Referat fra Virkelyst Generalforsamling
Søndag den 27. marts kl. 10
Fælleshuset
Dagsorden
1 Valg af dirigent og referent.
Bestyrelsen foreslår Per Flor som dirigent.- Per Flor valgt
Bestyrelsen foreslår Lene Larsen som referent. Lene Larsen valgt
2 Valg af 3 stemmetællere.
- Jack
- Malene
- Wahid
3 Formandens/bestyrelsens beretning.
Fælles generel info formanden.
Formanden fortalte om sine opstarts-vanskeligheder og den store hjælp, hun fik af de andre. Anders elektriker har re-etableret søen, toilettet bag værkstedet er åbent hele året for dem, der har nøgle. Der er container til køkkenaffald, åbent hele året. Sagen med træerne mod Kildemarken blivet taget op igen med kommunen. Der er en stående aftale med Kattens værn, som har indfanget mange syge katte. – Der er søgt penge til en ny legeplads diverse steder, formanden håber, frivillige vil være med til at etablere legepladsen.
Den kollektive forsikring blev opsagt, da den steg 50%. Husk den obligatoriske brandforsikring, samt tegning over nedlagte elkabler i haverne.
Der har ikke været indbrud i denne sæson.- Stiller man op til bestyrelsen skal man være parat til at arbejde, der er meget at lave.
Formanden gjorde rede for vanskelighederne med vejene i forbindelse med installering af el. Bestyrelsen valgte en belægning af vejene i samråd med en under-entrepenør for at undgå huller fremover. Desværre holdt entrepernøren ikke, hvad han lovede. Cerius har vasket hænder, og derfor har bestyrelsen taget en advokat. I mellemtiden er under-entrepenøren gået konkurs.
Anders Hansen: Venteliste og vand. Gjorde rede for vandsystemet, som er over 75 år.
Den tidl. bestyrelse har lavet et stort forarbejde med hjælp fra Jack. Det aktuelle forslag på dagsordenen om vandrør drejer sig kun om, hvorvidt man er indforstået med, at den nuværende bestyrelse fortsætter den tidligere bestyrelses forarbejde.
Når man er kommet videre med dette arbejde, vil der på et tidspunkt blive indkaldt til et orienterende møde.
Anders Hansen informerede ligeledes om reglerne vedr. ventelisten, som nu er sat op til 35 personer. Man kan se reglerne om ventelisten på hjemmesiden.
Thomas Lauridsen. Vej og have. Man bliver skælt ud, når man er sat til at tjekke haver og veje, men haverne skal være i orden. Der bliver fremadrettet taget billeder af de ting, der ikke er i orden, da nogle f.eks. nægter ikke at have klippet deres hæk, når de får en regning.
Der er ingen pladsmand mere, men fællespladsen ordnes nu på fælles-arbejdsdagen.
Mahmoud Elawad: Hjemmeside, havesalg og ulovligheder.
Fortalte om havesalg og venteliste, samt om tjek af de haver, der er til salg vedr. ulovligheder, der skal rettes før salget. Der var også for mange mail-adresser, men fremover samles alt på kun een mailadresse.
Kirsten Sørensen. Fælleshuset m.m. Fortalte om fælleshuset og manglende udlejning på grund af corona. Der er indkøbt ny industri-opvaskemaskine. Der er kommet en madklub, som starter op igen i april. Der har været stor opbakning til den. En tak til Birgit, som står for al mad. –
Der var hyggeklub sidste år, det planlægger man at starte op igen. Der blev holdt sommerfest i august 2021, som var en stor succes. Der var 2 fælles arbejdsdage, hvor der mødte nok op. –Man prøvede med jule-boder, men der kom ikke så mange. Måske kommer der loppemarked i år. Der blev holdt en fælles julefrokost med den gamle bestyrelse. Der var julefrokost for alle, der havde lavet noget aktivt sammen med bestyrelsen.
Indtil videre er der planlagt Sankt Hansfest 23. juni, en fælles arbejdsdag og en sommerfest.
Mustafa: Kasserer. Gjorde rede for sin overtagelse af regnskabet og det tidligere system, som mere egnede sig til kommuner og store firmaer. Derfor besluttede han at opbygge et mere enkelt system, der er web-baseret, og som kun indeholder, hvad der er brug for. Dette system vil komme til at indeholde en mulighed for medlemmerne til at se deres korrespondance m.m. med kolonien, og det vil indeholde de nyeste muligheder, som kan gøre det nemt for bestyrelsen at bruge.- Fremover vil kassereren have fokus på besparelser.
Spørgsmål til bestyrelsens beretning:
1. Er ventelisten offentlig tilgængelig? Ja.
2. Kan alle rette i regnskabssystemet? Nej, Mustafa ejer systemet, og Mustafa skal betales for konsulent bistand, hvis han ikke mere er kasserer og man vælger at fortsætte med hans system.
3. Kan man ikke sælge sin have uden for ventelisten? Nej, men den kan overdrages til familie efter Hovedforbundets regler, se hjemmesiden
4. Vil de, der står på ventelisten, ikke købe til prisen, må havejeren så sælge til hvem som helst? Ja
5. Vedtægterne siger, at generalforsamlingen kan vedtage prisen for at stå på ventelisten, har man gjort det? Nej, men det kan komme på næste generalforsamling.
6. Er der intern venteliste? Nej, men det kan komme, hvis nogen foreslår det til næste generalforsamling.
7. Hvorfor er der kommet tilføjelser til vedtægterne uden det har været på generalforsamlingen? Det viste sig, at vedtægten på hjemmesiden ikke var opdateret.
