Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. maj 2023

Tilstede:     Michael, Mahmoud, Mustafa, Thomas, Anders, Kim, Kirsten, Marlene og Bente.

Ordstyrer:  Michael

Referent:    Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra sidste møde:

a Revidering af forretningsorden:

Enige om at revidere Forretningsorden for bestyrelsens arbejde efter den nuværende praksis, vedr. venteliste og salg af haver.

Kirsten renskriver.

B Tilbagemelding til to have lejere vedr. vandforbrug 2022:

Michael Davidsen sender brev til begge have lejere vedr. bestyrelsens afgørelse.

C Gavekort til Jack Fejerskov:

Thomas køber gavekort til Jack, som tak for hans indsats vedr. nyt vandprojekt.

Thomas køber også gavekort til Chalotte Olsen (tidligere formand), som tak for hendes store indsats i foreningen.

Formand Michael Davidsen og næstformand Mahmoud Elawad sørger for at aflevere gavekort til dem begge.

D Vedligeholdelse af veje:

Karsten Glashøj A-44 har sagt ja til opgaven med vedligeholdelse af vejene i foreningen. Der er indkøbt nyt batteri til traktoren.

E Ejerforhold to haver:

Michael sender brev til ejeren af de to haver.

Lejeforholdet skal bringes i orden nu, ellers opsiges det ene lejemål, der gives en frist på 14. dage.

3 Nyt fra formanden:

Michael har afholdt møde med Mustafa på kontoret vedr. Kolonix og hjemmesiden.

Michael har lavet nogle ændringer på hjemmesiden. Det skal nok blive godt lidt efter lidt.

Michael ønsker at få overblik over alt hvad der foregår i foreningen også økonomien.

Debat om regnskab og bogføring i forlængelse af kasserer kursus i weekenden som Bente og Michael deltog i.

Alle bestyrelsesmedlemmer deltager på Jura kursus i oktober måned.

Michael sørger for tilmelding af alle.

Michael sørger for af søge spiritus bevilling til Sct. Hans arrangementet samt til sommerfesten.

4 Tegningsberettigede:

Ifølge vores vedtægter er det formand Michael Davidsen og kasserer Mustafa Akgun der er tegnings berettigede for foreningen.

5 Nyt fra kassereren:

Vi fik udleveret regnskabsrapport for drift regnskab.

Debat om forbrug. Alt ser fornuftigt ud.

Ca. 18 have lejere mangler at betale deres haveleje. Der er udsendt rykkere med rykkergebyr.

Debat om hvor stort beløb foreningen kan skyde i det nye vandprojekt.

6 Havesalg vurderinger m.m.:

Der er pr. dags dato solgt en have. Der er yderligere to haver der sælges i den nærmeste fremtid.

Tre haver er til vurdering for salg.

Foreningen står for salg af en have, på lejerens foranledning ved fuldmagt.

7 Nyt fra have- og vej udvalg:

Thomas, Anders og Marlene har tjekket for ukrudt på p-pladser og foran hække på Fuchsiavej, Anemoneven og Gladiolusvej.

Der er sendt mail til 29 have lejere.

En uge efter Sct. Hans tjekkes resten, samtidig med tjek af hækklipning.

Thomas holder ferie fra 1. juni og tre uger frem.

Thomas foreslår vedtægtsændring til næste generalforsamling, med faste tidspunkter for tjek af haver m.m.

Der er foretaget beskæring af træer rundt om pladsen og andre steder i foreningen, således det er muligt at komme rundt med større biler.

Thomas, Anders og Michael har mødtes med en medarbejder fra kommunen vedr. beskæring og fældning af træer langs med Kildemarken og Køgevej.

De skal mødes endnu en gang. Thomas forsøger at næste møde kan blive efter hans ferie.

Ringsted Forsyning er kontaktet af Thomas, efter henvendelse fra have lejere på Åkandevej vedr. erstatning af hække og beplantning, der er beskadiget på grund af vandsprængning i pumpehuset.

Forsyningen vil ikke erstatte hække og planter.

Thomas vil nu bede om et møde med Forsyningen. Vi mener helt klart at skaderne skal erstattes af deres forsikring.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Ny toiletvogn:

Toiletvognen er bestilt og betalt (pæn rabat).

