsen

   Til generalforsamlingen.

Næste møde for den samlede bestyrelse er aftalt til d. 19. februar kl. 14.00.

Bestyrelsen undtaget Mustafa mødes igen onsdag d. 26. januar kl. 14.00 og arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamllingen  (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab så hurtigt som muligt. Vi efterlyser årsopgørelse fra Forsyningen.

Referent Kirsten

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat bestyrelsesmøde lørdag d. 8. januar 2022

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.

Afbud:      Peter.

Ordstyrer:   Chalotte.

Referent:    Kirsten.

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet ligger ikke klar til godkendelse, derfor godkendes det på næste møde.

2 Nyt fra formanden:

A Veje:

   Opsummering af problemerne med vores vejes tilstand efter opgravning til el- installation.

   Siden sidste møde et vejene nu i en meget bedre stand efter at Skj maskinudlejning har været og 

   Arbejdet på dem med vejhøvl og tromle lige før jul.

  Problemet er nu at få fjernet jordbunken bag ved værkstedet, samt få ordnet p-pladserne.

  Vi har haft kontakt med Cerius, det er uafklaret hvem der skal sørge for at fjerne jordbunken.

 Entreprenøren (Lasse) mener ikke han skal lave mere arbejde for de regninger der er udsendt. Hvis han skal lave mere, koster det ekstra.

 Mustafa kontakter Lasse og forsøger at afslutte sagen med ham.

Søren fra Skj maskinudlejning deltog i næste del af mødet og gennemgik problemerne med vejene med os.

Vi har aftalt med Søren at han sender et aftalepapir til os om fast vedligeholdelse af vores veje, samt hvad arbejdet indeholder. Søren vurderer at de i starten skal køre og påfylde m.m. ca. 6 – 8 gange pr. år i gennemsnit. Vi aftalte endvidere at vi skal bestille 1 læs grus (stigrus – leret vejgrus)

Hos vognmand Steen Hansen. Grus bunken lægges på p-pladsen v. toiletvognen. Et sted hvor den ikke er til gene for parkering.

Thomas og Peter er vejansvarlige. Kontaktperson i forhold til Søren Skj udlejning er Thomas.

3 Nyt fra næstformanden:

   Der er solgt en have d. 23. december. Dette udenfor ventelisten da ingen på listen var

   Interesserede.

   Pt er der 13 personer på vores venteliste.

   Opskrivning på ventelisten for det nye år er den første søndag i april måned.

   Max. Antal på ventelisten iflg. vores regler er 25.

C Registrering af nye medlemmer til hoved forbundet:

   Der er fra bestyrelsens side sket en fejl i forbindelse med registrering af nye medlemmer til

   Hovedforbundet.

   Chalotte og Mahmoud retter op på dette.

D byggevedtægter:

   Nye byggeregler er gældende fra 1. januar 2022. Afventer endelig enighed mellem Kreds og

   Kommune.

4 Nyt fra kassereren:

   Regnskab driftskonto:

   Medlemmer af bestyrelsen efterlyser skriftlig regnskabsrapport for år 2021 fra kassereren.

   Regnskabsrapporten skal gennemgåes og godkendes af bestyrelsen inden udsendelse til

   Medlemmerne før generalforsamlingen. Budgetlægning for år 2022 laves på samme møde.

   Mustafa laver denne hurtigst muligt.

   Vi afsætter vores næste møde til dette arbejde. Kirsten kopierer div. Papirer til brug for arbejdet

   Med budgetlægning.

5. Generalforsamling:

    Generalforsamling afholdes søndag d. 27. marts i fælleshuset.

   Sidste frist for modtagelse af forslag til behandling på generalforsamlingen er ifølge vores

   Vedtægter 60 dage før generalforsamlingen. Dette meldes ud til vores medlemmer på mail.

   Sidste frist for medlemmernes modtagelse af indkaldelse til generalforsamlingen er ifølge

   Vedtægterne 30 dage før afholdelse.

   Regnskabsrapport for 2021, budget for 2021, samtlige forslag fra medlemmer og bestyrelse skal

   Medsendes som bilag til indkaldelsen.

6. Vandregnskab for år 2021.

    Vandregnskabet for år 2021 skal så snart årsopgørelsen modtages fra forsyningen udarbejdes.

   De enkelte medlemmere andel af forbrug samt fordeling af evt. vandspild skal påføres fakturaen

   For 1. halvårs leje.

Næste møde afholdes lørdag d. 22. januar kl. 12.00.

Referent Kirsten.