4 Godkendelse af årsregnskab for 2021 v. kasserer Mustafa Akgun.
Vedlagt som bilag 1.
Kassereren gennemgik regnskabet for det sidste år. Godkendt
5 Godkendelse af budget for 2022 v. kasserer Mustafa Akgun.
Vedlagt som bilag 2.
Kassereren gennemgik budgettet.Godkendt
6 Godkendelse af regnskab for 2020. Godkendt
(udsendt sammen med bilag ved vores digitale generalforsamling i 2021)
(Ligger i papirform på generalforsamlingen)(Vi har fået ny kasserer)
7 Bestyrelsens forslag. Vedlagt som bilag 3 – 4 – 5.
Bestyrelsens forslag til ændringer i ordensreglerne 2022
Rød farve ønskes fjernet, grøn farve ønskes indsat.
Forslag 1.
§ 1 Haven stk. 4
Erhvervsmæssig udnyttelse af de i haven dyrkede afgrøder lejemålet må ikke finde sted.
Vedtaget
Forslag 2.
§ 1 Haven stk. 5 andet afsnit.
Hækkene skal klippes både indvendig og udvendig, mindst 2 gange årligt, første gang senest d. 23. juni og anden gang senest d. 15. september. Hvis hækken ikke er klippet til de fastsatte frister, bliver arbejdet uden videre udført af en gartner/havemand. Det koster en bod på 1.500 kr.
Vedtaget
Forslag 3.
§1 Haven stk. 6 afsnit 3
Der skal ved etablering af parkeringspladser sørges for, at bilerne kan holde der uden at blokere vejene. I haver med skråparkering, er det havelejers pligt at lave disse om, så de passer til nutidens bilstørrelser, hvis parkeringspladsen benyttes.
Overtrædes dette vil det medføre en bod på 300 kr. Sidste frist for at ændre dette er 1. oktober 2021. Ellers sættes der en gartner på for havelejers regning. Ved overtrædelse gentagne gange sættes der en gartner på opgaven for havelejers regning. Dette er pengepligtig ydelse.
Vedtaget
Forslag 4.
§ 2 Bebyggelse stk. 5 afsnit 2
Gennem Virkelyst Bestyrelse kan man tilmelde sig en kollektiv forsikring, som dækker brand, el-skade, grundejeransvar, bygningskasko og indbo. Prisen er i 2020 ca. 950 kr. årligt. Mindst 12 haver skal være tilmeldt.
Vedtaget
Forslag 5.
§ 4 Andre bestemmelser stk. 5
Løse hunde må ikke forefindes i kolonien. Ved påtale nr. 2 betales en bod på 500 kr. Sker forseelsen igen, bliver der udstedt forbud mod at medtage hunden i kolonien.
Hvis forseelsen sker gentagne gange og er til gene for andre havelejere, kan der udstedes forbud mod at medtage hunden i foreningen.
Vedtaget
Forslag 6.
§ 4 Andre bestemmelser stk. 9
Ved leje af fælleshus, skal ordensreglerne underskrives. Kun medlemmer af havekolonien kan leje fælleshuset. Musik i fælleshuset må kun afspilles indendørs og for lukkede vinduer.
Af hensyn til de øvrige havelejere, skal musikken slukkes senest kl. 24.00 og fælleshuset forlades senest kl. 02.00.
Der må ikke være tændt for bilradioer i haverne eller spilles musik udendørs. Musik afspillet inde i huset sker for lukkede døre og vinduer. Aflytning af musik må ikke være til gene for andre.
Trampolin-leg må ikke blive til støjgene for naboerne, og må ikke ske efter kl. 20.00. Alle trampoliner skal være forsvarligt fortøjrede. Det er bedst at grave trampolinen ned.
Nedstemt
Bestyrelsens forslag til ændringer i vedtægterne 2022
Alle nedenstående forslag til ændring i vedtægterne blev godkendt af 2/3 af de fremmødte medlemmer, men da der ikke var mødt 2/3 af koloniens medlemmer, bliver der ifølge reglerne indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, hvor et simpelt flertal af de fremmødte afgør udfaldet af forslaget.
Nedenstående skal læses som: rød skrift skal slettes og grøn skrift skal tilføjes.
§ 6. Leje og andre pligtige pengeydelser:
Stk. 4
Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for forsinket betaling, samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt. (Dette skal slettes, da det ikke står i alle kontrakter). Der gives samtidig med gebyret en betalingsfrist på 14 dage. Er lejen ikke betalt ved udgangen af denne frist, gives endnu en frist på 14 dage. Er lejen stadig ikke betalt ved udgangen af denne frist, kan foreningen uden yderligere varsel opsige lejemålet.
§ 6. leje og andre pligtige pengeydelser:
Stk. 6
Første haveindbetaling er 1. april. Sidste haveindbetaling er 1. september. Sidste rettidige indbetaling af al gæld til foreningen er 1. oktober. Efter denne dato vil påkrav uden yderligere varsel, blive inddrevet via advokat. Er lejen eller anden pligtig pengeydelse ikke betalt rettidigt, kan foreningen kræve et gebyr på 250 kr. for hver betalingspåmindelse.
Er havelejen ikke betalt til tiden, koster det en bod, fastsat af generalforsamlingen, og der udsendes via mail, post eller rør en frist på 14 dage, samt varsel om ophævelse af lejekontrakten. Er havelejen stadig ikke betalt til denne frist, ophæves lejekontrakten uden yderligere varsel efter reglerne i Hovedforbundet.
Hele stk. 6 ændres til:
Første rettidige haveindbetaling er den 1. april. Anden rettidige haveindbetaling er den 1. september.
§ 8. Fællesarbejde.
Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer, der ifølge hovedlejekontrakten hører til området, samt ved vedligeholdelse af foreningens fælles faciliteter. Medlemmet har endvidere pligt til at holde sin den af vejen uden for egen have. Dvs. til midten af vejen.
§ 9 Generalforsamling:
Stk. 2 Linie 13
-Valg af vurderingsudvalg Valg til Kredsens centrale vurderingsudvalg.
§ 9 Generalforsamling:
Stk. 14
Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten og foreningens formand.
Referatet offentliggøres på foreningens hjemmeside og kan afhentes på foreningens kontor. Eller sendes ud til foreningens medlemmer.
§ 10. Bestyrelsen
Stk. 2
Bestyrelsen består af 7 personer, der vælges for en 2-årig periode.
Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år.
3 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 2 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
Bestyrelsesmedlemmer fritages for at betale haveleje.
Generalforsamlingen vælger suppleanter til bestyrelsen efter behov.
§ 10. Bestyrelsen:
Stk. 9
Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, og offentliggøres på foreningens hjemmeside, dog ikke når de omhandler personsager.
§ 10. Bestyrelsen:
Stk. 11
Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, internet, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
§ 12. Vurderingsudvalg
Hele denne § skal ændres da vurderings udvalgets funktioner i 2021 er overgået til Kredsen.
Ny tekst:
Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en eller flere vurderingspersoner, som repræsenterer foreningen i kredsens vurderings og klageorganisation.
§ 16. Regnskab og revision:
Stk. 5.
Generalforsamlingen vælger 2 bilagskontrollanter for 2 år, 1 vælges i lige år og 1 vælges i ulige år, og 2 bilagskontrollant suppleanter for 1 år.
§ 16. Regnskab og revision:
Stk. 7
Bilagskontrollanterne skal foretage mindst et Uanmeldt kasseeftersyn pr. år.
Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.
Der skal efter kasseeftersynet gives besked til formanden om at det er foretaget.
Bestyrelsens forslag til arbejdet med nye vandrør.
Forslag til nyt vandrørs system er, at bestyrelsen arbejder videre med det arbejde, der allerede er påbegyndt.
Vedtaget
8 Forslag fra medlemmerne 2022. Vedlagt som bilag 6. forslag 1 – 8.
Forslag nr.1
Fuchsiavej 44 Joan
1.: Der stilles forslag om Bad i fælleshus.: Mulighed for, at der blev lavet baderum i et af toiletterne, med udgang fra bagindgang, ved toiletterne.
Begrundelse.: det er altid rart og kunne gå i bad, når der er lukket i svømmehal eller andre bade steder.
Betaling.: folk der gerne vil have et bad i fælles huset, betaler et depositum eks på kr. 350,00 til en nøgle og afregning for bad, sættes en vandmåler op og folk som har denne nøgle betaler kollektiv for vandforbruget, ja så kan det være der er en der bader i 5 minutter og en anden i 30 minutter, men der er kollektiv betaling for vandet, som betales årligt sammen med havens normale vandforbrug,
Nedstemt
2.: Der stilles forslag om at der må bygges fra de nuværende 40 kvm 2 til 50 -60 kvm 2
Samt at der må bygges i højden fra nuværende 3,50 meter i højden til 4,0 – 4,5 meter i højden
Begrundelse.: mulighed for at lave hems så man får større anvendelses muligheder på de kvm 2 man har.
Nedstemt
3.: Der stilles forslag om, at der kommer en cointainer til haveaffald.:
Begrundelse.: det er ikke alle der har bil og som kan bortskaffe haveaffald.
Nedstemt
4.: Der stilles forslag om større indsigt i vandforbruget
Begrundelse.: når der betales for vand afregning 1 gang årligt står der blot vand og så det man skal betale. Den enkelte kender ikke prisen på vand forbruget, og kan derfor ikke se om tallene ved aflæsning er korrekt. Og man kan ej heller se en mellem regning om, hvordan man er kommet frem til det beløb der skal betales.
Vedtaget
5.: Der stilles forslag om, at der bør være en revisions påtegning ved regnskabet.
Begrundelse.: selvom vi har bilags kontrollanter er det altid en god ide, at en revisor også har gennemgået regnskabet Da de er ansvarlige for godkendelse.
Nedstemt
6.: Der stilles forslag ang. parkering på vejene. At der præciseres hvem der må og ikke må
Begrundelse.: nogle mener at de må og andre får besked på, at de ikke må holde på vejene.( håndværker – møbler/fragt)
Kotume er at en håndværker normalt kan holde på vejen, men at alle udviser konduite.
8.: Der stilles forslag om helårsvand og udskiftning af vandrør
Begrundelse.: Da det tit i sæsonen springes vandrør og der lukkes for vandet skal disse jo sikkert udskiftes, så man bør tage et møde med Ringsted kommune om at vandrørene ikke fungere optimalt, og da vi jo er på en lejet grund bør det jo være udlejer som står for forbedring af vandrør så hvis de skal skiftes kan man jo ligeså godt have helårsvand
Se bestyrelsens forslag om nye vandrør
Forslag nr. 2 Udgår, da forslagsstillerne ikke er til stede
Anemonevej 40 Helle og Michael Davidsen
1. Baderum
2. Vaskemaskine/tørretumbler i baderum
3. Fibernet, som vist er lagt i jorden
Forslag nr. 3 Tilbagetrukket
Fuchsiavej 46 Rikke og Kim Weber
Vil gerne komme med et forslag om, at der bliver lavet et baderum, som vi alle kan bruge.
Forslag nr. 4 Nedstemt
Åkandevej Murat Kilic
Jeg har som sidste år et forslag om at tillade fjerkræ (duer) i virkelyst.