Den bliver leveret når vognmandsstrejken er afblæst.

Den gamle toiletvogn bliver stående og kan bruges pinsen over.

Kim har tjek på det resterende arbejde med tilslutning til tank, installation af el og vand.

B Nyt vandprojekt:

Vi fik uddelt materiale vedr. lånefinansiering af projektet.

3 forslag fra Rådgiveren, samt 1 forslag fra Kim Melgaard.

En samlet bestyrelse vælger forslag 2, der indeholder brug af opsparing + fælles lån.

Michael, Mustafa, Kim og Anders arbejder hurtigt videre med finansiering af projektet/møde med bank.

Finansiering skal være på plads inden 1. august, hvor tilbuddene udløber.

9 Nyt vedr. fælleshuset:

Kirsten har revideret ordensreglerne vedr. udlejning, som aftalt på sidste møde.

Der har ikke været så mange udlejninger, som sidste år.

10 Planlægning af kommende arrangementer:

A Planlægning af fælles arbejdsdag lørdag d. 10. juni:

Kirsten står for den praktiske planlægning.

Aftaler vedr. forplejning med Birgit.

Bestiller morgenbrød, Kim henter efter aftale.

Sørger for opslag på facebook samt i infokasserne.

Arbejdsopgaverne afhænger af tilmeldinger.

Vores ønsker til arb. opgaver er følgende:

Hækkeklipning rundt om pladsen v. fælleshuset.

Hækkeklipning rundt om grunden v. traktorhuset.

Rense for ukrudt på højen ved p-pladsen på Fuchsiavej.

Rengøre de små flagstænger ved fælleshuset.

Maling af traktorhuset.

B Planlægning af Sct. Hans fest d. 23. juni:

Bankofuglen står for planlægning og afvikling af alt vedr. spisning, salg af drikkevarer og musik.

Foreningen giver et tilskud til musik på 6.000 kr.

Foreningen bestiller øl og vand hjem og Bankofuglen afregner med os efterfølgende for drikkevarer.

Foreningen v. Kim Melgaard og Anders elektriker og nogle frivillige hjælpere står for alle udendørs forberedelser.

Opsætning af telt, klargøring til bål, vandslanger og kulørte lamper m.m.

Kim siger til, hvis der er brug for hjælp fra os andre.

Have lejere kan aflevere rent brændbart materiale på bålet ca. en uge før, hækafklip og andet grønt haveaffald må ikke komme på bålet.

C Planlægning af sommerfest d. 12. august:

Michael kontakter Strøgorkesteret for musik.

Yderligere planlægning på vores næste møde.

11 Sommerferie lukning af kontoret:

Vi fastholder tidligere beslutning om sommerferie lukning af kontoret i juli måned.

Sidste mandag med kontoråben før sommerferien, er mandag d. 26. juni.

Første mandag med kontoråben efter sommerferien er mandag d. 7. august.

Planlægning af vagtplan for kontoråbent frem til d. 26. juni.

12. Evt.:

Debat om etablering af Vejbump.

Der er stadig alt for mange, der kører alt for hurtigt på vores veje.

Kim Melgaard undersøger en midlertidig løsning vedr. etablering af vejbump.

Næste møde afholdes tirsdag d. 30. maj kl. 18.00

Referent Kirsten Sørensen… Læs hele beskrivelse...

Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 13. april 2023

Tilstede:  Michael, Mahmoud, Anders, Thomas, Kim, Kirsten, Bente og Marlene

Afbud:  Mustafa

Ordstyrer:  Mahmoud

Referent:  Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af Referat:

Referater fra de sidste to møder blev godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra generalforsamling:

Kirsten informerede om modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet er indsat i mappen på kontoret, samt digitalt i mappe på pc.

Vi mangler underskrift fra dirigent Per Flor.

Kirsten har revideret ordensreglerne, med de ændringer der blev vedtaget på generalforsamlingen.

3 Verserende sager:

Byretten i Roskilde har afsagt dom i sag mod et medlem af foreningen.

Dommen er til sagsøgtes fordel, det vil sige at foreningen har tabt sagen.

Efter gennemlæsning af sagens akter har bestyrelsen i samarbejde med Kredsen og vores advokat, valgt at anke sagen, da dommen er afsagt på baggrund af manglende og ukorrekte oplysninger/vidneforklaringer.

