Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. maj 2023
Tilstede: Michael, Mahmoud, Mustafa, Thomas, Anders, Kim, Kirsten, Marlene og Bente.
Ordstyrer: Michael
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af referat fra sidste møde:
Referatet godkendt uden kommentarer.
2 Opsamling fra sidste møde:
a Revidering af forretningsorden:
Enige om at revidere Forretningsorden for bestyrelsens arbejde efter den nuværende praksis, vedr. venteliste og salg af haver.
Kirsten renskriver.
B Tilbagemelding til to have lejere vedr. vandforbrug 2022:
Michael Davidsen sender brev til begge have lejere vedr. bestyrelsens afgørelse.
C Gavekort til Jack Fejerskov:
Thomas køber gavekort til Jack, som tak for hans indsats vedr. nyt vandprojekt.
Thomas køber også gavekort til Chalotte Olsen (tidligere formand), som tak for hendes store indsats i foreningen.
Formand Michael Davidsen og næstformand Mahmoud Elawad sørger for at aflevere gavekort til dem begge.
D Vedligeholdelse af veje:
Karsten Glashøj A-44 har sagt ja til opgaven med vedligeholdelse af vejene i foreningen. Der er indkøbt nyt batteri til traktoren.
E Ejerforhold to haver:
Michael sender brev til ejeren af de to haver.
Lejeforholdet skal bringes i orden nu, ellers opsiges det ene lejemål, der gives en frist på 14. dage.
3 Nyt fra formanden:
Michael har afholdt møde med Mustafa på kontoret vedr. Kolonix og hjemmesiden.
Michael har lavet nogle ændringer på hjemmesiden. Det skal nok blive godt lidt efter lidt.
Michael ønsker at få overblik over alt hvad der foregår i foreningen også økonomien.
Debat om regnskab og bogføring i forlængelse af kasserer kursus i weekenden som Bente og Michael deltog i.
Alle bestyrelsesmedlemmer deltager på Jura kursus i oktober måned.
Michael sørger for tilmelding af alle.
Michael sørger for af søge spiritus bevilling til Sct. Hans arrangementet samt til sommerfesten.
4 Tegningsberettigede:
Ifølge vores vedtægter er det formand Michael Davidsen og kasserer Mustafa Akgun der er tegnings berettigede for foreningen.
5 Nyt fra kassereren:
Vi fik udleveret regnskabsrapport for drift regnskab.
Debat om forbrug. Alt ser fornuftigt ud.
Ca. 18 have lejere mangler at betale deres haveleje. Der er udsendt rykkere med rykkergebyr.
Debat om hvor stort beløb foreningen kan skyde i det nye vandprojekt.
6 Havesalg vurderinger m.m.:
Der er pr. dags dato solgt en have. Der er yderligere to haver der sælges i den nærmeste fremtid.
Tre haver er til vurdering for salg.
Foreningen står for salg af en have, på lejerens foranledning ved fuldmagt.
7 Nyt fra have- og vej udvalg:
Thomas, Anders og Marlene har tjekket for ukrudt på p-pladser og foran hække på Fuchsiavej, Anemoneven og Gladiolusvej.
Der er sendt mail til 29 have lejere.
En uge efter Sct. Hans tjekkes resten, samtidig med tjek af hækklipning.
Thomas holder ferie fra 1. juni og tre uger frem.
Thomas foreslår vedtægtsændring til næste generalforsamling, med faste tidspunkter for tjek af haver m.m.
Der er foretaget beskæring af træer rundt om pladsen og andre steder i foreningen, således det er muligt at komme rundt med større biler.
Thomas, Anders og Michael har mødtes med en medarbejder fra kommunen vedr. beskæring og fældning af træer langs med Kildemarken og Køgevej.
De skal mødes endnu en gang. Thomas forsøger at næste møde kan blive efter hans ferie.
Ringsted Forsyning er kontaktet af Thomas, efter henvendelse fra have lejere på Åkandevej vedr. erstatning af hække og beplantning, der er beskadiget på grund af vandsprængning i pumpehuset.
Forsyningen vil ikke erstatte hække og planter.
Thomas vil nu bede om et møde med Forsyningen. Vi mener helt klart at skaderne skal erstattes af deres forsikring.
8 Nyt fra vandudvalget:
A Ny toiletvogn:
Toiletvognen er bestilt og betalt (pæn rabat).
Den bliver leveret når vognmandsstrejken er afblæst.
Den gamle toiletvogn bliver stående og kan bruges pinsen over.
Kim har tjek på det resterende arbejde med tilslutning til tank, installation af el og vand.
B Nyt vandprojekt:
Vi fik uddelt materiale vedr. lånefinansiering af projektet.
3 forslag fra Rådgiveren, samt 1 forslag fra Kim Melgaard.
En samlet bestyrelse vælger forslag 2, der indeholder brug af opsparing + fælles lån.
Michael, Mustafa, Kim og Anders arbejder hurtigt videre med finansiering af projektet/møde med bank.
Finansiering skal være på plads inden 1. august, hvor tilbuddene udløber.
9 Nyt vedr. fælleshuset:
Kirsten har revideret ordensreglerne vedr. udlejning, som aftalt på sidste møde.
Der har ikke været så mange udlejninger, som sidste år.
10 Planlægning af kommende arrangementer:
A Planlægning af fælles arbejdsdag lørdag d. 10. juni:
Kirsten står for den praktiske planlægning.
Aftaler vedr. forplejning med Birgit.
Bestiller morgenbrød, Kim henter efter aftale.
Sørger for opslag på facebook samt i infokasserne.
Arbejdsopgaverne afhænger af tilmeldinger.
Vores ønsker til arb. opgaver er følgende:
Hækkeklipning rundt om pladsen v. fælleshuset.
Hækkeklipning rundt om grunden v. traktorhuset.
Rense for ukrudt på højen ved p-pladsen på Fuchsiavej.
Rengøre de små flagstænger ved fælleshuset.
Maling af traktorhuset.
B Planlægning af Sct. Hans fest d. 23. juni:
Bankofuglen står for planlægning og afvikling af alt vedr. spisning, salg af drikkevarer og musik.
Foreningen giver et tilskud til musik på 6.000 kr.
Foreningen bestiller øl og vand hjem og Bankofuglen afregner med os efterfølgende for drikkevarer.
Foreningen v. Kim Melgaard og Anders elektriker og nogle frivillige hjælpere står for alle udendørs forberedelser.
Opsætning af telt, klargøring til bål, vandslanger og kulørte lamper m.m.
Kim siger til, hvis der er brug for hjælp fra os andre.
Have lejere kan aflevere rent brændbart materiale på bålet ca. en uge før, hækafklip og andet grønt haveaffald må ikke komme på bålet.
C Planlægning af sommerfest d. 12. august:
Michael kontakter Strøgorkesteret for musik.
Yderligere planlægning på vores næste møde.
11 Sommerferie lukning af kontoret:
Vi fastholder tidligere beslutning om sommerferie lukning af kontoret i juli måned.
Sidste mandag med kontoråben før sommerferien, er mandag d. 26. juni.
Første mandag med kontoråben efter sommerferien er mandag d. 7. august.
Planlægning af vagtplan for kontoråbent frem til d. 26. juni.
- Evt.:
Debat om etablering af Vejbump.
Der er stadig alt for mange, der kører alt for hurtigt på vores veje.
Kim Melgaard undersøger en midlertidig løsning vedr. etablering af vejbump.
Næste møde afholdes tirsdag d. 30. maj kl. 18.00
Referent Kirsten Sørensen