Forslag nr. 5 Vedtaget at der sendes besked til kredsen om at forelægge dette for kommunen
Dianthusvej 20 Lone Jøns
Overdækket terrasse op til 20 kvm.
Begrundelsen er at hvis man er en større familier elller har gæster er det svært at opholdes under tag på kun 10 kvm, hvis man gerne vil grille m.m
Forslag nr. 6 Vedtaget at der sendes besked til kredsen om at forelægge dette for kommunen
Gladiolusvej 13 Mikael Foght
Jeg stiller forslag om at kunne bygge hovedhus op til 53+ m2.
De fleste kolonihaveforeninger har byggetilladelse til ml 53 og 57 m2
Er udbygning ikke af interesse kan en øget byggetilladelse give mulighed for at lave en lukket havestue som bliver indregnet i de nye tilladte m2.
I vores forening er der sket nogle gode nye tiltag, som gør det attraktivt at være i sin have.
Kunne inde arealet tillige øges vil det give yderligere mulighed for at etablere sig som familie eller bare nyde tørvejret i den lukkede havestue.
Forslag nr. 7 Tilbagetrukket
Gladiolusvej 11 Kirsten Møller
Jeg kan se på de nye byggeregler at skur bygget efter 1 jan 2022 højest må være 2,5 m højt.
Da mange nye huse har skur under samme tag af husets boligareal eller man ønsker at bygge nyt skur i forlængelse af eksisterende hus foreslår jeg at det skal være tilladt at bygge skur op til 3,5 m højt.
Skuret vil da også kunne være mere funktionelt i forhold til opbevaring.
Forslag nr. 8 Udgår, da forslagsstilleren ikke er til stede
Dianthusvej Live Philipsen
Hej.. Beskæring af høje buske og træer der står for tæt på skel kunne være en rigtig go ide.
9 Valg til bestyrelsen.
Valg af formand for 2 år. (Chalotte genopstiller) Genvalgt
Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. (Anders og Kirsten genopstiller).Genvalgt
Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år. (I stedet for Peter Sørensen) Kim Melgaard
Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen for 1 år. Malene Mølgaard og Bente Benderska valgt
10 Valg af 5 medlemmer til repræsentantskabet for 1 år.
Marianne, Lone, Mahmoud, Anders og Thomas valgt.
11 Valg af 2 suppleanter til repræsentantskabet for 1 år.
Kirsten Sørensen og Lene Hansen valgt
12 Valg af 1 medlem til kredsens centrale vurderingsudvalg.
Ingen valgt.
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Nød – generalforsamling marts – april 2021.
På grund af Corona restriktioner har vi i kolonihaveforeningen Virkelyst afholdt en digital og skriftlig nød generalforsamling med afstemning til bestyrelse og div. udvalg, samt afstemning om reviderede ordensregler.
Afstemning slut d. 10. april 2021.
Stemmer til bestyrelsesvalget er optalt af følgende 3 personer:
Lene Larsen (formand Virkelyst)
Grethe (formand Kildebo)
Nicolaj Winther (Kredsformand)
Resultatet af bestyrelsesvalget blev således:
Formand: Chalotte Olsen (G-27) valgt for 1 år med 91 stemmer mod 6 stemmer til Thomas Jensen.
Kasserer: Mustafa Akgun (Å-24) valgt for 2 år.
Øvrige Bestyrelsesmedlemmer:
Kirsten Sørensen (F-20) genvalgt for 1 år med 69 stemmer.
Mahmoud El-Awad (F- 30) genvalgt for 2 år med 68 stemmer.
Thomas Lauridsen (E-3) valgt for 2 år med 63 stemmer.
Peter Sørensen (E-6) valgt for 2 år med 53 stemmer.
Anders Hansen (E-24) valgt for 1 år med 51 stemmer.
Bestyrelses suppleanter:
1. suppleant: Kim Melgaard (C-6b) valgt for 1 år med 43 stemmer
2. suppleant: Ben Mohsen (D-2) valgt for 1 år med 26 stemmer.
3. suppleant: Murat Kilic (Å-8) valgt for 1 år med 20 stemmer.
4. suppleant: Thomas Jensen (E-21) valgt for 1 år med 10 stemmer.
Valg til vurderingsudvalg:
Vurderingsformand for 1 år: Marianne Olesen (D-19)
Øvrige vurderings folk:
Lene Boye-Hansen (C-15)
Jan Thielberg (A-24)
Peter Sørensen (E-6)
Valg af medlemmer til Kredsrepræsentantskabet:
Anders Hansen (E-24) valgt for 1 år
Marianne Olesen (D-19) valgt for 1 år.
Murat Kilic (Å-8) valgt for 1 år.
Thomas Lauridsen (E-3) valgt for 1 år
Lone Jøns (D-20) valgt for 1 år.
Valg af bilagskontrollanter:
Marianne Olesen (D-19) valgt for 2 år.
Lone Jøns (D-20) valgt for 1 år.
suppleant for bilagskontrollant:
Peter Sørensen (E-6) Valgt for 1 år Valget er bortfaldet da Peter blev valgt til bestyrelsen.
Godkendelse af Reviderede ordensregler:
Det udsendte forslag til reviderede ordensregler blev vedtaget med 71 ja – stemmer mod 54 nej – stemmer.
Godkendelse af Regnskab for 2020:
Regnskab for 2020 er udsendt til alle medlemmer samt opslået på hjemmesiden til orientering.
Regnskabet skal endelig godkendes på førstkommende ordinære generalforsamling.
Referent Kirsten Sørensen.