4 Nyt fra formanden:

Velkommen til vores nye formand Michael Davidsen, der blev valgt på vores ekstraordinære generalforsamling søndag d. 2. april.

Gældende forretningsorden for bestyrelsens arbejde blev udleveret til alle.

Mahmouds forslag til ændringer i forretningsordenen blev ligeledes uddelt til alle.

Materialet læses igennem og behandles på næste møde.

Information om at Hovedforbundets bestyrelses vejledning er udskrevet og sat i Mappe på kontoret.

Kontakt til bank vedr. formandsskifte i foreningen, hævekort m.m.

Mahmoud og Michael sørger for Kontakt til banken, udfylder div. Papirer.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal på næste møde medbringe Id med foto (pas eller kørekort).

Michael får udleveret hævekort i dag.

4 b Gennemgang af bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder:

Mahmoud:

Næstformand

Indberetning og registrering af nye medlemmer, i foreningens system samt til Hovedforbund.

Salg af haver i samarbejde med formand. Fremadrettet er det Michael og Mahmoud der står for havesalg. Have salg foregår altid på kontoret torsdage kl. 16.00. Åbent hus er altid på søndage.

Tjek af hus og have inden vurdering v. ønsket salg af have. Fremadrettet er Marlene med på denne opgave og Kim er ekstra med ved behov. Der skal altid være 2 bestyrelsesmedlemmer på denne opgave. Tjek af hus og have foregår altid på onsdage.

Mahmoud har udarbejdet vejledning for vurdering og havesalg.

Ansvarlig for opdatering af hjemmesiden.

Thomas, Anders og Marlene:

Have- og vejudvalg

Thomas:

Facebook administrator

Opsætning af info i infotavler.

Bestilling af øl og vand.

Bestilling af tømning container.

Anders:

Venteliste.

Anders og Kim:

Vandudvalg – ansvarlige for åbning og lukning af vand, samt for rep. på vandsystemet.

Nyt vandprojekt.

Kim:

Ny toiletvogn.

Kirsten:

Fast referent til møder.

Info til infokasser.

Facebookadministrator.

Info på facebook.

Fælleshus – udlejning og drift.

Bestyrelsesansvarlig for madklubben.

4 c Revision af bestyrelsesliste:

Kirsten sørger for dette.

Tilføjer Michael som formand med kontaktoplysninger. Michael ønsker forenings telefon og fast telefontid. Kan altid kontaktes på formandsmail.

5 Nyt fra kassereren:

Mustafa var ikke tilstede på mødet.

Vi beder om at få tilsendt Regnskabsrapport til næste møde.

Michael beder Mustafa om at få et kursus i brug af hjemmesiden.

6 Nyt fra næstformand:

Vedr. Jurakursus. Alle bestyrelsesmedlemmer tilmeldes jura kursus gennem Hovedforbundet  senest d. 22. oktober. Kurset afholdes på Scandic i Hvidovre d. 25. november kl. 9.00 – 16.00.

Bente er tilmeldt kasserer kursus i Maj måned. Michael vil gerne deltage sammen med Bente.

Forsøger at få tilmeldt Michael selv om fristen er udløbet.

Der skal tjek på ejerforhold i 2 af vores haver. Formand og næstformand sender mail til have lejer.

Mahmoud har opdateret hjemmesiden med bestyrelsesreferater. Mangler ref. Fra generalforsamlingen. Der er problemer med info siden.

Michael overtager fremadrettet ansvaret for opdatering af/på hjemmesiden.

7 Nyt fra have- og vejudvalg:

Thomas aftaler med gartner vedr. beskæring af træerne rundt om pladsen.

Thomas aftaler vedr. sprøjtning for ukrudt på særlige steder hurtigst muligt.

7 b Vedligeholdelse af vores veje:

Debat om vi selv kan sørge for vedligeholdelse af vejene i perioden frem til arbejdet med det nye vandprojekt er afsluttet.

Vi har forespurgt Karsten F. om han vil/kan påtage sig opgaven.

Michael kender en anden Karsten som muligvis kan hjælpe med opgaven.