————————————————————————————————————————————————————————–
Medlemmernes forslag til generalforsamlingen 2020:
Forslag 1: Forslag om legalisering af fuglehold (duer/høns) i kolonien.
Forslag 2: Forslag om at kontakte Ringsted Kommune for at få ændret den nuværende tilladte byggehøjde på 3½ m til 4 m, samt byggestørrelsen fra nuværende 40 m2 til 50-60 m2.
Forslag 3: Biodiversitet skal være kontrolleret, Toiletvognen skal rengøres 2 gange om ugen, Årsregnskabet skal have revisorpåtegning, Katte skal holdes på egen grund, Forslag til generalforsamlingen kan indsendes senest 1 måned før i stedet for 2, Når man sælger sin have, skal man udtræde af bestyrelsen.
Forslag 4: 1. halvårlige haveleje skal betales 1 marts. De, der ikke har betalt før generalforsamlingen, har ingen stemmeret. – Hvis anden gæld til foreningen ikke er betalt inden fristen, mister man stemmeret til generalforsamlingen.
Forslag 5: At forslag til kommende generalforsamling kan indsendes op til 1 måned før afholdelsen (i stedet for de nuværende 2 måneder)
Forslag 6: Forslag om el og fællesbad.
Forslag 7: Forslag om at trampoliner skal være fastgjort, være i jordhøjde fra springunderlaget og kun må benyttes mellem kl. 10 og 20.
Forslag 8: Forslag om at man kan noteres på en liste, “vild med vilje”, hvis man ønsker en have med vildtvoksende udtryk, så den ikke erklæres for misligeholdt, da det er med vilje. – Og forslag om, at man kun behøver klippe sin hæk 1 gang i sæsonen, senest 15. august, af hensyn til fuglereder og insekter.
Forslag 9: Forslag om opsætning af bænk ved dammen, vandspring og lysmaste. Forslag om, at alt arbejde i kolonien (rengøring, fællesarealer, veje) udføres af cvr-registreret firmaer, retningslinier for trampoliner, revisor til årsregnskabet, lapning af hækken ud mod Køgevej.
————————————————————————————————————————————————————————–
Referat Ekstraordinær generalforsamling onsdag d. 22. maj 2019
Velkommen v. formand Lene Larsen.
Valg af dirigent: Per Floor
Valg af referent: Kirsten Sørensen
Referenten konstaterede at indkaldelsen er varslet i rette tid og derfor er lovlig.
Der er fremmødt 26 stemmeberettigede.
Dagsorden:
Tilføjelse til foreningens vedtægter, forslaget er fremsendt til den ordinære generalforsamling,
Hvor det blev vedtaget med stemmeflertal. Da forslaget vedrører en tilføjelse til vedtægterne skal det vedtages med 2/3 af foreningens medlemmer og ellers behandles igen på en ekstraordinær generalforsamling hvor det kan vedtages endeligt med 2/3 af de fremmødte medlemmer.
Dirigenten gennemlæste forslaget, der herefter gik til afstemning.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget, og lyder som følger:
§ 11.2. repræsentantskab.
1. Foreningen har 6 pladser, som delegerede, i kreds repræsentantskabet.
Formand, eller et medlem fra bestyrelsen, har 1 plads.
Der skal vælges 5 medlemmer, samt 2 suppleanter, på generalforsamlingen, for 1 år.
2. Repræsentantskabsmedlemmer, valgt på generalforsamlingen, skal varetage H-F Virkelysts interesser på Kreds Generalforsamlingen. Et repræsentantskabsmedlem har ikke bemyndigelse til at henvende sig til Kreds, Forbund eller Kommunale myndigheder, og udgive sig for at være Repræsentanter for H-F Virkelyst; det kan kun medlemmer fra Bestyrelsen.
Hvis et medlem fra repræsentantskabet overtræder dette, vil bestyrelsen tage stilling til sanktion og evt. eksklusion, fra Repræsentantskabet, og indkaldelse af suppleant, valgt på Generalforsamlingen.
Referent Dirigent
Kirsten Sørensen Per Floor
—————————————————————————————————————
Referat til Ordinær Generalforsamling.
Lørdag d.06.04-2019. kl. 10.00
Fælleshuset, Fuchsiavej 51, Virkelyst.
Afholdt i Anlægspavillonen, Ringsted
1 min. stilhed.
Dagsorden ifølge vedtægterne:
• Valg af dirigent og referent.
1.A Bestyrelsen foreslår, Per Flor, som Dirigent.
Godkendt
1.B Bestyrelsen foreslår, Paula Hyllested (Haslev), som Referent.
Godkendt
• Valg af 3 stemmetællere.
Lene Bøje – Doris Jensen – Mayri Ogbonna
• Formandens beretning.
Mette (formand) fortalte lidt om året der er gået. Lidt omkring vandledning/om utætheder og vandmålere.
Vindmølleprojektet er stadig under udarbejdelse og man afventer de sidste informationer.
Huller i vejene kommer til stadighed, husk at overholde hastigheden.
Bestyrelsen har lavet opgavebeskrivelser som vil være en hjælp til fremtidig bestyrelser.
Formanden takkede alle de frivillige, som yder en god hjælp, og opfordrede yngre medlemmer til at deltage i fælleskabet.
Formanden takket for året der er gået og takkede for medlemmernes opbakning.
Per Flor forklarede vedr. vindmølle at han i sin funktion som byrådsmedlem, at han havde protesteret imod, at allerede eksisterende vindmøller skulle fjernes. Han har opfordret til at have-lejerne skal have dispensation. Alle andre skal godkendes.
Man må ikke udskifte en eksisterende mølle med en ny.
MEN DET ER IKKE BESLUTTET ENDNU.
Doris – Vil gerne høre hvad der bliver gjort ved ulovlige beboelse.
Formanden svare: Man kan desværre ikke gøre noget, med mindre der er dokumentation for at folk bor der. Samt at kommunen udleverer sygesikring til dem der overnatter.!!!
Formandens beretning er godkendt.
• Årsregnskab.
Kasserer Kaj fremlagde regnskabet, og forklarede lidt om posterne – indtægter og udgifter i henhold til det fremsendte årsregnskab.
65 lejere har endnu ikke betalt deres haveleje og bedes betale asap.
Jack- Spørger om det kan være rigtigt at man må sælge huset når der foregår ulovligheder?
Formanden siger at man stadig må sælge huset, så længe medlemmet ikke er dømt, og så må man overveje hvad der så derefter skal gøres!
Doris- Mangler at få bilag udleveret fra årsregnskabet!.
Svar: Man kan ikke få bilag udleveret, men man kan får en opgørelse fra regnskabet udleveret (konti oversigt)
Det blev spurgt ind til vandbudget og forklaret at der har været et stort vandspild og derfor også krævet et ekstra gebyr på indbetalingskortet, da man hæfter solidarisk.
Bestyrelsen/vandudvalget har gjort en stor indsats med at få udskiftet defekte vandmålere – Alle bedes tjekke deres vandmåler.
Jack forklarede lidt omkring vandrør som er gamle og burde/skal skiftes. Det er tidligere oplyst fra bestyrelsen at det er Aspestrør, og at de bør/skal udskiftes også af hensyn til miljø og sundt drikkevand. Jack har bedt faglærte bekendte, om at komme med et udbud/tilbud på udskiftning, samt tage fat i den juridiske del i kommunen og banken vedr. lån til finansieringen.
(estimeret pris = 1,5 mill.)
Anders – Spørge til konto 2042 – veje og grus..
Kaj oplyser at det er en fejl, der er kun brugt 75.398,40 på vejene.
Konto 2041 og 2042 er blevet forbyttet, men budget stemmer.
45m3 vand er brugt på fælleshuset
Godkendelse af årsregnskab.
Godkendt
• Budgetorientering.
Medlem spørger om afskrivningerne på huset passer.
Kaj forklarer at maskines selv lægger beløbene sammen efterhånden som regnskabet lavet, så det er ikke en afskrivning men et akkumuleret resultat.
Konto 2027 er til dækning af hækklipning og ved manglende vedligehold på haver der er misvedligeholdt. (gartner)
Budget er taget til efterretning
• Indkommende forslag:
Forslag fra bestyrelsen:
Formand og Kasserer skal være bosiddende i 4100 Ringsted.
Bestyrelsen har stillet forslaget af hensyn til den løbende kommunikation og for at kunne afhjælpe medlemmer med akut opstået problemer.
Medlemmer – Mener at man skal vælge bestyrelser efter hensyn til lyst og ikke af hensyn til bopæl.
Forslaget er nedstemt.
Forslag:
Vedr. R.P medlemmer som tager henvendelse til Kommune-Kreds eller andre på vegne af bestyrelsen ikke er ok.
Forslaget er vedtaget.
Vedr. Hækhøjde og sanktioner iflg. regler med 500 kr. + gartner regning.:
Hæk skal være klippet INDEN Sankt Hans.
(max. 160 mod vejen, max. 180 på andre sider, vedtaget på denne generalforsamling)
Sanktioner er Vedtaget.
Forslag fra have lejere:
Forslag 4-11, fra have lejere.
Forslag 4-5 (punkterne slået sammen): Man ønsker bestyrelsen undersøger om der er mulighed for at få etableret el i hele kolonihaveforeningen/til alle haver. At de indhenter tilbud når nu der skal graves alligevel (vand)
Formanden opfordrer alle til at hjælpe bestyrelsen med dette arbejde.
Medlem forslår at der bliver indkald til ekstraordinær GF når der ligger tilbud klar.
Bestyrelsen skal indhente tilbud – Vedtaget
Forslag 6: At man overdrager regnskabet til forbundet:
Forslaget er faldet.
Forslag 7a: At muligheden som æresmedlem udfases i Virkelyst.
Man fratager ikke tidligere æresmedlemmer deres udnævnelse
Forslaget vedtaget
7b.: Man ønsker en brugervenlig og bedre hjemmeside (ny udbyder)
Mahmoud fortæller at han gerne modtager input og ønsker og mener at den eksisterende har stor database, og den ligger under regnskabssystemet.
Forslaget er faldet.
7c. Man ønsker nyt regnskab system.
Det oplyses at det er Kasseren der selv vælger hvilket system der skal arbejdes i.
Forslaget er faldet
7d. Bilag skal medbringes på GF: Forslag er trukket
7e. Vandregnskab skal laves særskilt: Forslag er trukket.
Forslag 8: Hækhøjden skal hæves til max 160cm ud til vej og max180 mellem haver:
Mange medlemmer ønsker højre hæk af hensyn til privatliv.
Ændringsforslag: 140cm ud til vej og 180 mellem haver.
Ændringsforslaget faldet.
Oprindelig forslag 160-180:
Forslaget er Vedtaget.
Forslag 9: Inventering af mosteri/kværn, med tilskud fra foreningen.
Forslaget er faldet.
Maria – Gladiolusvej 34 siger at hvis man ønsker et privat investering kan man kontakte hende.
Forslag 10: Man ønsker at yde et vederlag til Formand og Kasser på 10.000 hver (skal oplyses til skat)
Forslag Vedtaget.
Forslag 11. Fælles skurvogn med bad, vaskemaskine, som evt kan betales via poletter.