Vi arbejder videre med denne løsning, måske skal vi have bestilt noget vejgrus hjem til opfyldning af de værste huller. Kan evt. lægges på p-pladsen på hjørnet af Fuchsiavej og Anemonevej.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Vandregnskab for 2022:

Vi har modtaget klager over vandforbruget i 2 haver.

Aflæsning af målerne i begge haver stemmer med de tal der er indtastet i regnskabet.

Kim har skiftet målerne i begge haver og der er lavet kontrolmålinger på begge målere.

Begge målere virker korrekt ved kontrolmålingen.

Vi har derfor ikke andre muligheder end at bede de to have lejere om at betale deres vandregning.

Vandforbrug er pengepligtig ydelse og skal betales til foreningen.

Det er have lejeres ansvar at tjekke om vandmåleren i haven virker.

Det kan gøres ved at åbne for stophanen og tjekke om måleren tæller når der ikke bruges vand i haven. Hvis den tæller kan der være en eller flere utætheder i vandsystemet inde i haven.

B Status på nyt vandprojekt:

Kim gav en opdateret status på det nye vandprojekt.

Vi fik alle udleveret div. Materiale vedr.:

Oplæg til entreprisekontrakt.

Følgebrev til udbudsmateriale.

Entreprisekontrakt.

Valg af entreprenør m.m.

Vi har modtaget tilbud fra 3 entreprenører. Alle tilbud er uden moms.

Efter anbefaling fra Anders Clausen, vores konsulent er valgt det billigste tilbud fra Karise anlæg.

Bestyrelsen er enige om at det er vores formand og kasserer der tegner foreningen ud af til i økonomiske forhold.

Vi er ligeledes enige om at ved entreprisekontakten er det formanden og Kim der er ansvarlige.

Kim sørger for videresendelse af bestyrelsesliste, samt dette referat til konsulent Anders Clausen.

Brev sendes til Jack. Tak for hans store hjælp med opstart af vandprojektet.

Formand og næstformand sørger for indkøb af et gavekort og blomster.

C Indkøb af og installering af ny toiletvogn:

Kim har reserveret en toiletvogn pris 66.250 kr. + transport.

Kim sørger for det videre arbejde med endelig bestilling og transport og opsætning m.m.

Den gamle toiletvogn rengøres og åbnes indtil ny vogn er installeret.

Der åbnes for vandet lørdag d. 15. april.

9 Fælleshuset:

Der har været problemer med overholdelse af ordensregler for udlejning i nogle tilfælde, der er også blevet affyrer en del fyrværkeri ved en enkelt udlejning.

Kirsten laver opstramning på ordensreglerne for udlejning. De udleveres fremover til lejere ved betaling af depositum, hvor de bliver bedt om at underskrive for modtagelse af disse.

De bliver orienteret om at det er deres ansvar, at deres gæster overholder reglerne i foreningen.

Fremadrettet er der ifølge rygeloven indført rygeforbud på kontor og i fælleshuset.

10 Evt.

Intet under evt.

Næste bestyrelsesmøde er aftalt til tirsdag d. 16. maj kl. 15.30

Referent

Kirsten Sørensen

 … Læs hele beskrivelse...

Tilstede:     Chalotte, Mahmoud, Anders, Thomas, Mustafa og Kirsten.

Afbud:      Peter.

Ordstyrer:   Chalotte.

Referent:    Kirsten.

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

   Referatet ligger ikke klar til godkendelse, derfor godkendes det på næste møde.

2 Nyt fra formanden:

A Veje:

   Opsummering af problemerne med vores vejes tilstand efter opgravning til el- installation.

   Siden sidste møde et vejene nu i en meget bedre stand efter at Skj maskinudlejning har været og 

   Arbejdet på dem med vejhøvl og tromle lige før jul.

  Problemet er nu at få fjernet jordbunken bag ved værkstedet, samt få ordnet p-pladserne.

  Vi har haft kontakt med Cerius, det er uafklaret hvem der skal sørge for at fjerne jordbunken.

 Entreprenøren (Lasse) mener ikke han skal lave mere arbejde for de regninger der er udsendt. Hvis han skal lave mere, koster det ekstra.

 Mustafa kontakter Lasse og forsøger at afslutte sagen med ham.

Søren fra Skj maskinudlejning deltog i næste del af mødet og gennemgik problemerne med vejene med os.