Bestyrelsen skal undersøge prisen på dette inden næste års GF.
7. Valg af formand, for 1 år:
Lene Larsen – Åkandevej 39
8. Valg af Kasserer, for 2 år:
Kaj Pristed –
9. Valg af 3, medlemmer, til bestyrelsen, for 2 år:
Lars Jørgensen- Gladiolusvej 15
Mahmoud Elawad – Fuchsiavej 30
Michael Kristensen – Anemonevej 3 –
10. Valg af 2, suppleanter, til bestyrelsen, for 1 år:
Freja Sjørvad – Åkandevej 31
Stine Christensen – Dianthusvej 17
11. Valg af 5, medlemmer, til repræsentantskabet, for 1 år:
Bemærk: Ændring fra 6 til 5 Repræsentanter, iflg. ny Kredsvedtægt.
Michael Prahn – Fuchsiavej 25
Marianne Olesen – Dianthusvej 19
Dorte Thielberg – Anemonevej 24
Søs Lassen – Anemonevej 50
Anders Hansen –Erantisvej 27
12. Valg af 2, suppleanter, til repræsentantskabet, for 1 år:
Per (Brand)Jensen – Anemonevej 48
Nicolai Gundorf – Erantisvej 18
13. Valg af 2, medlemmer, til vurderingsudvalget, for 2 år:
Marianne Olesen – Diantusvej 19
Lene Bøje – Krokusvej 15
14. Valg af 2, suppleanter, til vurderingsudvalg, for 1 år:
Michael Kristensen – Anemonevej 3
Kim Melgaard – Krokusvej 6b
15. Valg af 1, bilagskontrollant, for 1 år:
Marianne Olesen – Diantusvej 19
16. Valg af 2, bilagskontrollantsuppleanter, for 1 år;
Birgit Østerby – Dianthusvej 1
Per (Brandmand) Jensen – Anemonevej 48
17. Eventuelt:
Ønsker om at man fremover tilmelder sig til GF – ingen kan afvises ved døren, men så har man en indikation om hvor mange der kommer, så man kan sørge for at der er plads til alle.
Den tidligere formand gav ordet til ny formand
Den nye formand takkede for valget og glæder sig til at komme i gang i haveforeningen og det gode samarbejde.
Referent Paula Hyllested.
———————————————————————————————————————
Ordinær Generalforsamling
Lørdag, den 10. marts 2018
1. Valg af dirigent: Per Flor Per oplyste, at generalforsamlingen var indkaldt rettidigt. Dagsordenen Godkendt med et nyt pkt: 4A Tvist.2. Valg af referent:Janne Oppendieck 3. Valg af stemmetællere:Mette Bruhn Knudsen, Kirsten Sørensen og Michael Prahn (54 stemmeberettigede). 4. Formandens beretning:Formanden bød velkommen bl.a. til kredsformanden. Bad om 1 min.´s stilhed aht. afdøde medlemmer i årets i løb.Startede med at takke bestyrelsen for godt samarbejde, samt tak til alle de frivillige, der har hjulpet foreningen igennem sæsonen. De enkelte haveforeninger står nu over for store udfordringer, da der bliver ved at komme nyt fra hovedforbundet. Det kræver meget tid, selv om det er frivilligt arbejde. I år er der kommet ny formandsportal og nyt vurderings-system. Jeg tror at begge systemer er fine og mere overskuelige end de gamle, men alt nyt skal lige læres og kendes. Det er kongresår i år, så vi kan nok forvente, at der kommer endnu mere nyt fra årsskiftet. Vi har selv her i Virkelyst haft/har nogle udfordringer mht Kreds og Hovedforbund ang. byggetilladelser – fordelingsnøglen 500 kr -300 kr til Kreds og 200 kr til foreningen. Der har vi i bestyrelsen valgt (som vi har mulighed for) ikke at opkræve de 200 kr., da det hele tiden er noget,vi har gjort gjort frivilligt.Jeg har i øjeblikket kontakt med hovedforbund og kreds ang. vores ordens-regler. Jeg mener, at de regler, vi har vedtaget og godkendt på generalforsamlingen er gældende. Den enkelte forening kan lave tillæg til vedtægter og selv lave deres ordensregler, og det mener jeg vi skal holde fast i , da der kommer mere og mere topstyring fra Hovedforbundets side, og så er vi lige pludselig ikke en selvstændig forening mere……….Et eksempel: Nu er der sået tvivl om, det er lovligt at gå ind i en have og klippe hækken, hvis den ikke er klippet til tiden. Jeg fastholder, at vi på vore generalforsamling har besluttet og indført i ordensreglerne, at hækken skal være rettidigt klippet, ellers bliver den klippet uden yderligere varsel.Det er hvad vi har besluttet, og jeg går ud fra, at flertallet mener, vi skal følge generalforsamlingens beslutninger, ellers kan det jo være lige meget med at holde generalforsamling.Foreningen afholdt sidste år kursus i hjertestarter. Det var rigtig godt, men fremmødet var skuffende. Der kom ikke ret mange – ca 15. Det synes jeg er meget få ud af 271 – spec. når man kunne lære at gøre en forskel. Vi har fået udskiftet komfuret i fælleshuset. Det gamle kunne ikke mere, og bestyrelsen har talt om, man måske skulle hæve lejen med 300 kr fra 1.1.19. Lokalet er lejet rigtig meget ud, og der er derfor større slidtage på det.Vi har stadig udfordringer med vores brugsvand. Der bliver ved med at være et stort spild, selv om vi har skiftet en del vandmålere og en stor afløbsventil, som vi troede var synderen, så vi har ikke rigtig noget bud på, hvad vi skal gøre ved det. Pga den store nedbørsmængde, vi har fået, er der desværre nogle havelejere, der har haft problemer med vand i deres haver. Vi har fået lavet stik-dræn i 2 haver på E 3 og 5. Der har været noget skriveri ang. vores dræn. Er de lavet efter forskrifterne? Ja!! En havelejer mente, man bare havde dækket drænene med det opgravede jord. Det er ikke tilfældet. Det opgravede jord, der var i overskud, er blevet brugt til at lave blomstervold ved toiletvognen og bag traktorværkstedet.Når vi nu er i gang med drænet, så kan alle vist blive enige om, at vi skal have gjort noget ved vore veje. De trænger virkeligt til det. Dette tager vi ved indkomne forslag..Afslutningsvis vil jeg igen IGEN henstille til havelejerne at overholde fart grænsen og vise hensyn. Der kommer heldigvis flere og flere børn i Kolonien- Så pas på dem!Da Kai har valgt at stoppe som kasserer næste år, skal vi måske finde en, der er interesseret i at overtage og evt. sætte sig sammen med Kai nogle gange for at få en ide om, hvordan systemet virker.Husk NU at læse de papirer, I får, det kan ikke være rigtigt bare at brokke sig og så bag efter læse papirerne.Endnu engang vil jeg påpege, at den facebook-side IKKE er vores side, og jeg synes efterhånden, tonen ikke er OK. Man skal for det første ikke hænge mig personligt ud og heller ikke den øvrige bestyrelse. Dette kan godt gå hen og få konsekvenser, da bestyrelsen ikke skal finde sig i alt. TAK for ordet og god sommer til jer alle sammen!Spørgsmål/svar:Der var en livlig diskussion til beretningen.Bl.a. . spørgsmål om, hvorfor anmeldelse af bestyrelsen ikke var omtalt. Hertil svarede formanden, at han ikke havde fået noget konkret oplyst fra politiet, og sagen kunne tage mere end et år. Solvieg Gosvig oplyste, at det var hende, der havde meldt foreningen: ”Jeg har i 2017 politianmeldt bestyrelsen for mistillid. Jeg har indleveret regnskab tilbage fra 2008 og til og med 2017/18 og nu også disse kommentarer (regnskab vedlagt om mistillidsvotum til hele bestyrelsen for regnskab/budget 2017-2018). Alt sendt til politiets efterforskning, som kan tage en del tid.Mistillid i forhold til den måde bestyrelsen indkasserer/disponerer og administrerer vore penge på.Referaterne fra bestyrelsesmøder indeholder ikke aktuelle oplysninger om bank/kassebeholdningen. Bestyrelsesreferaterne er ikke underskrevet af medlemmerne af bestyrelsen. Der mangler åbenhed og ærlighed.” Doris Jensen omtalte vandspillet, Anders Hansen det gamle jord, der igen er puttet ned til sivebrønden….Der må ikke fyldes ler ned over drænet.Kim : skal vi lave en prøvegravning? Går ud fra arbejdet er ok, idet John Pedersen også arbejder for Kommunen.Dirigenten fastslog, best. måtte se på dette iht. problemet.Doris oplyste, hun tidl. havde oplyst iht Kommunens Vandforsyning, at de havde en mand, der kunne finde vandbruddet inden for 10 m. Spildet er 1850 m3. Per mente man også skulle se på spildet (indb 100 kr ekstra om året) iht udskiftning af alle rør i haven. Kim har undersøgt, at det vil kst 500.000 kr. med en SLØJFE. Dirigenten: Vi har mulighed for at pålægge best en undersøgelse, hvor fejlen er – evt nye rør. I sidder her nu, det er jer, der skal tage beslutningern. Kim: Drænet er lave efter foreskrifterne. Vi får en uvildig til at undersøge det. Vandspillet undersøges og tjekkes. Bestyrelsen undersøger pris. 4A TvistI foreningens ordensregler står, at hækkene skal være klippet senest 23.6. og 15.9. Ellers vil de blive klippet UDEN VARSEL til en pris af 1200 kr.. Nogle har undersøgt i Forbundet og fået oplyst, at der skal gives et varsel på 3 dage. Og man ikke bare må gå ind i en have. Foreningen har tidligere indsendt deres ordensregler til godkendelse i Forbundet, og der har man ikke rettet dette.Fordi lejeren ikke har betalt regningen, er han blevet opsagt. Men da tvisten imellem forb. og foren. ikke er afgjort, besluttes det at stille opsigelsen i bero, indtil der er enafgørelsen fra forbundet. Formandens beretning vedtaget.,5. Årsregnskab
Inden gennemgang af regnskab, uddelte Solveig Gosvig sit ”Mistillidsvotum” til regnskabet uden yderligere kommentarer – heller ikke senere.
Kai gennemgik regnskabet. Det viser et overskud på kr. 41684,-. Enkelte Konti overskred budgettet bl.a. 2041 rep af vandledning.
Livlig debat/spørgsmål til regnskabet.
Især spørgsmål til de fire ”Nyanskaffelser-konti 2037, 2046, 2054 0g 2065 pga afvigelser iht budgettet… de indeholdte bl.a. fliser ved kontor, trappe, ny PC, Tablet. Plater til volde, rep flagstang, gas værksted (2046). Musikanlæg, Nye glas, komfur, nye gryder (2054). Økse, planter , græstrimmer, telt (2065)..I stedet for de noter man talte om sidste år, blev det besluttet, at fremover ligger hele regnskabet med alle konti på kontoret, således at man kan afhente alle konti eller de, man er spec interesseret i.
Konto 7840 ”uforudsete udgifter” er en bankkonto i Nordea.