Vi har aftalt med Søren at han sender et aftalepapir til os om fast vedligeholdelse af vores veje, samt hvad arbejdet indeholder. Søren vurderer at de i starten skal køre og påfylde m.m. ca. 6 – 8 gange pr. år i gennemsnit. Vi aftalte endvidere at vi skal bestille 1 læs grus (stigrus – leret vejgrus)

Hos vognmand Steen Hansen. Grus bunken lægges på p-pladsen v. toiletvognen. Et sted hvor den ikke er til gene for parkering.

Thomas og Peter er vejansvarlige. Kontaktperson i forhold til Søren Skj udlejning er Thomas.

3 Nyt fra næstformanden:

   Der er solgt en have d. 23. december. Dette udenfor ventelisten da ingen på listen var

   Interesserede.

   Pt er der 13 personer på vores venteliste.

   Opskrivning på ventelisten for det nye år er den første søndag i april måned.

   Max. Antal på ventelisten iflg. vores regler er 25.

C Registrering af nye medlemmer til hoved forbundet:

   Der er fra bestyrelsens side sket en fejl i forbindelse med registrering af nye medlemmer til

   Hovedforbundet.

   Chalotte og Mahmoud retter op på dette.

D byggevedtægter:

   Nye byggeregler er gældende fra 1. januar 2022. Afventer endelig enighed mellem Kreds og

   Kommune.

4 Nyt fra kassereren:

   Regnskab driftskonto:

   Medlemmer af bestyrelsen efterlyser skriftlig regnskabsrapport for år 2021 fra kassereren.

   Regnskabsrapporten skal gennemgåes og godkendes af bestyrelsen inden udsendelse til

   Medlemmerne før generalforsamlingen. Budgetlægning for år 2022 laves på samme møde.

   Mustafa laver denne hurtigst muligt.

   Vi afsætter vores næste møde til dette arbejde. Kirsten kopierer div. Papirer til brug for arbejdet

   Med budgetlægning.

5. Generalforsamling:

    Generalforsamling afholdes søndag d. 27. marts i fælleshuset.

   Sidste frist for modtagelse af forslag til behandling på generalforsamlingen er ifølge vores

   Vedtægter 60 dage før generalforsamlingen. Dette meldes ud til vores medlemmer på mail.

   Sidste frist for medlemmernes modtagelse af indkaldelse til generalforsamlingen er ifølge

   Vedtægterne 30 dage før afholdelse.

   Regnskabsrapport for 2021, budget for 2021, samtlige forslag fra medlemmer og bestyrelse skal

   Medsendes som bilag til indkaldelsen.

6. Vandregnskab for år 2021.

    Vandregnskabet for år 2021 skal så snart årsopgørelsen modtages fra forsyningen udarbejdes.

   De enkelte medlemmere andel af forbrug samt fordeling af evt. vandspild skal påføres fakturaen

   For 1. halvårs leje.

Næste møde afholdes lørdag d. 22. januar kl. 12.00.

Referent Kirsten.… Læs hele beskrivelse...

Tilstede:     Anders – Thomas – Chalotte – Mustafa – Mahmoud og Kirsten

Afbud:     Peter

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra de sidste 2 møder:

   Godkendt uden kommentarer.

2 Samarbejde med kredsen:

   Lene Larsen (medlem af kreds bestyrelsen) deltog under dette punkt.

   Bestyrelsen har på flere tidligere møder drøftet forskellige uenigheder i forhold til vores

   Samarbejde med Kredsen. Uenighederne opstår ofte i forhold til at tolke og håndhæve

   Byggeregler og lovliggørelse v. vurderinger.

   Vi fremsatte vores spørgsmål til Lene, som tager dem med videre til kredsformand Nikolaj

   Winther . 

   Bestyrelsen ønsker som udgangspunkt at have et godt samarbejde med Kredsen, hvor vi

   Arbejder ud fra fælles fodslag og fælles forståelse af de regler vi arbejder ud fra.

   Som eksempel mener bestyrelsen at de gamle byggeregler må være gældende frem til nye

   Byggeregler er godkendt og dermed gældende. Vi mener ikke det er i orden at Kredsen melder

   Ud at der ikke kan godkendes byggeansøgninger før de nye regler er godkendt.

   Vi er udmærket klar over at vi skal overholde gældende love og regler, men oplever ofte at det set med vores øjne er småting og petitesser der skaber uenighed og giver problemer i

   Lene tager div. Eksempler og spørgsmål med tilbage i Kredsregi og giver os en tilbagemelding.

3 Drøftelse af besked om bestyrelsesmedlem der trækker sig fra bestyrelsen:

   Peter Sørensen har i dag pr. mail meddelt at han trækker sig som bestyrelsesmedlem pr. dags

   Dato af personlige årsager.

   Vi tager selvfølgelig hans beslutning til efterretning og indkalder 1. suppleant Kim Melgaard til at

   Deltage i bestyrelses arbejdet frem til generalforsamlingen d. 27. marts.

4 Gennemgang af årsregnskab for 2021:

   Mustafa har udarbejdet regnskabsrapport / Drift regnskab for år 2021.

   Vi gennemgik rapporten punkt for punkt, ud fra de hovedkonto han har fordelt regnskabet på.

   Debat om hvad de enkelte konti indeholder. Vi ønsker en større synliggørelse af hvad nogle af

   De enkelte konti indeholder. Bestyrelsen ønsker en større synliggørelse af hvad de enkelte konti

   Indeholder.

   Bestyrelsen er ligeledes enige om at det er nødvendigt at tilføje nogle under konti i regnskabet,

   Særlig under kontoen foreningens drift og under kontoen fester og spisning.

   Bestyrelsen er enige om at budgettet for 2021 skal fremgå af regnskabsrapporten, ligesom vores

   Budgetlægning for det kommende år (2022) skal medtages.

   Det har været lidt problematisk at de første 3 måneder af regnskabet er bogført i et regnskabs

   Program og resten af året er bogført i et nyt bogføringsprogram.

   Årets samlede resultat viser et overskud på 326.053 kr.

   Mustafa arbejder videre med regnskabsrapporten, ud fra de ændringer i opstillingen som

   Bestyrelsen er enige om.

5 Udarbejdelse af budget for det kommende år (2022).

   Det foreløbige arbejde med budgetlægningen fremgår af et internt arbejdspapir for bestyrelsen.

   Det færdige arbejde vil fremgå af regnskabsrapporten der udsendes sammen med indkaldelsen

   Til generalforsamlingen.

Næste møde for den samlede bestyrelse er aftalt til d. 19. februar kl. 14.00.

Bestyrelsen undtaget Mustafa mødes igen onsdag d. 26. januar kl. 14.00 og arbejder videre med den øvrige planlægning til generalforsamllingen  (forslag, beretning, indkaldelse m.m.)

Kirsten og Mahmoud udarbejder vandregnskab så hurtigt som muligt. Vi efterlyser årsopgørelse fra Forsyningen.

Referent Kirsten… Læs hele beskrivelse...

Afbud: Ingen alle tilstede

Ordstyrer:  Chalotte

Referent:   Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet fra vores arbejdsmøder op til generalforsamlingen godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra formanden:

2 a Generalforsamling konstituering:

Velkommen til Kim i bestyrelsen

Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

Chalotte Olsen Formand

Mahmoud Elawad Næstformand

Mustafa Akgun Kasserer

Øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Kirsten Sørensen referent

Thomas Lauridsen

Anders Hansen

Kim Melgaard

Fordeling af ansvarsområder:

Fælleshus – udlejning m.m.                     Kirsten

Have og vej.                                              Thomas og Anders

Vand.                                                        Anders og Kim

Havesalg.                                                  Chalotte og Mahmoud

Hjemmesiden                                           Mahmoud og Kirsten

Værksted + udearealer.                            Thomas

Tjek af haver inden vurdering.                 Mahmoud og Chalotte og Thomas

Venteliste.                                                Anders

Referent                                                   Kirsten

Info til infokasser + facebook                   Kirsten og Thomas

Opsamling fra generalforsamling:

Modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet ligger til underskrift af formand og dirigent.

Sættes derefter i mappen og offentliggøres på hjemmesiden.

Debat om spørgsmål på generalforsamlingen vedr. Mustafas regnskabs system.

Rettigheder og support m.m.

Alle enige om at generalforsamlingen gik til ug.

På næste møde opsamles de punkter fra generalforsamlingen vi skal arbejde videre med.

f.eks. forslag fra medlemmerne.

2 b  Kontorvagt skema:

Vi fordelte kontorvagterne til og med juni måned 2022.

Kirsten renskriver og udsender til bestyrelsen samt i vores kasser i papirform. et eksemplar ophænges på kontoret.

2 c  Ekstraordinær generalforsamling:

Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne skal ifølge vores regler vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. Alle forslag blev godkendt af et flertal på den ordinære generalforsamling og sendes nu ud som bilag til endelig godkendelse på den ekstraordinære generalforsamling der afholdes onsdag d. 20. april kl. 19.00 i fælleshuset.

Chalotte og mahmoud sender indkaldelse ud både på mail og post. 

2 d Opdateringer i fælleshuset:

Besluttede at indkøbe ny vaskemaskine til fælleshuset. Den gamle vasker ikke rent og kan ikke kogevaske.

Indkøb af ny industri kaffemaskine til fælleshuset.

Indkøb af nyt køleskab til kontoret. (spare på el).

Ovenstående indkøb er Chalotte og Thomas ansvarlige for.

Mustafa bestiller musikanlæg + Pc til fælleshuset (til projektor).

Mustafa har indkøbt 1 stk. Wifi forlænger til fælleshuset.

Chalotte og Birgit kører til Ikea og opfylder med div. service der mangler i fælleshuset.

(glaskander – glaskarafler – vaser – viskestykker m.m.

2 e Sag om ulovligt byggeri:

Sidste info om sagen.

3 Nyt fra næstformand:

Der er pt 5 – 6 haver på vej til vurdering og salg.

Det er et stort arbejde for foreningen at tjekke alt for ulovligheder og klargøre papirer inden disse sendes videre til kredsen til vurdering.

Opdatering af hjemmesiden:

Kirsten kommer på som medansvarlig for hjemmesiden sammen med Mahmoud.

Udlejning af fælleshuset, datoer slettes på hjemmesiden efter ønske fra Kirsten.

Kirsten renskriver nye lister med info til hjemmeside og info kasser.

4 Nyt fra kassereren:

Bestyrelsesliste kontakt oplysninger. Mustafa ønsker at få Finans mailen på listen til medlemmerne og ikke sin private. Som bestyrelse benytter vi stadig hans private mail.

Modtaget elregning på ca. 19.000 kr. for et kvartal.

Vi er nødsaget til at kikke på hvor vi fremadrettet kan spare på el med de store prisstigninger der er pt.

eks. tjekke om vi har led pærer i vores lamper, skrue ned for varmen på kontoret når det ikke bruges. Huske at slukke for køleskabe og fryser i fælleshus når det ikke er lejet ud m.m.m.

Enige om at hæve prisen for udlejning af fælleshuset pr. 1. april.

Leje i en Weekend hæves fra nuværende 1.400 kr. til 1.800 kr.

Endagsleje hæves fra nuværende 600 kr. til 700 kr.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal blive bedre til at bruge økonomisystemet i stedet for pengekassen.

Vi opsiger Winkas systemet i løbet af de næste måneder, når vi er sikre på at alt hvad vi skal bruge er overført til det nye system.

Forslag om at spare på kopimaskinen. Mustafa Undersøger priser på køb af egen kopimaskine.

Alle gamle it abonnementer undersøges ubrugte opsiges m.m.

Hjemmesiden skal flyttes.

Økonomisystemet – foreningen får adgang til systemets server.

6 a Div. opslag til infokasser og hjemmeside:

Kirsten renskriver opslag – herunder ny bestyrelsesliste – liste over ansvarsområder m.m.

6 b Renskrivning af reviderede ordensregler. vedtaget på generalforsamlingen.

Kirsten renskriver og sørger for at disse kommer på hjemmesiden.

6 c Aftale møde ang. bogføringskonti.

Møde aftalt til søndag d. 3. april efter opskrivning til ventelisten er afsluttet.

Mustafa – Thomas og Kirsten deltager.

6 d Aftale møde ang. nyt vandsystem hvor Jack kan deltage:

Anders kontakter Jack om en dato hvor han kan deltage i bestyrelsesmøde.

Næste møde aftales når vi har en tilbagemelding fra Jack.

Referent Kirsten… Læs hele beskrivelse...